人民法院智慧檔案室的探究與實踐

丁慧娟

江蘇省淮安市淮安區(qū)人民法院 江蘇 淮安 223200

1 引言

法院在進行案件審理的過程中會形成各種各樣的有價值的庭審材料，這是重要的資源，以訴訟檔案為例，其不僅是審判和執(zhí)法活動的真實記錄，也是追溯法院審判歷史的重要依據(jù)，是避免出現(xiàn)冤假錯案而難以查證的重要資料，隨著社會現(xiàn)代化建設程度越來越高，目前我們已經(jīng)進入了信息化建設時代，司法體系的現(xiàn)代化必須要和信息技術(shù)相融合，提高相關(guān)工作的智能化信息建設，其中建設智慧檔案館就是一個重點項目，在提高法院檔案管理效率，緩解檔多人少問題方面能夠發(fā)揮重大作用。

2 智慧檔案室概念

所謂的“智慧檔案”本質(zhì)上是一種全新的檔案管理模式，實現(xiàn)全數(shù)字內(nèi)容和全流程的控制，其最方便之處在于大大減少了人工的參與，實現(xiàn)檔案管理智能化、信息化。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，智慧檔案主要以云端應用為主，借助云計算和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)進行檔案管理。

法院進行智慧檔案室的建設主要有三方面原因，首先是信息化建設能夠提高檔案管理效率，緩解目前這種檔多人少的處境；其次是法院以訴訟檔案居多，它是法院的重要資源，具有重要管理價值；再就是司法公開包括訴訟檔案的公開，這也是未來一段時間法院信息化的發(fā)展趨勢，要提前為審批流程的信息的公開做好鋪墊。

3 法院智慧檔案室的實施

3.1 提高電子檔案智能收集和管理 現(xiàn)在法院的信息化建設速度突飛猛進，目前基于網(wǎng)絡的案件審批系統(tǒng)化建設已經(jīng)成為司法領域的一項重點工作，三種不同的訴訟檔案有庭審紀實、紙質(zhì)檔案數(shù)字化復本和電子檔案都需要納入檔案管理的體系之中，對外審閱的時候提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化復本，對內(nèi)則可以提供基于三種的檔案，以上三種檔案的備份和保存都可和全國法院檔案管理中心進行同步共享和建設。

3.2 做好紙質(zhì)檔案的智能化安全存儲工作 (1)實現(xiàn)法院檔案出入庫流程的智慧化建設。在歸入新檔案的時候應該提前對檔案的類型和保密等級、保管期限等進行明確，做好編目，通過移動終端處理器為其編上電子化標簽，生成的電子標簽數(shù)據(jù)傳送到中心數(shù)據(jù)庫當中，隨時準備好被其他檔案需求部門調(diào)用；(2)實現(xiàn)檔案查詢的智慧化。查詢有關(guān)的檔案的時候，檔案管理人員要先在管理子系統(tǒng)中找到檔案的項目編號，發(fā)出出庫指令，根據(jù)編號找到存儲位置；管理員發(fā)出出庫指令，經(jīng)過檔案的出庫口，其閱讀器能夠自動識別檔案信息然后反饋給管理員，經(jīng)過二次確認之后再予以出庫，系統(tǒng)在此過程之中能夠記錄下所有的信息，如果反饋的信息和查詢信息不一致的，監(jiān)控模塊會發(fā)出警報并拒絕調(diào)出檔案。(3)實現(xiàn)檔案庫房盤點流程的智慧化。系統(tǒng)從檔案信息管理模塊的查詢子系統(tǒng)中發(fā)出盤點命令，閱讀器馬上對檔案進行數(shù)據(jù)讀取和信息收集，自動將收集的信息和中心數(shù)據(jù)庫的備注進行核對，無法核對成功的由檔案管理人員進行人工復核，修改系統(tǒng)信息或者現(xiàn)場信息，進而完成整個檔案盤點工作。(4)實現(xiàn)訴訟檔案安全管理的智慧化。訴訟檔案的安全包括保證檔案不會被丟失或者檔案內(nèi)容被非法篡改，所以應該建立基于安全管理的智慧系統(tǒng)，尤其是設置檔案訪問等級，記錄好每一次的檔案借閱人員和查閱時間，避免檔案被損毀或者被復制盜竊；(5)實心各種類型檔案的智慧化科學管理。作為法院開展司法工作的重點，訴訟檔案有文書檔案、照片、會計和聲像等類型，要實現(xiàn)對各類檔案的信息管理和咨詢，實現(xiàn)各類檔案借閱管理，實現(xiàn)對檔案的集成化、系統(tǒng)管理。

4 法院智慧檔案室的發(fā)展方向

這幾年，關(guān)于建立智慧檔案室的專利發(fā)明數(shù)量越來越多，說明有更多的人關(guān)注到這一工作領域當中，如這些年各地政府大力推行智慧檔案館的建設，為推動法院實現(xiàn)檔案管理智慧化提供了政策支持，未來將會發(fā)展的更加成熟和完善。

未來，法院智慧檔案室將會朝著更加實用、高效的方向邁進，進一步發(fā)揮檔案管理的資源整合作用，具體來說。第一，實現(xiàn)法院檔案的全流程、多元化的管理需求，在現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理基礎之上，加強信息化的頂層設計，將審判過程當中直接產(chǎn)生的電子檔案和形成錄音錄像、照片等庭審紀實材料合并保存起來；第二，構(gòu)建“三位一體”的信息化智能管理平臺，借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及目前新興的區(qū)塊鏈技術(shù)等實時追蹤案件發(fā)展的每一步，精確管理紙質(zhì)案件材料的跨院流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)立案偵查、審判執(zhí)行的業(yè)務全覆蓋，所有工作的最終目標都是為了建設法院的智慧檔案館，以此為基礎逐步推進建設智慧發(fā)言，實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化、管理智能化和使用移動化，為推進司法公正公開做貢獻，真正的建立起方便案件當事人利用檔案的檔案管理體系，更好的為人民提供服務。

5 結(jié)語

推進司法體系現(xiàn)代化建設不僅是要推動其審判方面的工作現(xiàn)代化，同時也要做好法院其他方面的管理工作，其中檔案管理工作就是其中之一。鑒于目前法院檔案管理工作中存在的檔多人少和分散管理的情況，進行智慧檔案館的建設確實是一個不錯的選擇，其不僅能夠提高法院的檔案管理效率，同時還能夠節(jié)省大量的人力物力，為更好為人民服務做出貢獻。