論施工企業(yè)物資集中采購的風險控制

王玉東

(中鐵九局集團有限公司，遼寧 沈陽 110051)

1 物資集中采購現(xiàn)狀

一般來說，施工企業(yè)物資集中采購是指為了建造特定構(gòu)筑物而采取各類集中采購方式購進各種材料、機電設備、周轉(zhuǎn)材料及輔助材料等物資的過程。采購管理日漸成為企業(yè)管理的一項關鍵環(huán)節(jié)，是獲得企業(yè)生產(chǎn)資料的重要渠道保障。在這個過程中，施工企業(yè)的目標是以較低的采購成本獲取符合標準的各類物資，企業(yè)要對采購成本做出控制，就要盡可能以最低價格去采購，為最快速提高工作效率從而采用簡約的采購方式。采購管理是否能夠有效實施，采購行為是否得到有效監(jiān)督，不僅影響著是否可以獲得合適的資源投入工程建設，對施工企業(yè)采購成本也是損傷，所以通過對施工企業(yè)物資集中采購進行全方位管理，對采購行為和過程實施有效監(jiān)督，可以有效降低風險，從而獲得符合質(zhì)量要求的物資資源。

2 物資集中采購風險辨識與分析

風險簡單化來說指的是一些突如其來的意外，比如人造風險、經(jīng)濟風險、自然風險和管理風險。表現(xiàn)在施工企業(yè)物資集中采購方面，如果一個企業(yè)管理制度尚未健全，采購未完全計劃好，而供應商那邊出現(xiàn)供貨不足，質(zhì)量未達標、采購人員疏忽，采購過程出現(xiàn)錯誤，采購與企業(yè)需求不相符貨物，采購人員暗自操作對企業(yè)不負責等，這些都會關系到采購成本，給采購目標增加較大阻礙。[1]采購過程應該包括：采購計劃的確定、采購過程的實施、采購合同的簽訂、物資進場與結(jié)算等。根據(jù)風險分類表來辨識風險程度，采用直接經(jīng)驗分析法，主要通過對采購計劃、采購管理、采購方式、供應商管理以及物資進場驗收結(jié)算付款等環(huán)節(jié)進行分析，調(diào)查了解市場行情，掌握價格波動起伏的原因與規(guī)律，產(chǎn)品從生產(chǎn)到使用的全生命周期質(zhì)量控制，對這幾大類因素作出風險辨識。

2.1 內(nèi)因風險

2.1.1 采購管理風險

前文提到，在一些企業(yè)采購管理制度尚未完善、采購管理體制尚未健全，一些采購行為也不符合法律法規(guī)要求。其中，采購信息不公開、采購政策不合理、采購程序操作不規(guī)范、采購過程不透明、合同管理有漏洞、監(jiān)管不到位等，這些都是采購管理面臨的潛在審計和法律風險。選擇合適的采購方式是達到采購目的的前提，如果采購方式選擇不正確，有可能給企業(yè)造成一定損失；采購文件作為表達采購訴求的重要文件，如果發(fā)生描述錯誤或者采購訴求表達不明確，也非常難以取得合適的采購結(jié)果；對供應商進入門檻的設定也要適當，充分了解市場行情(如價位、規(guī)模、運輸?shù)?，不能存在潛在的排他規(guī)定，進入實質(zhì)評標階段的供應商應具備充足的競爭性，否則企業(yè)難以獲得理想的采購價格；采購過程也非常重要，操作流程偏離企業(yè)規(guī)定、個別供應商采用非法手段對采購進行干涉或干擾，評標辦法的合理設定、評標規(guī)則的操作性、采購專家的擇選，都能對采購結(jié)果產(chǎn)生較大影響，這些都可以視為企業(yè)采購管理內(nèi)部風險。

2.1.2 供應商管理風險

除了內(nèi)部風險，供應商作為采購過程中一個較難控制的外部因素，對于采購結(jié)果的實現(xiàn)起到非常關鍵的作用，如果供應商管理不當也會給企業(yè)帶來一定損失，比如對供應商了解不深、盲目選擇供應商、考核體系不完善，往往導致采購結(jié)果不理想。在采購過程中，對供應商進入門檻設定過低、對供應商行為監(jiān)督缺位、供應商以欺騙的形式弄虛作假、供應商為中標而采取圍標串標等違法行為、供應商產(chǎn)品不滿足要求或者產(chǎn)品質(zhì)量管控不足、先以低價中標后期要挾調(diào)價、供貨不及時或不能按照采購方節(jié)奏供貨，這些供應商管理方面失誤造成的損失，一般構(gòu)成企業(yè)最嚴重的經(jīng)濟損失，存在比較巨大的風險。[2]

2.1.3 物資驗收風險

物資驗收方面的風險，主要體現(xiàn)在驗收人員粗心大意，對物資驗收責任心不強，敷衍了事。在驗收時，不能好好檢查有沒有存在貨物損失、數(shù)量是否齊全、產(chǎn)品質(zhì)量是否出現(xiàn)問題、同計劃合同是否出現(xiàn)偏差等，出現(xiàn)不合格的物資，是否采取了合理、合規(guī)解決方案，發(fā)現(xiàn)問題時能否及時反映，驗收人員同供應商勾結(jié)隨意簽收，物資驗收管理是現(xiàn)場管理的重要環(huán)節(jié)，驗收方面的風險也是等級較高的內(nèi)生風險。

2.2 外因風險

2.2.1 價格風險

價格風險是指為應對市場上的價格波動，但對于價格行情信息掌握不足從而導致采購活動產(chǎn)生損失。主要表現(xiàn)在以下方面內(nèi)容。一是原材料價格和預算不一致，原材料價格是隨著市場經(jīng)濟調(diào)整而波動，有一定概率會突破預算價格，提高采購成本；二是產(chǎn)品價格波動，主要表現(xiàn)在供應商有串通行為、供應商壟斷政策或社會出現(xiàn)通貨膨脹導致產(chǎn)品價格變高，此風險是企業(yè)不能控制的風險，因此一定要注意市場行情，盡量弱化價格變動風險對企業(yè)產(chǎn)生的影響。價格風險是被認為等級一般的物資采購風險。[3]

2.2.2 質(zhì)量風險

質(zhì)量風險主要表現(xiàn)在獲得合格產(chǎn)品所面臨的風險。主要表現(xiàn)在：一是供應商對于原材料存在一定性隱瞞，對原材料質(zhì)量管控不嚴格，對標的物質(zhì)量帶來影響，從而影響標的物的使用性能；二是標的物不符合質(zhì)量規(guī)定和驗收要求，驗收作業(yè)操作不正確，不能發(fā)現(xiàn)標的物的缺陷，如內(nèi)部零件缺少或丟失；三是采購部門對物資產(chǎn)品的升級換代不了解，質(zhì)量標準采用較低標準或過度追求較低的采購價格，要求不合理的生產(chǎn)周期和供貨時間，一旦不能實現(xiàn)就容易產(chǎn)生較大的經(jīng)濟損失或衍生工期風險。物資質(zhì)量風險通常被認為是等級較高的物資采購風險。

3 采取的主要對策措施

眾多案例證明，物資集中采購往往存在風險，給企業(yè)帶來的經(jīng)濟損失也是難以預計的，物資集中采購還要重視對風險的防范與控制，為了避免和減少經(jīng)濟損失，企業(yè)應該從以下方面加強管理。

3.1 完善物資集中采購管理制度體系

健全的物資集中采購管理制度體系，是企業(yè)科學化、規(guī)范化、精細化采購的制度保障，有利于采購目標的實現(xiàn)。

3.2 規(guī)范物資集中采購過程管理

一是規(guī)范物資集中采購業(yè)務流程，采購業(yè)務流程一定要精準化，減少不必要的環(huán)節(jié)可以有效減少干擾因素，簡化審批程序，采購周期明顯縮短，對工作效率也有顯著提高。二是制定合適的采購方案與策略，集中采購可以利用規(guī)模優(yōu)勢同供應商進行談判，但要嚴格控制采購周期，不能因為集采物資品類繁多和過程復雜就影響施工生產(chǎn)，因此嚴格和準確的生產(chǎn)計劃和物料清單，必須得到有效落實與執(zhí)行。

3.3 建構(gòu)有效的集中采購監(jiān)督體制

加強采購流程監(jiān)督，防止在采購過程中出現(xiàn)錯誤，這也是企業(yè)物資集中采購降低風險的有效途徑。建立卓有成效的“三公”監(jiān)督機制，對采購活動所有參與人員進行監(jiān)督，確保采購過程合規(guī)，避免企業(yè)經(jīng)濟效益流失。

4 結(jié) 論

綜上所述，物資集中采購是大型施工企業(yè)深度挖潛增效的一項重要活動，它不僅降低企業(yè)采購成本，更可以通過集中采購獲得穩(wěn)固的供應鏈，從整體上有利于提高工作效率。但是物資集中采購是一項系統(tǒng)工程，也難免有不足之處，因此對產(chǎn)品把控、價格波動以及采購方式等相關流程必須予以重視，關注產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量和驗收情況，充分實現(xiàn)物資集中采購的管理目標。施工企業(yè)物資集中采購是要通過管理不斷去深化，節(jié)約采購費用，提高工作效率，最大限度實現(xiàn)采購物資的可靠質(zhì)量和性能滿足，從而保障施工企業(yè)的施工生產(chǎn)。