淺談企業采購管理問題與對策

秦曉燕

中國電力工程顧問集團華北電力設計院有限公司 北京 100120

一、引言

采購工作作為影響企業運營及項目管理的關鍵環節,在質量、進度、成本等方面均發揮著重要的作用。全面加強企業采購管理,扎實做好采購過程管控,已成為現代企業進一步提升核心競爭力、提升管理效能的必然選擇。習近平總書記在黨的十九大報告中明確指出“我國經濟已由高速增長階段轉向高質量發展階段”,因此我國企業必須圍繞新形勢、新環境,找準發展定位,把握關鍵路徑,加快推進采購管理提升,降本增效,從而實現企業的高質量發展。然而,由于采購管理流程復雜、專業人才相對稀缺等原因,企業采購管理面臨諸多挑戰。本文對我國企業目前采購管理工作存在的主要問題進行了細致分析,提出了有效的應對方案,為企業采購管理建設與發展提供有益借鑒。

二、企業采購管理現狀及存在的問題

(一)采購管理制度方面。為規范企業采購管理,各單位需要根據國家有關法律法規,結合自身實際,建立企業采購管理制度體系,確保采購實施依法合規。但是,采購流程較為復雜且涉及面廣,包括采購計劃管理、采購立項與審批、采購方式與短名單的選擇、采購文件編制、采購過程實施、采購結果審批以及合同談判與簽訂等多個階段,企業普遍存在采購管理制度不健全的問題,未能形成對采購全過程有效覆蓋的制度體系,并且存在制度與實際操作不匹配、制度間相互矛盾的問題,實用性和適宜性不強,甚至出現制度與執行兩張皮的情況。

(二)采購管理專業人才方面。企業采購管理工作涉及項目管理、法律、財務以及相關技術等多個不同知識領域,然而由于部分企業對采購工作不夠重視,未能對采購管理從業人員進行良好的培訓,導致人員素質參差不齊,業務能力水平無法滿足現代企業高質量發展的需要。此外,采購管理崗位具有其敏感性和特殊性,需要不斷加強采購管理人員廉潔自律、克己奉公意識,避免違規違紀事件的發生。

(三)采購信息化建設方面。由于采購管理流程復雜、涉及面廣,采購信息交互頻繁,采購監督不斷強化,原本多數企業采用的線下采購管理模式已無法滿足現代企業提質增效的要求。近年來,以大數據、云計算、移動互聯為代表的信息技術快速發展,為很多行業管理效能的提升提供了全新的解決方案。但是,由于在采購管理領域信息化建設相對滯后,很多企業未能充分利用先進的信息技術支撐采購業務的高效運轉。

三、提升企業采購管理能力的對策

(一)建立健全采購管理制度體系。企業應根據國家相關法律法規,建立健全采購管理制度體系,全面加強對采購工作各個環節的科學管理和有效管控,提升企業采購實施效率和采購管理效能。一要充分結合企業自身業務特點。企業應在國家相關法律法規的基礎上綜合考慮自身業務特點和操作實際制定采購管理制度,并加強制度評審,包括實操的業務部門及法務等相關職能部門,從而建立一套實用性、可操作性強、能夠對日常采購工作具有實際指導意義的制度體系。二要對采購管理各個方面進行全面有效覆蓋。采購管理制度應包括采購方式的確定、供應商的選擇與管理、招投標管理、非招標采購管理、物資管理、采購監督等各個方面,形成全方位、立體化的采購合規性保障體系。三要持續優化完善采購管理制度體系。由于國家的政策法規在持續修編和更新,企業的經營環境和業務發展也在適時而變,因此亦需持續優化和完整采購管理制度體系采購管理制度體系,通過動態調整,充分發揮其優勢和作用。

(二)高度重視采購專業人才培養。人才是企業發展最核心的要素,為實現采購管理提升,企業應高度重視采購管理專業人才的培養,探索并建立一套成熟的人才培養體系。一要采購業務技能培訓常態化。采購管理工作對人員素質有較高的專業要求,企業需要結合自身采購管理現狀,制定系統的業務技能培訓方案,從招標采購、法律財務等知識經驗、采購標的特點、合同談判技巧等多個方面進行定期培訓,不斷增強采購管理人員的業務能力。二要廉潔從業培訓常態化。加強采購管理工作的廉政建設,就要通過加強教育,不斷提高采購管理從業人員的道德品質和廉潔自律意識,落實責任,嚴管嚴控,打造廉潔奉公的采購管理隊伍。

(三)大力推進采購信息化建設。為全面提升采購管理效率,規范采購管理流程,提高協同性,企業應充分利用現代信息技術,大力推進采購管理信息化建設。一要建設信息系統固化采購管理流程。企業應全面梳理和優化采購活動各個階段的業務流程,通過定制化的信息平臺固化企業采購管理流程,從而確保采購管理流程標準化的執行。二要建立數據共享中心打通專業壁壘。針對采購活動中產生的大量數據信息及多部門、跨專業間頻繁交互的需要,通過建立數據共享中心,對數據進行統一歸集管理,實現數據及時共享,從而提升協同效率。此外,鑒于項目執行及過程審計的周期較長,項目人員的流動性較大,工作交接中易發生資料的遺失,而數據共享中心恰恰降低了對經辦人員的依賴,并能夠保留完整的采購審批記錄及全過程資料,滿足審查調閱的需要。三要建立統計分析模型提升管理效能。企業需要對采購活動進行大量的數據統計分析,以滿足企業管理決策及監審的需要。為全面提升數據統計分析效率,降低人工耗時及錯誤率,應建立采購統計分析模型,利用數據中心豐富的數據資源進行深度分析,充分發揮輔助決策功能。

四、總結

本文對企業采購管理現狀和問題進行了梳理和分析,提出了建立健全采購管理制度體系、高度重視采購專業人才培養、大力推進采購信息化建設的對策建議,為企業全面提升采購管理效率效能提供了有益的借鑒和參考。