應用大數據思維推動煙草質檢企業采購需求標準化

蔡潔云，薛海鷗，李錦輝，顧健龍，李 鵬，馬 靜，李雪梅，孟紅明，陳新瑞，王惠平

（云南省煙草質量監督檢測站，云南 昆明 650104）

為規范采購行為，依據《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》《煙草企業采購管理規定》及相關法律、法規、規章，云南煙草質量監督檢測站（以下簡稱質檢站）針對自身實際情況，持續改進物資采購管理與監督，努力提高采購效率[1]。但是，由于采購資金小、項目多，種類繁雜且涉及多種危化品、易制毒試劑等特殊需求的實際問題，采購效率仍然不高。如何提高采購工作各環節的工作效率，是企業急需解決的問題。

通過積極學習借鑒行業內多家單位基于大數據的采購管理[2-11]模式，針對質檢站的實際問題，首創了采購需求標準化的解決方案，有效提高了煙草質檢企業采購各環節的工作效率。

1 采購工作中存在的問題

《中華人民共和國招標投標法》自2000 年1月1 日施行；2003 年1 月1 日《政府采購法》正式頒布實施，明確規定公開招標應作為政府采購的主要方式[12]。公開招標現已成為質檢站采購的主要方式，但在整個采購管理過程中，因業務需求特殊性，存在采購資金小、需求項目多，種類繁雜且涉及多種危化品、易制毒試劑等實際問題，導致采購需求統計耗時長、采購流程長、各環節工作效率低的現象。

1.1 采購需求項目多而雜

收集分析質檢站2016-2018 年低值易耗品采購需求發現（圖1），低值易耗品采購具有兩個顯著特點：①采購項目數較多；②采購總金額不大。

深層次分析發現兩個主要原因：①同一類物品，各使用部門所需的型號、規格有所不同；②同一物品，不同部門填報的采購需求表中所采用的物品名稱有時不同，即“同物異名”，導致采購需求項目多而復雜。

1.2 采購需求不明確

各科室提交的采購需求清單，存在以下常見問題：①對物品的描述不明確，造成統計匯總、內部審核耗時長；②對物品的描述不明確，如未標明危化品、易制毒試劑等需要特殊資質的供貨商投標，延長了招標環節的耗時，甚至導致流標而重復招標過程；③對物品的描述不明確，如標準品無CAS 號、儀器配件無具體型號等，易發生供應商所購物品不符合要求，重復采購、換貨過程導致供貨環節耗時長；④物品描述不明確，導致驗貨過程耗時長。

1.3 無專職采購人員

圖1 按物品種類及具體規格歸類的具有二級目錄的標準化采購申請表實例

采購管理人員由其他崗位兼職，專業背景不足，對具體使用部門上報的特殊實驗儀器設備、危化品、易制毒試劑等不熟悉，導致在采購目錄匯總、審核過程中出現采購品“同名異物”、“異物同名”等現象，既影響采購效率，也導致采購物資不能全部滿足需求。

2 對策

2.1 相同物品歸類匯總

各需求部門提交的采購需求清單中，存在一些相同的物品，如Ailent 色譜瓶、蒸餾水、容量瓶等，進行歸類整理。2018 年采購計劃表中，該項優化使得總采購項數已比2017 年明顯減少，即減少了后續多個環節的工作量。

2.2 采購申請表標準化

作為煙草質檢企業，質檢站每年都要購買數百種檢測用低值易耗品，如試劑、標準品、色譜瓶等等。這些物品規格繁雜、且不通用，一直是招標采購的一個難點。針對這一難題，我們統計了近5 年全站各科室的采購情況，并在大數據視角下，在同種物品歸類化的基礎上，探索所有采購物資標準化的可能性。采用對比分析表，綜合分析三種可選方案的優缺點，見表1。

2.3 推行采購小組管理制度標準化物資采購

為全面加強質檢站物資采購管理與監督，進一步規范采購行為，建立了物資采購小組，負責對采購需求部門提交的需求申請進行分類匯總并初審。

表1 采購申請表標準化對比分析表

采購小組管理制度，明確了采購小組的工作職責、采購程序。采購小組由來自各物資需求部門人員組成，解決了質檢站沒有專職采購人員的問題，并為物資的準確采買提供了技術支持；同時，通過統一分配職責，明確分工，使采購資源最優化，為采購精益化管理提供保障機制，有效壓縮各個環節的流轉時間。對于不符合申報要求的及填報不完整不正確的采購計劃，能夠及時退回并將原因和改進方法告知采購人。

以易制毒試劑采購為例：各科室申報采購需求，并將“易制毒試劑”分類標記；采購小組進行匯總統計；招標過程中，投標單位必須具有《危險化學品經營許可證》及非藥品類易制毒化學品經營備案證明。該優化流程實施后，避免了由于投標單位資質導致流標的現象，提高了投標成功率，最終提高了招標采購效率。

3 采購需求標準化實施成效

2018 年下半年，采用標準化的采購計劃表，進行低值易耗品采購。以其中的兩個科技項目采購為例，可看出實施采購需求標準化后，明顯降低了采購各環節耗時。總的采購相關耗時，實施采購需求標準化后的平均耗時僅為改進前平均耗時的39.43%，效率提升了153.62%。

4 結語

面對質檢站采購資金小、項目多，種類繁雜且涉及多種危化品、易制毒試劑等特殊需求的實際問題，我們將采購需求標準化，采購小組分類審核，持續改進物資采購管理與監督，確保采購工作的高效、規范，顯著提高了煙草質檢企業采購各環節的工作效率。