基于互聯網時代下高校檔案綜合信息化管理對策研究

泉州醫學高等專科學校 福建 泉州 362000

1 引言

隨著互聯網技術的發展，高校管理運行的各個環節實現了信息化轉變，日常工作已經基本實現了智能化的管理和自動化辦公，特別是對檔案管理工作來說，信息技術的科學運用能夠改進和優化工作方式，使工作過程更加合理信息化管理模式的建設，能夠有效提升檔案管理效率，對工作的開展提供技術支持，為整體管理提供參考，對管理部門的高效運行起到積極作用。

2 互聯網時代下高校檔案綜合信息化管理重要性

2.1 提升檔案管理的效率 高校檔案管理工作主要是對相關文獻資料、教職工和學生資料進行基本管理，為相關部門提供調閱和查詢使用服務。隨著檔案管理模式的信息化，能夠通過信息設備和網絡，實現對檔案資料的信息化管理。同時，通過與信息化平臺進行合理對接，實現與教學系統、辦公系統的有效結合，借助相關的管理資源，提升學校整體的管理效率。[1]

2.2 提升檔案的利用率 當前管理工作已經實現了電子數據的保存，具體操作過程中，仍然存在著許多問題，其應用方式相對原始，只能對資料信息進行簡單的查詢，只能滿足調用者的部分要求，對資料的使用效率低。而信息化管理模式的建設，能夠依托對檔案數據的深入分析，通過信息化平臺的運用，為使用者提供更加便利的服務。

3 互聯網時代下高校檔案管理的問題

為適應社會發展的要求，高校的教學規模不斷升級，同時科研工作項目和人員的逐漸增長，實驗數據資料的增多，對檔案管理提出了嚴峻的挑戰，當前的管理方式已經無法適應學校的高速發展，存在著許多問題。

3.1 信息化基礎設施配置不完善 許多管理人員對檔案工作不夠重視，投入力度有限，相應硬件和軟件設備和網絡環境配置不夠完善。大多數管理部門已經配備了基礎的計算機、復印機、掃描儀等設備，但依然缺乏相應的數據處理設備和網絡設備，對原有的紙質檔案進行數字化處理，不能對檔案信息進行及時的查詢和調用，加大降低了對檔案資料的管理力度。[2]

3.2 管理缺乏統一的標準 當前的管理模式只是對資料信息進行簡單的分類儲存，對數據信息的處理和分析不夠全面和深入，使檔案的利用局限于簡單的查詢和調用，無法與學校的教學管理形成互聯，不能實現信息資源的有效整合，較低了學校整體的管理效率。同時檔案管理的信息化管理過程缺乏統一的標準，在檔案形成的各個環節，只是對相關資料進行簡單的整理，無法形成統一的模式，很大程度上增大了維護和管理難度。同時也增大了也其他院校和上級部門的檔案交流與溝通，為相關工作的進行增加了難度，如人員交流調動等。

3.3 專業人才的缺乏 檔案的信息化管理需要專業人才完成相應的工作，如信息平臺的搭建和維護、檔案數據的分析和檔案數據庫的完善等。而大多工作人員缺乏必要的信息化技能，不能對檔案信息進行有效的信息化處理，無法實現信息化建設的優勢，達不到信息化管理的要求，極大降低了管理效率。

4 互聯網時代下高校檔案綜合信息化管理措施

4.1 提升對檔案管理工作重視 檔案工作的順利開展，能夠對學校的正常運行起到積極作用，通過對檔案資料的詳細提取和科學處理，可以為學校的正常運行和政策活動的制定提供參考，能夠為管理運行的各個關鍵環節提供保障，保證穩定的發展勢頭。因此，學校相關部門應該加強重視，加大資金和政策的傾斜力度，將其作為學校運行中的關鍵部分進行建設，充分發揮其數據優勢，對檔案信息進行整合和優化配置，為學校的發展進行有效的技術和數據支持。

4.2 加強信息化設施建設 檔案的信息化管理需要以信息設備為基礎，作為檔案數據的處理存儲和使用的載體，因此，要建設完善的管理體系，需要加大信息化設設建設。應用專業設備，對原有的紙質檔案進行數字化處理，形成電子檔案，并對電子檔案進行全面的分析，提取關鍵點，形成檔案數據庫，方便管理和調用。同時配置相應的傳感器設備和網絡框架，對紙質檔案的保存流轉等環節進行全面的監控，實現對檔案的全面管理。要增設服務器和交互平臺，加強數據處理和檢索能力的同時，為使用者提供更加便利的服務，提升管理質量。[3]

4.3 信息化管理平臺的搭建 在對檔案信息化處理和相關設備配置完善的基礎上，要對檔案形成、處理、存儲、使用和后期維護的全過程進行合理的規劃，制定統一的信息化操作標準和工作流程，建立信息化管理平臺，對管理工作的各個環節進行優化，利用專業的系統軟件，對相關操作進行有效處理，簡化運行流程，實現檔案管理的高效運行。通過信息平臺可以與學校的管理平臺進行對接，實現對管理工作的有效把控，對學校的健康發展起到積極作用。

4.4 加強人才隊伍建設 檔案信息化建設需要操作人員具備相應的能力和技術，對工作流程的執行和監管，需要員工進行準確的操作。這就需要積極引進優秀專業人才，實現管理平臺基礎框架的建設和維護，并對開展針對性的專業培訓，提升工作效率，進而提升整體的管理水平。

5 結語

高校作為我國高等教育和科研工作的重要機構，能夠對社會經濟的發展起到關鍵作用，而高校檔案的信息化管理，能夠對高校的數據資源進行整合和深入分析，為學校的正常運行提供有效支持，為各個部門的運行提供高效便捷的服務，有效提升學校的管理水平。