立足崗位錘煉業務全面提升文秘水平

趙輝

摘 要：辦公室是單位的綜合管理部門。秘書是各級領導人的智囊和助手，輔助領導人從事各項管理工作，肩負參謀助手、協調綜合、督促檢查、拾漏補缺、宣傳策劃等重大責任。如何適應當前油田發展形勢的需求，做好辦公室秘書工作，是辦公室秘書深入思考的問題。

關鍵詞：辦公室 秘書 工作

辦公室是聯結領導和基層的橋梁，協調部門與部門關系的紐帶，保持工作正常運轉的中樞。辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是單位的信息中心、服務中心、參謀中心和運轉中心。面對新形勢、新常態，尤其是油田油公司體制機制改革推進以來，許多單位黨政辦公室進行了合并，辦公室秘書如何適應新形勢、新常態，如何圍繞全局中心工作，更新觀念，銳意進取，發揮參謀助手作用，提高服務領導決策的水平，是值得深入研究的一個課題。

一、強化意識，全面提升能力水平

新常態、新形勢，要求我們要有新狀態、新本領。作為辦公室秘書，要有時不我待的緊迫感，時刻保持“本領恐慌感”，不斷提高綜合水平。具體說，要強化六種意識。一是強化全局意識。秘書工作無大小事，事事關系全局，無論是參與行政管理，搞好服務，還是提供后勤保障，都必須心系全局，善于從工作的大局考慮問題、處理事情，集中精力幫助領導解決重點和難點問題，自覺地服從服務于工作的大局，發揮好“窗口”和“助手”作用。二是強化辯證意識?？创龁栴}、處理矛盾，不能“一點論”、不能“只知其一不知其二”，要站在全局的角度辯證地全面地分析。要善于運用兩分法，以普遍的、發展的、聯系的觀點看問題，從不同的角度、不同的方向去思考，多做一些換位思考、多向思維，做到具體問題具體分析，防止絕對化、主觀性和表面性，確保工作起來有的放矢。三是強化超前意識。“凡事預則立，不預則廢”。要做好秘書工作，就必須增強超前意識和主動意識，要超前接受新知識、新觀點，學會創造性地開展工作，力爭考慮問題快半拍;要注意收集資料，掌握動態，篩選出有價值的材料及時提供給領導。四是強化底線意識。黨員干部要想永葆廉潔本色，就必須牢固樹立底線意識，明確自己做人、處事、用權、交友的底線，時刻牢記越過底線就是走近“高壓線”的嚴重后果，始終警醒自己堅守底線。辦公室秘書更應牢固樹立底線意識，無論哪項工作都要首先把底線思維筑牢，把存在的矛盾問題想深、想細，做到有備無患、遇事不慌。五是強化嚴謹意識。辦公室工作無小事，秘書人員必須時時刻刻、事事處處堅持認真、細致的原則，面對千頭萬緒的工作，要分清輕重緩急、理清思路，不漏辦、不誤辦、不錯辦，高質量地處理和起草每份文件，高效率地辦好每件事情，做到事事有回音，件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責。六是強化保密意識。保密是秘書工作的重要職業道德規范，這就要求辦公室秘書始終把保密放在第一位，秘書在信息傳遞過程中，要牢固樹立保密觀念，時刻繃緊保密弦，嚴格執行保密法律法規，做到不該看的不看，不該聽的不聽，不該說的不說，不該問的不問，自覺增強保密意識。

二、立足崗位，著力錘煉業務素質

不論做人還是做事，都要從小著手、久久為功，才能積小成為大成、化量變為質變。作為文秘人員，要從打好基礎做起，在點滴積累中實現業務能力的穩步提升。一是文字寫作能力。辦公室離不開一個“寫”字，文稿是辦公室的“主要產品”，是參謀服務的重要載體。扎實的文字功底是對秘書人員的最基本要求，撰寫材料是秘書的基本職責，秘書人員要能“文”，以文立足，以文輔政。但寫作本不是一件易事，寫好就更不易。寫作的功夫需要長期的生活實踐，深厚的文化積累，系統的寫作技能。文無定法但有法，起草公文特別是講話稿務求“對路、新穎、深刻、周全、凝練”。切忌敷衍塞責、應付差事。二是語言表達能力。說話體現修養，能說會道是辦公室秘書人員的一項基本功。上行下達、下情上報、聯系內外、接待來訪、電話交談、組織協調等都需要秘書人員具備一定的口頭表達能力。講話是一門語言的藝術，不同的語氣、語態所達到的效果是不一樣的。辦公室人員“能說”，并不是要求辦公室人員一定要伶牙俐齒、油腔滑調、滔滔不絕，而是要善溝通、善協調、善請示、善匯報、善勸導，言不在多，而在于精、準、到位，什么該說、什么不該說、什么時機說、什么身份說、說什么、怎樣說，都要講究技巧。三是隨機應變能力。秘書工作者面臨的各種事務常常瞬息萬變、不斷發展。有些辦事的計劃、預案，會出現與現實情況不大相符，甚至把預案方案完全打亂，需要秘書根據工作的事態變化、進展情況，做到與時俱進、臨機不亂、沉著鎮定、靈活處置、達到預期目的。同時要處理好原則性和靈活性的關系，在堅持原則的情況下，保持適度靈活，處理好與領導、群眾的關系，處理好上下左右各方面的關系。四是干事處事能力。即要能辦事、會辦事、辦成事，讓領導放心、讓機關滿意、讓職工稱道，要能獨擋一面，招之即來，來之能戰，戰之能勝，體現過硬的執行力。“世上無難事，只怕有心人”，做事要傾注責任心，每一項工作，無論事情大小、任務輕重，都要認真對待、扎實做好。同時要具備分析和駕馭問題的能力，秘書工作者常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠近，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當，有條不紊。

三、盡職盡責，嚴格把握辦事原則

一是不以事小而不為。小事，對辦公室秘書工作者來說，不存在該不該抓的問題，只有抓的角度、力度的區別。對舉輕若重的小事，就應一抓到底，但又不能沉湎于瑣碎的事務工作之中，既能入手其內，又能出手其外。抓小事，必須做到：知大知小、小中見大、舉輕若重、默默無聞。二是不以事雜而亂為。辦公室秘書工作者工作頭緒很多，任務瑣碎繁雜。要避免東一榔頭西一棒槌，秘書工作者頭腦里必須有一張清晰、規則的運行圖。哪個該為，哪個不該為，須小蔥拌豆腐……一清二楚，不能亂為。不亂為，就要知重知輕、不亂為，就要知上知下、不亂為，就要知規知矩。三是不為事急而盲為。辦公室秘書工作者固定式、程序化的工作多，但意外的、突發性的事情也會隨時出現，特別是加大重要情況及時反饋報告力度以后，辦公室工作者成為急事和突發性事件的第一知情者，位于處置的第一道工序。在這種情況下，秘書必須敏感、冷寂，不能盲為。要泰然處之，切忌慌了手腳;沉著應付，切忌丟三落四;要有主見，切忌唯唯諾諾。四是不以事難而怕為。在處理各種事務中，有時會出現一些超出預見、超出職責、難以預料的事情。對這些事，一定要做到：講職責，義無反顧;講品質，身先士卒;講藝術，左右逢源;講精神，敢于碰硬。

四、結束語

總之，辦公室工作頭緒多、任務重，作為辦公室秘書人員更要增強學習意識，提高工作效率，服務大局、勇于創新，緊緊圍繞“生產、安全、穩定”等中心工作，保質保量完成辦公室各項工作，為油田可持續發展做出積極貢獻。