企業檔案信息化管理分析

徐敏

摘 要：企業檔案是企業各種形式活動的縮影，以真實信息的記錄模式存在，用文字、圖表等形式表現，能夠為企業管理、上層決策、人事變動、周轉資金和改進技術等方面提供信息參考。目前，企業對檔案的需求不再是一種傳統模式，已由過去的檔案、現行文件、圖紙、實物等模式轉換為一種綜合檢索模式，對傳媒管理模式提出了挑戰，因此，新的現代信息化管理模式將替代傳統的檔案管理模式，能夠滿足檔案使用者快捷、精確、高效、實用的需求。

關鍵詞：企業檔案 信息化管理 管理人才建設

一、 檔案信息化管理概述

檔案信息化是應用現代信息技術對檔案信息資源進行處置和管理，但前提要在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下提供服務。檔案信息化具有包括以下幾方面：首先，具備數字化和網絡化;其次，在接收、傳遞、存儲等方面實現一體化;再次，在信息方面實現全面共享;最后，檔案管理模式發生了新變化。

二、檔案信息化管理的特征

（一）網絡化。隨著互聯網的發展，檔案管理與網絡化工作越來越密切，利用網絡來管理檔案，可以及大地提高工作效率，能最大限度地節省檔案信息管理的時間，節省人力、物力資源，在保持檔案完整性上體現出更大優勢。

（二）便捷化?？旖莼菣n案信息化管理一個特征。隨著互聯網的快速發展，檔案管理人員利用信息設備通過掃描檔案信息可以轉化為電子信息資料，然后存儲在計算機中，通過輸入關鍵詞便能快速搜索，從而能夠有效提高檔案管理工作的效率和準確性。

三、檔案信息化管理的原則

（一）規范性。在具體工作中，檔案管理部門要規范檔案管理的具體流程，比如接收數字化的電子文件，需要制定相應的規范和法規，否則電子文件的歸檔會出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象，如果是無原則性的管理模式，數字化檔案將在保管、傳遞、利用等方面沒有標準和規范，檔案管理工作一片紊亂。

（二）安全性。即便網絡數字化、網絡化、信息化給檔案管理帶來便捷性，但是也存在脆弱性和潛在危險性。因此，在網絡安全方面，企業有必要采取相應措施，加強防護網絡安全技術的研究與開發，提高網絡的安全性。

（三）效益性原則。檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入很多人力、物力、財力，必須遵守效益性原則，重視信息化工作的效益。根據自身的能力、館藏基礎，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率;將重要的、利用率較高的檔案進行數字化，從而帶來巨大的經濟、社會效益;利用率不高的檔案則無須數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。

四、檔案信息化管理中存在的問題

（一）檔案管理的安全意識較差。檔案信息管理與其他信息管理工作不同，檔案信息管理中有很多重要文件，特別是一些檔案信息不能泄露，需要保護，但是在工作中，往往容易被工作者忽略，給檔案信息管理安全帶來一定隱患。隨著網絡技術的進步，檔案信息在網絡上保密不嚴密或者工作者忽略保護，容易被不法分子盜取信息，甚至有些在網絡上傳播，造成檔案信息流失，給企業帶來嚴重的經濟損失。

（二）企業不重視檔案管理工作。目前，很多企業的檔案信息管理意識淡薄，甚至有些企業沒有設置相關檔案部門，導致員工檔案信息不全，影響檔案信息管理工作的進程。即便有些單位設置了檔案室，但是對此重視不夠，在工作開展中，很多情況下是為了完成工作，采用了傳統檔案管理模式，忽略了現代化檔案信息建設工作，工作進程緩慢。

（三）檔案信息化建設投入不足。檔案信息化建設需要資金投入，一方面，需要大量的硬件設備，比如掃描儀、計算機以及打印機等，應用這些設備有利于實現紙質檔案的電子化;另一方面，需要投入相匹配的軟件設備，應用這些軟件設備方便檔案儲存和管理?？偠灾?，檔案信息化管理不僅需要投入較多的設備，還需要投入資金，但現階段單位對檔案信息化管理并不重視，投入較少，影響了檔案信息化管理工作的進程。

（四）企業檔案管理人員的基本素質不高。檔案管理工作人員的素質普遍不高，不能滿足工作需求，目前，很多單位的檔案管理人員都不具備專業的檔案管理知識，也沒有掌握電子信息知識，使工作人員在工作中無法有效開展檔案信息化工作，影響工作進程，因此，企業必須要提高檔案工作人員的素質。

（五）工作體制不健全。首先，很多企業的檔案信息化管理工作缺乏科學管理制度，工作人員隨便應付一下，沒有真正按照檔案管理標準執行，不能保證檔案管理的質量。其次，企業很多制度不規范，缺乏有效的監管機制，無法開展檔案信息化建設，管理進度滯后。最后，對檔案信息化管理進程缺乏整體思考，在工作中缺乏明確目標，不能發揮檔案信息化管理的優勢。

五、 企業檔案信息化管理的措施

（一）完善工作體系。檔案管理信息化需要完善工作體系。一方面，要明確管理體制，并在日常工作中不斷完善，補充新的規則和條例;另一方面，要盡可能地完善相關法規制度，對工作加以規范。同時，還要建立完善的績效評估體系，通過激勵的方式促進企業開展檔案信息化工作。

（二）增強現代化意識?，F代化檔案管理觀念是檔案管理的靈魂。如果檔案人員缺乏現代化檔案管理理念，就無法開展檔案現代化管理。在工作中，檔案管理意識特別重要，作為檔案管理人員，一旦缺乏了檔案管理現代化頭腦，即使具備現代化管理設施，也不能有效管理。因此，企業領導要高度重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中發揮領導的指導作用，尤其要更新檔案管理者的思想方法，改變落后模式，主動為信息化建設貢獻力量。

（三）實現資源共享。要實施檔案信息化管理，不僅要有相應的管理機構、過硬的技術支撐，還要建立一整套的規章制度，把信息庫建設和檔案管理結合起來，讓基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來，更合理地使用網絡技術，實現信息資源共享，確保信息服務安全并持續循環。

（四）強化信息管理設備基礎建設。完善檔案信息管理設施是一種安全保障。先進的信息管理設備是檔案進行信息化建設的物質基礎，在日常檔案管理中，設施要經常維修保養，確保設備正常使用。為了提高檔案信息化管理水平，單位一定要加大對檔案管理的經費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設備，形成一個設備齊全且能滿足檔案信息化管理要求的管理設備系統，有了優越的環境基礎和技術支持，檔案管理的工作效率會大大提高，檔案信息化管理進程的步伐也會加快。

（五）保障信息管理的安全性。檔案信息具有保密性，對檔案管理安全要求嚴格。目前，網絡時代及其發達，信息化傳播速度快，方便了人們的生活，但容易出現信息泄露等問題，威脅信息安全。作為檔案信息管理員，應積極改善、優化網絡環境，認真做好防火墻技術，確保內外網絡的安全，對檔案信息做好訪問權限設置工作，建立一個嚴密的安全保障體系，確保檔案數據的安全性和可靠性。

（六）加強管理人才建設。員工作為檔案信息化管理的中堅力量隊伍，企業要注重保障現有檔案工作人員的權益，采取有效的培訓方式，比如交流學習或到經驗豐富的企業取經，開展檔案工作人員的檔案管理知識教育工作，訓練他們的實際操作技能，激發他們對檔案管理的積極性。

六、結語

檔案信息化管理工作是一個企業發展壯大的基礎工作，作為一個企業經濟利益最大服務的檔案管理工作，加強檔案管理信息化建設很有必要，這不僅能提升企業檔案管理和利用水平、發揮檔案的信息功能，同時還為企業提供了有效的數字信息，在企業的經營運轉、情報價值、評審價值等方面，對一個企業在競爭激烈的市場運轉上具有重大的推動作用。

參考文獻

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