論如何提升檔案工作的社會服務能力

周璐超

摘 要：檔案是對于某個人或某個單位、某個單位既往歷史的見證，關系到個人、單位、地區的立足和發展，滲透到社會生活的方方面面，反映了我國社會的文明程度和服務水平。可見，檔案工作有較大的社會服務意義，在構建和諧社會中也起到重要作用，因此，如何才能不斷破解服務難題，提高檔案工作的社會服務能力，也是每一名檔案工作者需要不斷探索的課題。但在實際工作中，總會存在一些問題，影響到檔案工作的服務質量和服務效率，阻礙了檔案管理事業的發展。本文首先從提高檔案工作社會服務能力的必要性開始談起，分析其中存在問題，并試圖探討解決這些問題的有效手段，以期指導實際工作。

關鍵詞：提升；檔案工作；社會服務能力

檔案是指一類由文字、圖像等方式留下的歷史記錄，這些記錄證實了個人、單位、地區等不同層面為主體的發展經過，有較大的保存價值，是歷史的真實反映，傳承文化的載體，對個人的維權、單位的建設管理起到不可替代的憑證和參考作用。檔案工作，則是圍繞檔案所進行的收集、整理、編碼入庫、保存、使用等一系列工作，能用科學的方法，提高其對社會的服務效能。

1 提高檔案功能社會服務能力的必要性

1.1 社會公眾的要求

檔案工作是社會公眾和檔案之間的橋梁和紐帶，通過檔案管理工作，社會公眾能更全面、高效的實現檔案的使用，一些原本已被塵封的信息，通過合理的檔案工作呈現在社會大眾眼前，以不斷滿足公眾對檔案信息咨詢的需求。而且，合理的檔案工作最大化保證了檔案的真實性，特別是在涉及查證考據時能起到較大作用。隨著社會發展，公眾對檔案的內容、層次需求越來越多樣化，也對檔案工作的社會服務能力提出了越來越高的要求。

1.2 檔案工作的使命要求

檔案工作需要向社會大眾傳播檔案文化，有效保存各類有價值的檔案資料，以便于在需要的時候能高效的調用所需檔案。各檔案館需要不斷開發各類檔案信息，使之得到最大化的利用，并發揮檔案應有的價值，這也是檔案館賴以生存的使命所在。通過這些科學有效的檔案工作，檔案館也在不斷向社會證明自己存在的價值。

2 目前檔案工作中存在的問題

2.1 對檔案工作的服務意識不夠

長久以來，不少人對檔案工作缺乏認識，多數認為該項工作主要是為黨政機關服務，有其保密性，而非面向大眾、為社會公眾提供服務。一些單位對自身的檔案建設也關注不足，常常有經費、設備投入不足的情況發生，檔案室陳列介質落后，工作環境欠佳，館藏結構也較為單一，缺乏向公眾服務的全面性。在服務理念上，缺乏主動創新性，也不夠貼近公眾需求，沒有建立起“以人為本”的服務意識。

2.2 服務內容狹窄，服務效率低下

不少檔案館館藏內容不夠齊全，資源結構不合理，由于資料收集的不夠完全以及保管不利等原因導致部分信息缺失，檔案館能向公眾提供的內容信息自然也就不夠全面，導致服務內容狹窄，無法全面反映社會歷史，也不能對公眾需求作出全面的服務。再加上服務方式較單一，只能提供較低層次的如檔案原件的借閱、開證明等服務，大多檔案館在檢索、查詢方面仍以手工為主，也都會影響到檔案服務的效率。

2.3 檔案服務方式較落后

雖然隨著電子科技信息的發展，網絡、電子信息技術在不斷改變著人們的工作和生活，但由于對該項技術的引進需要花費大量的金錢，而不少檔案館并沒有足夠的服務意識，導致設備、投入均較陳舊和落后。目前，不少地方的檔案管理工作仍以手工為主，跟不上信息化社會的要求，即使有些地方已引進信息化操作系統，但由于工作人員素質的參差不齊，使得信息化系統僅僅成為一種應付上級檢查的擺設，卻不能切實投入使用，也造成了檔案工作社會化服務的障礙。

2.4 檔案工作人員素質較低

不少單位對檔案工作的重要性意識淡薄，分配在該崗位的工作人員也以閑職為主，甚至由其他崗位人員兼職，并不注意引進檔案管理專業人才。因此，這部分檔案工作人員沒有接受過專業的培訓，流動性也較大，一些工作人員好不容易適應了檔案管理工作，后又因各種原因調任至其他崗位，在工作前后交接上也缺乏連續性。由于工作人員本身缺乏足夠的專業素養，也直接影響到檔案工作的效率。

3 提高檔案工作社會服務能力的對策探討

3.1 樹立服務社會的檔案觀

檔案工作人員需轉變服務觀念，將服務對象從黨政機關轉移到人民大眾，以為人民服務為己任，以公眾的需求為中心，處處考慮以方便群眾為優先。需要規范窗口服務，提高檔案的社會利用度；優化服務環境，除了借閱、開具證明等原始檔案使用服務外，不斷開發其他更多樣化的便民服務。同時，需要不斷創新服務手段，為其社會化服務建立專門的數據庫，并開通綠色通道，實現人民和政府的便捷溝通，以便于解決實際問題。

3.2 拓寬服務方式，優化館藏資源

要拓寬檔案服務的內容和方式，首先需要豐富館藏，盡可能使館藏資料信息完善，打好資源供應基礎。需結合本檔案館的特點，積極收集相關檔案，擴大檔案收集范圍。定期對本檔案館內各類檔案作整理，及時發現其中的缺漏項，向相關部門或涉及人員作再次的檔案資料收集，以保證檔案的完整性。在具體服務方式上，可通過建立相關網站、雜志期刊，讓人們可以通過相關搜索引擎便捷的獲得所需的檔案信息；也可以創辦檔案研究交流活動，讓人們了解檔案的作用、有效的利用方式等；加強檔案工作宣傳，使該項工作，特別是在進行檔案收集時，能得到人們的支持。

3.3 創新服務方式

充分利用當今飛速發展的信息科技，為檔案工作提供技術支持，以不斷創新服務，提高服務效率。需打破行業、地區的壁壘，在各級檔案部門間建立資源共享機制，并將其納入整個地區信息化建設中，將原本分散的檔案信息集中整合后再輻射出去，最終實現檔案信息的社會共享。在打造檔案信息化體系的同時，對其各項相關工作需做到協調推進，以免出現短板現象，影響到信息化建設的整體發展。除此之外，還需要不斷加大經費支持，一方面用于信息化建設、硬軟件的及時更新，另一方面則需完善安保系統，以杜絕安全隱患的存在。

3.4 提升檔案工作人員素質

提高檔案服務能力，工作人員的素質是其中的核心條件，所以，提高工作人員素質勢在必行。需定期組織工作人員學習，通過脫產培訓、講座學習等方式，提高工作人員對自身業務的認識，提高業務素養。在上下各級及同級別不同區域之間的檔案館之間定期組織研討會，實現工作交流，相互取長補短，在不斷學習和交流中完善自我。

4 小結

總之，檔案工作見證了個人、單位、地區乃至社會的歷史進程，關系到其未來發展，在社會生活中占有越來越重要的地位。檔案工作人員需認真分析本檔案館工作中存在不足，努力尋找相應對策，以期不斷提升檔案的社會服務能力，更多更好的造福于大眾。

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