冶金備件電子采購招標系統的開發

左兵群，張賀利（、天津云思維軟件科技有限公司，天津300000；、天津市百信通科技有限公司，天津300000）

0 引言

大部分冶金企業在備件管理方面采用ERP系統或獨立的備件管理系統。管理系統可根據各部門上報的需求計劃、現有庫存、最低庫存等，自動生成備件采購計劃，再通過人工調整形成實際的采購計劃。在管理系統外部，采購人員根據實際采購計劃，面向合格供方進行議標、招標、簽訂紙質合同；將采購合同、預付款等信息錄入管理系統；供方送貨后，錄入備件入庫單、錄入付款信息、錄入開票信息，系統自動進行應付賬款等動態處理。

目前的備件管理模式存在3個問題：（1）備件管理在企業內部進行，沒有將管理延伸到外部，錄入系統的信息較多，不便于減少內部人員工作量。（2）實施采購議價、投標等流程，在系統外由人工完成，不利于比價采購，降低采購成本，尤其是通用的備品備件。（3）由于與供方依靠電話、紙質溝通，造成備件收貨計劃、在途量、使用跟蹤等方面效率低、速度慢。

冶金企業備件電子采購招標平臺利用互聯網絡技術、自動識別技術、移動互聯網技術，為冶金企業備件采購部門和供應商之間提供了多種溝通交流和協作的方式，包括網絡平臺、微信通知、二維碼自動識別、智能采購終端等，形成了以備件采購管理為中心，各個供應商緊密協作，更好服務于生產現場的一體化管理模式。使得備件采購人員和供應商之間更容易溝通，減少了采購員和供應商之間的重復工作，提高了備件采購員辦公效率，同時可提高供應商對生產現場服務的水平，規范備件管理。

1 系統開發

1.1 系統架構

冶金企業備件電子采購招標平臺系統架構圖如圖1所示。

在電子采購招標業務中，企業內部備件管理包含了備件需求計劃、采購計劃、采購合同、采購收貨入庫、倉儲管理、備件現場使用跟蹤，以及發票、付款等。

圖1 系統平臺架構圖

電子采購招標的供應商端，可以涵蓋供應商內部的備件庫存、備件報價、備件合同、備件送貨，以及發票、收款等。

電子采購招標平臺包含了互聯網采購中心平臺、手機移動平臺和微信通知平臺，同時結合線上、線下銜接的條碼識別、智能采購終端。

1.2 業務管理流程

冶金企業備件電子采購招標平臺業務管理流程如圖2所示。

圖2 系統業務流程圖

電子采購招標業務涵蓋了企業內部的生產車間、采購部門、倉庫管理、財務結算等，同時通過整體采購平臺和條碼實現采購企業與供應商的業務銜接。供應商的報價、合同、送貨、發票資金情況都可以通過平臺進行辦理和查看。尤其是在線下送貨過程中，通過平臺自動生成、打印統一規范的帶有條碼的送貨單，實現實物送貨、入庫、合同、資金等自動關聯，規范了業務，提高了效率。

1.3 系統功能

電子采購招標業務平臺，功能涵蓋了采購計劃、采購招標比價、采購合同、采購送貨、倉儲管理、采購結算、系統維護、供應商維護和基礎數據維護等。

1.3.1 采購計劃

采購計劃來源于生產車間，部門通過系統上報需求計劃。采購計劃需要上報的信息包括：采購編號、備件名稱、規格、型號、數量、廠商、到貨時間要求以及備件的專業分類等。采購計劃通過企業審批流程后生效，并對采購計劃按專業、類別進行劃分匯總。備件申報單見圖3。申報審批流程見圖4。

圖3 備件申報單

圖4 申報審批流程

1.3.2 采購招標比價

招標比價是整個系統的關鍵環節。對于匯總后的采購計劃，可以按照專業、廠家等進行劃分，形成一個或多個采購招標包，然后再按照各個供貨商的能力和信譽情況進行發包。有資格投標的供應商可以在招標規定時間內報價，并可以隨時了解自己報價排名情況。

系統比價可以選擇多種方式，如總包比較和單項比較相結合的方式。單項的比較是對相同型號的設備進行單價的比較，價格最低的供貨商的價格為推薦中標方。總包比較是對滿足報價項目超過80%的供貨商的公共報價項目的總價進行比較，價格最低的供貨商為推薦中標方。也可以采用逐個單項比較中標的方法，即按逐個單項比較，單項價格最低者為該單項推薦中標方。比價結果處理見圖5。

圖5 比價結果處理

1.3.3 采購合同

比價完成后，生成與中標單位的購銷合同。合同生成可以利用現有的合同模板，并把中標的設備項目、數量、單價、總價等明細自動生成出來。

合同生成后自動建立合同臺賬和合同執行跟蹤。隨時跟蹤合同送貨數量、發票金額、付款金額等，同時對供貨備件在生產現場使用情況進行跟蹤。

1.3.4 送貨入庫

供貨商按照采購合同進行送貨，可以在平臺上自動生成統一的送貨單，并打印帶有唯一條碼的送貨單。倉庫收貨時直接掃描條碼就可辦理入庫，并同時與對應供應商合同關聯，自動反饋給相應的采購人員。

1.3.5 倉儲管理

倉儲管理包括倉庫收貨、入庫、領用出庫、庫存盤點等業務。同時生成實時庫存報表、收發存報表。倉庫管理按照物資設置最低庫存、最高庫存，可實時形成庫存預警提示。

庫存信息將成為制定采購計劃的一項重要依據。系統可以定時檢查庫存，對于庫存數量為零或庫存數量低于最低庫存數量的備件進行報警提示，并生成清單，作為采購計劃的一項重要依據。

1.3.6 采購結算

采購結算包括發票和付款。采購結算是在采購合同、物流、信息流管理的基礎上，實現資金流的管理。主要包括開票信息登記、應付款明細和付款審批、支付等。

1.3.7 數據統計匯總

數據統計匯總是對一段時間內工作的檢驗和總結的重要形式。對于平時數據的記錄，可以定期按月、按年進行匯總，如月出庫匯總、月入庫匯總、實時庫存匯總等。同時可以對多個時間內數據對比匯總，如一季度內各個月份出庫對比、一年內各個月份入庫的對比等。匯總的形式可按報表的形式顯示出來，也可用各種圖表（如柱型圖、曲線圖等）的形式直觀地顯示。

1.4 軟件開發

系統整體由基于asp.net的B/S架構開發，通過服務器設置后可以在互聯網上應用。開發工具選用VS 2015，數據庫采用MSSQL，服務器采用Windows操作系統，Web服務器為IIS。客戶端使用瀏覽器訪問，手機端可以和企業微信集成使用。

整體系統采用HTML5技術開發，完全兼容IE8+、火狐、谷歌等主流瀏覽器。流程設計器在VML和SVG之間以自動切換圖形展現方式來兼容各瀏覽器。

2 系統特點

2.1 基于互聯網和條碼技術

通過互聯網平臺、移動互聯網、條碼識別實現線上、線下、移動端緊密銜接，規范采購流程，提高業務效率。

2.2 業務流程靈活

系統內設計的各種業務流程、審批流程都能可視化配置，以適應企業不斷發展階段的流程優化需要。

2.3 動態數據化管理

在實物庫存的基礎上，建立動態庫存數據。提供動態地在途量、待檢量、已審待領量等信息，為有關部門編制工作計劃提供依據。

2.4 集成度高

對于采購企業，可集成備件使用現場以及設備管理；對于供應商，也可以銜接相應管理系統。

3 系統應用

一般冶金鋼鐵企業備件物資采購量大，生產要求急，采購工作量大。某鋼鐵企業應用該系統后，備件采購周期可縮短20%左右，庫存及庫存占用資金可降低10%。同時，利用該系統積累的數據，可以形成數字指標的供應商考核機制，實行優勝略汰，保證優質供貨。