基于工程檔案管理在建筑工程中的運用分析

范 莉

中鼎國際工程有限責任公司礦山隧道建設分公司 江西 南昌 330096

引言

建筑工程建設施工需要經歷較長的周期，在施工的過程中做好檔案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的檔案信息相對來說比較復雜，因此，在管理的過程中容易產生差錯。管理人員就需要對其中的問題進行分析，提高綜合管理質量，為建筑企業的長遠發展提供保障。

1 建筑工程檔案管理的重要意義

1.1 建筑工程資料是建筑工程的真實記錄 建筑工程在實際的施工中工作繁雜，施工內業資料需要能夠按照設計圖紙和規范要求進行編制，同時按照工序以及報批手續，做好現場簽認和簽章工作。資料員和技術人員需要在這當中加強資料的收集，尤其是對于一些施工材料出廠質量證明文件和檢驗報告，還有施工中對材料進行復驗和施工的試驗報告等；加強工程驗收工作的重視，對分部以及分項和單位工程質量的竣工驗收報告加強重視。除了需要對相關數據做好記錄之外，還可以采用照片以及影像來對工程進度進行體現。

1.2 工程檔案資料為工程信息的查詢提供相應的依據 工程檔案資料主要就是為工程信息的查詢能夠提供相應的參考，采用對工程檔案資料進行查找，項目管理人員在工程的開展有相應的根據，而不是采用記憶的方式對工程實現控制。

1.3 工程檔案資料可以成為將來的工程施工起到借鑒的作用 工程檔案資料主要就是對施工過往中所采用技術以及措施和對相應的反饋信息實現記錄，這對于之后的相應工程能夠提供一些參考。例如，工程資料中的“竣工報告”和“施工小結”等總結的部分，會對工程相關數據信息和存在的優缺點進行提供等，對這些提供的檔案資料進行學習和借鑒，可以為后續的工程提供可靠的依據以及信息，以此來將施工效率和質量不斷提升。

2 建筑工程檔案管理問題

2.1 人員意識薄弱 管理人員在對建筑工程的檔案進行管理時，不能明確其重要性，主要是由于其涉及的內容較多，涵蓋的內容比較廣泛，在管理的過程中存在較大的難度。施工單位對于檔案管理工作的重視程度不足，負責人認為檔案管理屬于管理工作的范疇，并且不能直接產生效益，因此在分配資源的過程中忽視了檔案管理的效用。在完成建筑工程建設施工之后，需要對工程竣工情況進行分析。而管理人員經常不能就是發現其中的問題，在工程交付之后才會從檔案中了解到有關信息，引發不同的問題。這會給檔案管理帶來較大的影響，難以針對檔案資料對工程中的問題進行修復。

2.2 建筑工程檔案管理團隊的不足 由于傳統觀念深入人心，建筑企業不重視對建筑工程檔案的管理工作，忽略了這一重要的因素，在思想缺乏意識、很多建筑企業在不斷的發展調整中雖然在慢慢加強對工程檔案管理的重視程度，但是要想穩步發展檔案管理工作，應該緊跟時代的步伐培養相關的技術人才，建立相關的研究團隊，不斷對檔案管理工作進行創新完善。建筑企業要加大對管理人才的培養，讓他們熟練掌握相關的信息管理技術，重點培養，打造一支高技術高手段的管理隊伍。

3 工程檔案管理在建筑工程中的運用

3.1 完善管理制度 建筑企業及施工單位在開展施工管理工作的過程中，都需要以健全的管理制度作為基礎，減少管理工作當中產生的問題。在對建筑工程檔案信息進行管理的過程中，建筑企業需要完善管理制度，讓工作人員在管理的過程中加強對其的重視，避免其在管理的過程中過于隨意。建筑企業要明確工程檔案的管理范圍，對各個環節的工作內容進行明確，并且做好相應的記錄。管理人員在區分不同的環節時，需要避免重復記錄，防止增加工作量。不同的部門需要發揮不同的職能，檔案管理部門就需要體現其職能效用，在工作當中做好檔案的統籌規劃管理，強化資料的收集、整理及保護作用。不同的管理部門需要設立不同的負責人，建筑企業需要針對檔案管理工作的開展設立專門的管理人員，讓其按照要求定期移交工程資料。在管理的過程中，需要按照《中國檔案分類法》確定檔案管理范圍，然后再根據建筑企業的實際發展情況對制度進行完善。在對檔案進行分類管理的過程中，需要按照制度內容對文件進行歸檔，提高檔案資料的準確性及系統性，還需要使其完整保存在檔案庫中。管理人員需要對資料的原件進行歸檔，做好傳真資料的復印并且對其進行完善，補充相關說明，提高檔案管理的完整性。

3.2 優化人員配置 建筑工程的檔案資料管理工作存在一定的特殊性，因為建筑工程的項目較為眾多，并且往往分散在各個地方，加之工程項目本身的周期較長，施工內容較為復雜，涉及面較廣，所以工程檔案管理工作中涉及的管理內容較為眾多，無論是數據或者是文本資料都十分龐大，這就要求此種管理工作的員工更加具有責任心，可以在諸多資料管理中，仍然做好分類、整合與錄入。對于檔案管理工作人員的選拔，可以從企業內部進行，這樣的人員有過項目施工經驗，真正了解項目施工第一線的情況，對于檔案管理工作更加得心應手。還可以從外面聘請管理人才，增加管理隊伍的活力。在管理過程中，應該定期對人員進行考核，根據考核成績進行人員調動，選用有管理能力的人才參與管理。同時，對于檔案管理人員的考核不能僅限于技能層面，還需要綜合考慮工作態度、人品等多個方面，工作懶散的人員也不能委以重任。

3.3 提高管理信息化 現代化信息社會的發展促使各行各業在開展工作的過程中都開始利用信息化技術提高工作效率。雖然建筑工程檔案管理的部分內容需要由工作人員全權開展，但是還是由大部分檔案可以通過信息化方式進行管理。網絡技術的應用能夠給建筑工程檔案管理注入新鮮的血液，讓現代信息化技術逐漸取代傳統的管理方式。建筑企業需要提高管理信息化，對管理人員進行信息化培訓，讓其能夠靈活應用信息化技術完善建筑工程檔案管理。管理人員可以對計算機技術及信息技術等進行應用，建立信息化檔案管理平臺，讓工作人員在需要檔案時，直接輸入關鍵詞，檢索檔案信息。這種方式方便、快捷，能夠有效提高檔案管理效率。建筑企業可以建立信息化檔案庫，讓檔案管理工作可以與建筑工程建設施工的開展同步發展。管理人員需要提高自身的信息化技能，在編制與建筑工程相關的資料及信息時，直接利用信息化技術進行查詢，減少人力資源的使用，還能夠提高檔案信息的準確性。

結語

隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。綜上所述，企業的檔案管理部門要注重開發檔案的經濟效益，在服務方法上要由單一的接待查閱轉為同時以二次文獻、三次文獻的形式提供利用，并應積極、主動地向有關部門和決策人員介紹檔案，引導他們充分利用檔案，最大限度地發揮重點工程檔案在建筑工程中的有效運用。