鋼鐵企業備件材料采購管控模式與招標比價組織分析

劉 正，劉錦峰（.天津布萊德爾機床有限公司，天津300380；.天津天鐵冶金集團有限公司，河北涉縣056404）

0 引言

近年來，面對企業成本控制的不斷精細化，對企業備件材料采購供應的質量、價格提出了越來越高的要求。面對復雜的采購環境，市場供需博弈[1-2]，如何從管控機制、流程及采購的方式、方法方面，保證采購供應工作的透明、公平、規范運行，保證采購價格的合理、質量適宜，實現性價比最優，許多企業都進行了積極的償試探索，形成了一些既得到共同認可，又各具特點的做法。筆者結合多年的備件材料采購經驗進行分析與探討。

1 管控模式與運行機制

1.1 集中一貫模式

該模式的運行機制是由企業備件材料采購供應部門負責從需求計劃的接收、審核、采購計劃的編制到供應商選擇、采購組織、到合同履行、到貨驗收、倉儲發放、辦理付款等全部采購供應流程的工作。

其運行機制一般是在采購供應部門內按職能與備件材料屬性設置，業務、招標、倉儲等機構，分別負責相關工作，實現采購流程上內部的相互制約與過程的透明化。業務部門主要負責計劃的接收審核與采購計劃編制、供應商選擇推薦，參加招投標，及合同簽訂、異議處理、付款計劃申報等合同履行的相關工作，是采購供應的牽頭與核心部門。招標部門主要負責招投標的組織，供應商推薦與復審，簽發定標通知書，參與合同異議處理等工作。倉儲部門主要負責到貨接收、驗貨、存放保管等工作一切采購活動均需有計劃申報單位、業務、招標、監督等部門的人員共同參加，以會議形式公開進行，集體確定，既分工負責又相互制約，保證采購過程的公開透明。

其典型的流程見圖1。

圖1 流程圖1

該模式的特點是以業務部門為龍頭，供應責任清晰，信息溝通路線短、環節少，工作協調容易，采購周期短、效率高，不足是在目前市場環境下，針對招投標過程中一些不規范行為，因采購全過程集中于一個部門，內部科室相互間的制約、監督力度較弱，對采購組織及合同履行等過程中出現的一些問題，如質量偏差、異議，采購方式選擇不當及工作差錯等行為不易及時發現，容易在內部消化掩蓋問題。該模式應在公司層面，建立有相關部門全程參與的，事前過程監督與事后結果抽查審計相結合的監控制度。

1.2 職能分離模式

相對于集中一貫模式，職能分離模式是指在企業層面平行分設不同的職能部門，將集中在一個部門內的采購供應職能與流程分解在不同的部門，各負其責，各自獨立地實施相應流程的工作，實現集中的權力分散化與相互制約監督，確保采購過程在陽光下進行，保證采購過程與結果的合理。

其典型的流程見圖2。

圖2 流程圖2

設備部門負責需求計劃的審核，采購計劃的編制；供應部門負責計劃的打包整合，采購方案的制定，合同的簽訂履行，付款計劃的編制，對保證供應負責；招標部門負責招投標的組織，簽發采購通知書；倉儲部門負責組織驗收、存儲與發放供應，及反饋到貨信息工作。

該模式的特點是設備部門結合設備運行狀況與檢修計劃，審核備件材料采購計劃，更專業、更準確，有利于從源頭控制需求。采購過程不同階段的工作分散于平行的部門之間，各負其責，其相互制約監督的力度更強，過程更加透明，更有利于約束個人與部門權力，防止權力、人情關系對采購活動的干擾，防止不規范甚至違規違紀行為發生，有利于廉政。缺點是部門間協調效率低，溝通比較復雜，易發生扯皮，采購周期較長，工作效率低，機構人員設置等管理成本較高。

1.3 介于兩者之間的模式

職能集中與分散，流程的長與短是相對的，模式間并無絕對明確的界限與固定的方案，也無優劣之分，集中一貫模式側重于提高效率，職能分離模式側重于相互監督制約。或者說藥的品種是多樣的，其功效各具特點，藥效不一，但藥方是需要組合的，關鍵是醫生要針對具體的醫療對象，合理地調配藥方，達到最佳療效是目的，也就是說在具體的采購流程、機構、職能的設置上均需結合各自企業的情況，產能規模、管理文化、現狀管理水平及企業整體的管理體制機制等因素綜合考慮來科學確定，分離模式相關機構也不一定單獨設立，相關職能也可以合并設置于相關部門，應根據具體情況合并或分離，如有的單位將倉儲職能合并于設備管理部門，既增強了驗收的技術力量，又縮短了信息溝通的距離，便于及時掌握庫存、編制采購計劃，掌握到貨情況，安排檢修計劃。

2 招標與詢價比價方式是目前企業備件材料采購中最基本的方式。

多年的實踐證明，招標與詢價比價是市場經濟條件下一種科學的，競爭充分、程序規范、公開透明，有效保證采購過程與結果公平合理的采購方式[2]，在實踐中不斷總結完善。實踐中，針對企業備件材料需求具有品種繁雜零散，技術質量要求高，渠道復雜，臨時突發需求多等特點，在招標與詢價比價方式上具有以下特點與注意事項。

（1）做好投標人的選擇、資質審核是決定招標與詢價比價成功與否的關鍵環節，投標人選擇是采購行為的開始，投標人選擇合理與否直接影響到質量、價格、服務的高低合理。因此在當前一些備件材料品種的供求市場魚目混珠、產品質量、價格控制復雜的情況下，做好投標人選擇更具有現實意義，必須將抓好投標人的選擇管理，作為做好采購工作的重要一環來認真抓好。必須明確規定投標人的選擇確定，在同等條件下必須堅持先生產廠家，后中間公司，先知名企業、名牌產品，后其它，盡可能從廠家直供的原則。具體地講，就是要根據采購的品種、質量要求及市場供求狀況、需求規律、訂購批量等的不同，選擇不同的貨源渠道與訂購方式。

對技術質量要求高、批量大或涉及到生產技術安全的品種，如壓力容器、鋼絲繩等，適于從廠家直接訂購的品種，應選擇直接廠家投標，廠家直購具有流通環節少，防止假冒偽劣，采購成本低，利于質量控制的優點，應成為采購的主渠道與主要的訂購方式。對市場價格上下浮動幅度大、波動快，而因為采購批量、時間要求，需直接面向市場采購的部分品種，如一些臨時發生的急用品種、不常用的品種，可選擇中間商投標，嚴格實施“比質、比價、比服務”的原則，擇優定標，對首次參與競爭單位資質審核要從嚴。

（2）針對企業備件材料需求技術性強，質量要求復雜，層次多，有些需有持續的技術服務，有些需求需對現場工況有深入的了解掌握，有的需要專門研發及考慮現場使用習慣等特點，目前企業備件材料采購招標以邀請招標方式為主，邀請單位一般在行業優秀企業與經多年合作并經評價的，合格供應商清單中選擇，以保證產品質量與使用上的穩定性、互換性，技術上的一貫性，以及利于供需長期合作。鑒于邀請招標的競爭局限性及易發生串標、圍標行為的不足，隨著市場供求中不斷有新的滿足企業需求的供應商出現，及企業對備件材料采購要求的不斷嚴格，在備件材料采購中盡可能擴大公開招標的品種范圍，已得到越來越多企業的認同，公開招標應用力度在不斷增強。

（3）對招標與詢價比價過程中的質量控制必須給予高度的重視，樹立質量第一的觀念，質量是采購工作的生命，也是決定價格的重要因素，沒有質量則談不上價格，質量的高低決定著其使用壽命，甚至產品的質量還可能威脅到人身與設備的安全，影響到生產的正常進行，甚至造成事故。采購成本的控制不單是價格的降低，而是質量、價格、服務的統一，在某種程度上質量更為重要。同時也應注意到，對質量的要求也不是越高越好，而是滿足使用要求的適當的質量。質量標準的掌握控制是復雜的，具有很強的技術性與波動偏差，不僅要求采購人員要有高度的責任心，嚴細的工作作風，而且要掌握較高的產品技術質量知識及鑒定能力，了解產品的使用環境、條件等，還需掌握一定的質量、成本的分析方法，具備一定的檢驗手段與工具，才能做好質量控制。

（4）要將招標與與詢價比價與加強管理相結合，與提高采購產品質量相結合，與優化貨源渠道相結合，不能“以招代管”[1]。要不斷擴大從生產廠家直接訂購的范圍，優質名牌產品的范圍，以合理的渠道來保證質量，既防止假冒偽劣，又便于發生質量問題后進行判定處理。對技術質量要求高及關鍵品種、大批量品種要進行采購前的質量考察認證不購進生產工藝技術落后企業生產的產品，這是做好采購環節質量控制的重要一環。要將采購產品質量的優劣列入對采購人員及有關驗收部門的考核建立質量責任追蹤制度。采購人員對所采購產品的質量要負責到底，對購進假冒偽劣產品、“三無”產品、不符合采購制度規定要求的產品及在生產使用中出現質量問題的，要給予有關采購及驗收人員公開通報批評及經濟處罰。要建立采購產品質量狀況定期評議報告制度，定期公開、公布各類產品的質量狀況。要嚴格招標與詢價比價條件中質量及對發生質量問題后的處理要求，特別是對驗收中難以發現或無法試驗，需在使用中發現問題的產品質量要求應更為嚴格、具體、明確。

（5）充分準備，不匆忙招標，對暫不具備招標條件的不遷就招標，強行湊數招標。充分的準備工作是保證招標成功與有序規范進行的重要環節，準備工作包括投標人的選擇、資質確認、標書編制、必要的市場調查，標底測算等。特別是對部分技術質量要求復雜的品種，招標前應召開有關會議，就有關的設計方案、產品特點等技術質量問題進行論證統一方案后再組織招標[1]。重點產品招標前要開展充分的市場調查分析，及時、準確、全面地掌握采購產品的技術、質量、渠道、價格、市場共求等情況，信息要公開化，不能只由少數采購人員掌握、壟斷。

（6）在招標與詢價比價組織方式上主要有兩種情況：一是成立具有國家招投標資質的專業招標公司，嚴格按招投標法等法律法規組織運行，比較規范，隨著企業相關基礎管理的不斷提升，招投標采購管理水平的不斷提升使該模式的應用范圍不斷擴大；二是設立相關的招標管理機構，負責公司的招投標采購管理指導檢查，具體實施由各專業采購供應部門負責，該模式因組織方式靈活、工作效率較高，比較適應于多數企業目前的采購管理機制，適應于企業備件材料采購，具有頻次高，品種多、要求周期快的實際。規范的招標與詢價比價管理制度，工作程序是保證招標與詢價比價規范有序進行的基礎條件，招標與詢價比價必須嚴肅認真，嚴格地按程序與規定進行。

（7）對正在履行的批量招標與詢價比價合同或雖合同已履行完畢，但所履行產品的市場供求沒有很大變化，且所供產品的質量合格，合同履行良好，在距招標與詢價比價時間較近時，可以按照原招標與詢價比價條件續簽合同；對到期的渠道招標與詢價比價合同及經招標與詢價比價確定的供應商，如供方是行業知名骨干企業，名牌產品，且合同期內所供產品質量合格、交貨期、售后服務等合同條款履行良好，在充分的市場調查基礎上，經談判協商認為其價格合理時，可以續簽合同采購。

（8）在招標與詢價比價手段上，要充分利用互聯網，實施網上招標，運用現代技術手段來促進招標采購的進一步規范化，進一步提高招標采購的效率[1]，以管理的信息化，推動企業內部物流管理、采購方式的規范化。

3 結束語

在當前復雜的市場環境下，面對產品質量參差不齊、價格、貨源渠道復雜的采購環境，如何做好企業備件材料采購中的渠道、價格、質量控制，降低采購成本，維護企業利益，是企業備件材料采購中面臨的一項重要課題。本文對目前大型鋼鐵企業在備件材料管控體制機制模式與采購方式方法方面的成功經驗做法，進行了分析比較與探討，以期能對行業內備件材料采購管控水平的提升，提高相關管控效果起到一定的參考借鑒作用[2]。