合約規劃在公園項目招標采購管理中的應用探討

徐天亮

(上海浦東開發集團有限公司，上海 201204)

1 引言

控制成本是企業招標系統中的重要環節，也具有較大的難度。項目的開展基本通過合同的相關規定而進行，但在進行項目流程的管理時會面臨諸多困難。為了將項目的成本及工期控制在合理的范圍內，本文在合約規劃層面闡述招標系統各流程環節的管理，保證招標流程中每個環節的成本都能得到有效控制。

龍東森林位于張家浜楔形綠地范圍內，北臨工業區和國際社區，南接一高科技園區，西側緊靠陸家嘴功能區，并且距市中心、公園、浦東機場等較近。本次項目海綿城市的規劃范圍位于北至錦繡路、東至外環線、南至龍東大道、西至馬家浜(含河道周邊綠地)，總面積約7 km2。

2 合約規劃的概念

合約規劃一般是根據項目招標流程對合約進行自上而下的分解，通過對項目的有效分解對成本進行相應的分類，從而實現成本控制的目的。隨著現階段項目的不斷深入，將合同中約定的相應內容進行細化分解，將項目從建設初期直到竣工結構都實行標準化的成本控制。也就是說在對合約進行分解規劃的過程中，將各環節的成本進行分類，同時對目標成本再進行分解，研究目標成本的支出動向并歸納為不同的種類。另外還要對項目涉及的所有合同進行分門別類，并合理估算合同的成本，可以為后續合同的管理、規劃提供有利的保障，還有助于對合同規劃管理的進一步優化完善。合約規劃是合約管理的重要部分，在對合約進行相應的管理時，業主需要全面了解合同的內容以及可能承擔的風險，從招標采購、目標成本控制以及管理等方面注重合約的規劃和相應職責的履行。合約規劃一般情況下與合約管理有著相同的管理內容，但是合約規劃更側重于構建合理的成本控制模型，并對企業進行動態化的管理。

3 系統體系結構

在整個招標系統中，合約規劃可以指導系統中的每個模塊，無論是招標書的編制還是各環節的成本控制都可以按照合約規劃的要求來進行動態管理，實現每個環節的成本控制在合理的范圍內。基于這種目的，系統選取了BS架構以及MVC設計模式，該模式能夠將表現層和業務邏輯分別劃分為兩個獨立的單元。其中表現層主要進行信息的呈現，相應的業務層著重處理信息的邏輯，在該系統下設置多種角色，如超級管理員、公司決策層、業務員、招標人員、評標人員以及最普通的員工等，系統的具體結構分為用戶信息管理模塊、招標管理模塊、招標計劃模塊、定標模塊這四個模塊。

招標系統中的4個模塊之間也進行了分層設計，每個模塊都包含多個組件，如前端的任務是對數據進行全面的接收，后臺則包含控制層、業務邏輯層以及數據訪問層等不同的組件。模型的主要任務是對數據進行封裝并與后臺的數據庫共享信息，而控制層在接收到前臺傳送的信息后進一步傳送至業務邏輯層進行相應的處理。

4 系統分析與設計

本文主要針對公園項目的招標系統進行相應的合約規劃分析與設計。首先要對系統中所具有的角色以及其相應的功能進行全面的分析，在此基礎上建立系統邏輯的模型圖。在建立模型圖時要使用規范標準的建模語言，通常是UML，并建立所需的用例圖、流程圖等。在招標系統中所包含的角色同樣有公司領導、招標人員、業務管理員、超級管理員等，圖1為典型的系統主要用例圖。

5 項目管理中招標采購存在的問題

5.1 項目管理者或明或暗的干預

在項目招標的采購環節往往會存在項目管理者過多人為干預的現象，這種干預或明或暗。比如很多項目管者會根據自身利益對招標項目進行變相插手，有時還會越權干預項目的招標采購計劃。在很多地方參與招標的企業負責人同時還是建設單位主管部門的相關領導，隨意決定項目招標的進程，這樣不合理的人為干預會嚴重威脅招標采購工作的公正性。

圖1 系統主要用例

5.2 施工方的違規行為

在招標采購時很多施工企業為了能夠中標，他們不考慮項目的實際成本而惡意壓價，這種單位即使中標但是不合理的成本可能會讓施工單位在施工時偷工減料，以此來控制自身的成本，勢必大大降低項目建設的質量，嚴重時會造成更大的經濟損失。

5.3 招標方的違規行為

有些招標單位為了在項目招標時獲取更多的利益會通過提高招標價格的方式達到自身的目的，這種濫用權力的做法只會擾亂招標市場的秩序，使得項目招標失去其公平公正性。比如很多招標方會通過假中標或者分包的形式實施招標，或者招標時故意偏向某些關系單位等違規行為。

5.4 合約規劃存在的問題

在我國一些企業中對合約管理仍然持有不關心不重視的態度，對合約管理的認識仍停留在簽訂合同并按時付款的層面上，并沒有將合約管理的作用發揮到招標采購環節，嚴重缺乏基于合約管理對項目成本進行動態控制的思維與意識；部分企業雖然制定了合約管理的制度，但是對合約缺乏有效的規劃，并且在執行合約規劃時不能有效落實，使得合約管理的內容只能流于表面。

合約規劃應當貫穿項目建設的全部過程，在規劃余量的處理方面以及動態監管方面等缺乏系統性的管理措施，并且對合約規劃的評價、考核等也缺乏相應的標準和激勵機制。

6 對策與建議

6.1 完善招投標規則

為了有效應對招標采購工作中所暴露的突出問題，應當制定完善的招投標規則，通過規則的建立達到唯變所適的目的。比如政府部門應當盡快出臺招標采購的有關法規，從法律層面對招標采購工作進行有效約束，對于擾亂招標采購秩序的行為應當及時叫停，并對相關人員予以嚴厲的處罰。同時還要不斷加強招標相關人員的職業素養與法律意識，確保招標采購工作在良好的環境下進行。

6.2 加強對招投標活動進行平臺的管理

為了使項目招標工作能夠客觀公正、公平的進行，需要建立科學合理的招標競爭平臺對招標過程的各部門進行有效的管理。但是應當確保的是在該平臺的應用下不會有第三方機構干預招標結果，必要時還可以將招標活動進行異地開展并嚴格保密招標的相關信息。

6.3 規范評、定標工作

招標工作的公正性還離不開合理的評標、定標過程，因此招標方應當嚴格審核評標專家的資質，不斷加強評標人員的法律意識，確保他們能夠根據項目要求公正的評標。同時國家有關監督部門應當加強招標過程的監管，對任何干預招標結果或者違法違規行為，應當立即叫停并對相關人員進行處罰。

6.4 優化合約規劃的問題

企業的健康發展離不開各項制度的貫徹落實，只有對企業進行規范化、標準化的管理才能夠維持發展速度。企業應當在合約管理內容的基礎上不斷深化延伸，不斷優化改進合約規劃的內容，使其能夠為招標采購、合同訂立以及成本控制等方面發揮重要作用。優化的內容主要有：①向前延伸，科學確定目標成本使其符合項目的精準需求；②向后深入，使合約規劃的制定能夠有效的推動招標采購的進行；③建立完善的合約管理模型，并以此為標準對項目的全過程實施動態控制。

在對以上三方面進行優化后，項目施工前的管理內容將更加趨于合理、高效，從而發揮合約規劃的最大功能價值。

7 結語

合約規劃在企業的發展中發揮著越來越重要的作用，為企業的招標采購決策提供一定的依據，還可以使項目建設實行統一的語言進行管理，確定共同的目標，合理控制招標價格、項目成本，從而對項目建設的全過程實施高效的動態管理，推動項目成本管理的進步以及提高企業在項目建設中的盈利能力。