財務共享服務中心會計檔案管理方法闡釋

宋松 于蔚

本文主要以財務共享服務中心會計檔案管理方法為重點進行闡述，結合當下財務共享服務中心會計檔案管理現狀為依據，首先分析財務共享服務中心對會計檔案管理工作帶來的影響，其次從擴展會計檔案管理規模、創建統一化會計檔案數字化管理機制、優化檔案管理方案幾個方面深入說明并探討財務共享服務中心會計檔案管理有效方法，進一步強化財務共享服務中心會計檔案管理運作效率和質量，旨意在為相關研究提供參考資料。

計算機技術廣泛應用的視角下，社會正在朝向信息化趨向發展，在一定程度上加快了時代前進的腳步，而財務行業也在信息技術的影響下在壯大規模。財務共享服務機制作為為信息化時代中的一種全新工作模式，也是財務體系完善的一種機遇。在財務共享服務中心的建設，促使會計檔案管理工作轉變管理模式，也就是單一化轉變為統一化的模式。新時期下怎樣開展財務共享服務中心會計檔案管理工作成為每一個企業管理者要重點思考的問題，以此才可以促使企業更好的發展，實現經濟效益最大化。

一、財務共享服務中心對會計檔案管理工作帶來的影響

企業以滿足時代發展需求為目標，需要進行持續化的創新和整合。而要想切合實際的追隨時代前進的腳步，企業內部的工作人員也要積極的提升專業素質，作為為企業規模壯大的基本條件。在企業運行期間，其涉及的業務量以及種類都在隨之增加，在一定程度上會影響到企業內部資金的配置。所以企業內部的財務機構面臨的挑戰比較艱巨。

在這種情況下，一些企業建立財務共享服務中心，對財務內部組織進行深度的創新和整理，以往的每一個業務中會保留部分信息，包括單據收集的工作人員，但是大多數的工作人員都賦服務于共享讀物中心中，由此把企業財務工作人員做出的努力集中到某一個中心，減小工作人員的工作時間和工作精力，明顯的降低了企業財務運行成本，促使企業財務流程適應于戰略發展方針。此外，財務共享服務中心的建立打破以往分散形式的會計檔案管理模式，匯集多個國家和地區的會計業務信息，同時在財務共享服務中心體系內，體現出財務會計檔案管理的全面性和綜合性。

二、財務共享服務中心會計檔案管理有效方法

（一）擴展會計檔案管理規模。這就對財務共享服務中心體系，落實會計檔案的每一個環節基本工作任務，以平衡存儲信息和降低成本消耗為前提，創建統一化模式的會計檔案數字化管理平臺，借助平衡理念有效的處理會計檔案管理數據。同時在現有管理規模的基礎上，大規模企業具備的FSSC處理檔案信息能力可以適應會計檔案的標準化需求，進而強化企業建設FSSC平臺產生的成本控制。

（二）創建統一化會計檔案數字化管理機制。針對財務共享服務中心而言，其自身是基于信息技術體系發展的數字化體系，其涉及的會計檔案管理工作也體現出檔案信數據的數字化發展，有望于實現會計檔案信息的接收與保存一體化，促使檔案信息高效共享，彰顯檔案管理工作的快捷和規范性。同時企業要加強會計檔案數字化的統一性機制建設，嚴格的依據現有的會計檔案信息管理要求，切合實際的創建信息化領域下會計信息電子檔案， 對信息檔案進行標識和查詢以及交換等，加快財務檔案信息的網絡運輸效率。此外，財務共享服務中心對應的會計檔案管理工作要借助網絡環境以及硬件和軟件建設加以實現，有效的對檔案信息進行共享和交換。由此在數字化體系的創建下，提升財務共享服務中心的會計檔案信息管理質量。

（三）優化檔案管理方案。財務共享服務中心要制定會計檔案歸檔的方案，在會計信息沒有被打印或者轉變為書面語言輸出期間，要細致的保留檔案副本、賬目條款以及記賬憑證，結合相關的國家稅務要求和審計要求，及時的對會計檔案進行輸出處理，轉變為賬薄或者會計報表。同時制定會計電算化檔案保存方案，結合檔案局的要求，企業可以在財務共享服務中心處制定會計檔案的電算化保存方案，選取質量好的磁盤對檔案信息進行備份，且將備用盤以及儲存盤進行分離保存，落實防壓和防光等工作，之后依據類別對數據光盤和磁盤進行編號，標注對應的時間以及文件整體內容，最后形成會計檔案文件。

三、結語

綜上所述，財務共享服務中心的創建，可以把企業的分散財務檔案信息管理模式轉變為統一化以及標準化的管理模式，便于檔案信息數據的保存和整理。由此企業管理者需要基于財務共享服務中心的創建理念，制定科學的會計檔案管理計劃，通過擴展會計檔案管理規模、創建統一化會計檔案數字化管理機制、優化檔案管理方案等，優化現有的會計檔案管理體系，推動企業持續化建設進行進程。（作者單位：青島大學附屬醫院）