Excel 服務(wù)器在建材檢測實驗室信息化管理中的應(yīng)用

盛 昆 沈永麟 張 玲

（云南省建筑材料產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院，云南 昆明 650106）

1 建材檢測實驗室信息化管理現(xiàn)狀

近年來，隨著社會科學技術(shù)以及信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，加之實驗室對高效、科學以及規(guī)范化管理的迫切需求，信息管理系統(tǒng)成為實驗室管理的首選。由于實驗室信息管理系統(tǒng)的引入和應(yīng)用，使得眾多實驗室檢測結(jié)果的可靠性、準確性以及檢測效率得到顯著提升，實驗室管理成本也持續(xù)下降。

另一方面，大部分實驗室引進的LIMS 僅僅為純粹的數(shù)據(jù)管理型信息化系統(tǒng)，此類LIMS 可以對檢測業(yè)務(wù)流程進行高效管理，全面提升工作效率。然而，在實驗室內(nèi)各部門間、本實驗室與外部企業(yè)部門間仍然存在大量的信息交換及業(yè)務(wù)流程工作，這些工作大部分是通過各類表單、文檔完成的。這些表單及文檔通常使用Word、Excel 或者類似的軟件制作，信息數(shù)據(jù)傳遞通過紙張、OA 或電子郵件的方式傳送審批，此類數(shù)據(jù)交換模式的不足之處主要表現(xiàn)在以下幾點：

1） 在信息交換或者流程審批中，大部分處理時間是“停滯時間”，真正有效的處理時間很短。在流程處理過程中常常需要“人工跟單”、“電話催單”來促使流程的進行。這樣的管理方式不僅效果差，而且耗力耗時，常常出現(xiàn)表單“石沉大海”甚至失蹤的情況；

2） 隨著實驗室自身的持續(xù)發(fā)展，業(yè)務(wù)越來越多，流程越來越復雜，針對各類業(yè)務(wù)流程和行政管理流程，每個實驗室都有一套程序文件及規(guī)章制度。隨著管理的細化和規(guī)范化，實驗室的規(guī)章制度越來越多，而這些規(guī)章制度的執(zhí)行人卻由于過于繁瑣的規(guī)章制度難以實現(xiàn)，在流程執(zhí)行過程中屢屢發(fā)生違規(guī)辦事、越級審批等情況；

3） 從日常管理實踐來看，相當一部分實驗室采用Excel、Word 等軟件進行各類報表、圖表制作及數(shù)據(jù)錄入。但是，由于信息共享機制沒有建立，設(shè)計和引進的數(shù)據(jù)信息過于分散，導致實驗室信息無法統(tǒng)一保存。而且數(shù)據(jù)收集、定義互相處于獨立狀態(tài)，在各個“死角”沉睡的大量有用信息、數(shù)據(jù)無法被共享、利用，大大小小的信息孤島就此出現(xiàn)。而且，大部分實驗室通常基于人工采集方式收集、分析各種數(shù)據(jù)信息，不僅導致了人、財、物力等資源的浪費，而且增大錯誤的發(fā)生率，降低了工作效率。

綜上所述，不管是出于質(zhì)量方面還是效率方面的考慮，傳統(tǒng)表單統(tǒng)計、傳送模式均制約了實驗室信息化的發(fā)展，實驗室需要在不同部門、不同平臺之間建立一個互相可以進行數(shù)據(jù)共享及流轉(zhuǎn)的軟件管理平臺，將表單及信息通過該平臺系統(tǒng)實現(xiàn)一點輸入，多點導出查詢的功能。

2 Excel 服務(wù)器概述

2.1 Excel 服務(wù)器的概念

2003 年，融數(shù)據(jù)庫與Excel 表格技術(shù)于一體的Excel 服務(wù)器正式問世，由此產(chǎn)生了一種有效的業(yè)務(wù)流程管理手段，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、錄入、傳遞等均可通過Excel 服務(wù)器得以完成。而且利用web-數(shù)據(jù)庫與工作流機制，同樣可以完成實驗室信息管理系統(tǒng)構(gòu)建。

電子表格是Excel 服務(wù)器的基本操作平臺與操作界面，實驗室工作者通常需要將不同的記錄與表單模塊化，權(quán)限的設(shè)置都是通過“模板”進行的。各種職能崗位及其工作人員的信息訪問權(quán)限可以精確設(shè)定，在確保數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上實現(xiàn)共享信息，完成工作流定義，規(guī)范表單流轉(zhuǎn)程序，以此落實計算機系統(tǒng)內(nèi)的規(guī)章制度與程序文件，有效控制人工操作過程中存在的隨意性。從信息處理角度來看，Excel 服務(wù)器可以全面整合Excel 的計算能力、易用性、大型數(shù)據(jù)庫（具有數(shù)據(jù)管理能力） 于一體，基于模板來完成表間公式定義，各種匯總與統(tǒng)計任務(wù)均可以在電腦上自動完成。

2.2 Excel 服務(wù)器系統(tǒng)架構(gòu)

Excel 服務(wù)器系統(tǒng)通常采用B/S 結(jié)構(gòu)，采用軟、硬件相結(jié)合的安全解決方案，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

以Excel 服務(wù)器為基礎(chǔ)設(shè)計開發(fā)而成的信息系統(tǒng)通常由三個層次組成：最底層主要是由數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)等基礎(chǔ)軟件構(gòu)成；Excel 服務(wù)器安裝于基礎(chǔ)軟件層之上，能完成信息系統(tǒng)各類功能構(gòu)建；各種應(yīng)用系統(tǒng)通常建立在Excel 服務(wù)器上，將實驗室具體管理與業(yè)務(wù)需求進行模板化設(shè)計并在系統(tǒng)內(nèi)固化，并且能在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中得到持續(xù)不斷的升級、優(yōu)化。

圖1 基于Excel 服務(wù)器的信息系統(tǒng)架構(gòu)圖[1]

3 Excel 服務(wù)器的特點及應(yīng)用于建材檢測實驗室信息管理的優(yōu)勢

3.1 用戶自主開發(fā)

實驗室管理層可按照實驗室現(xiàn)有的程序文件、作業(yè)指導書等建立系統(tǒng)，并可以方便地進行二次開發(fā)。

在商業(yè)化的LIMS 系統(tǒng)中，有很多的軟件供應(yīng)商可以選擇。這些LIMS 軟件都有一個共同的特點，即軟件封裝在實驗室引進系統(tǒng)前均已完成，軟件供應(yīng)商已在系統(tǒng)中完成了有關(guān)業(yè)務(wù)流程的設(shè)置，實驗室如果想讓該系統(tǒng)執(zhí)行自身的內(nèi)部質(zhì)量管理程序，通常需要進行二次開發(fā)。此時，實驗室通常會面臨實驗室流程保留或軟件本身流程保留的選擇問題。實驗室必需在供應(yīng)商的技術(shù)支持下才能進行程序修改和新建，但供應(yīng)商通常不可能將二次開發(fā)端口放開；而且二次開發(fā)周期長，費用高，會造成人、財、物力的浪費。

以Excel 服務(wù)器為基礎(chǔ)構(gòu)建的管理系統(tǒng)不涉及二次開發(fā)成本方面的問題，能基于實驗室業(yè)務(wù)需求將系統(tǒng)中的記錄或表單隨時進行更改。Excel 服務(wù)器能將系統(tǒng)設(shè)計的各種端口提供給系統(tǒng)設(shè)計人員或管理員，隨著實驗室內(nèi)部程序文件與管理制度的調(diào)整、外部評審標準的變化，系統(tǒng)設(shè)計人員或管理員能夠及時完成所需更改。

3.2 操作界面靈活

相對于各種常用軟件，Excel 辦公軟件功能相對完善，使用也最為普遍，這也是Excel 服務(wù)器操作界面直接采用Excel 電子表格界面的主要原因。基于函數(shù)與Excel 常規(guī)功能，用戶工作效率可以得到顯著提升，部分Excel 服務(wù)器甚至能向服務(wù)器內(nèi)直接導入現(xiàn)有的Excel 表單，使管理員的系統(tǒng)設(shè)計更加便利。

以Excel 服務(wù)器為基礎(chǔ)構(gòu)建的管理系統(tǒng)可以向終端用戶展示Excel 表格文件；終端用戶可以基于自己熟悉的Excel 表格，完成各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入操作而無需擔心數(shù)據(jù)安全問題；系統(tǒng)管理員則可以利用字段屬性定義、權(quán)限填寫、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、下拉框等的設(shè)置為數(shù)據(jù)準確性提供保障。

3.3 跨平臺多系統(tǒng)多設(shè)備運行

Excel 服務(wù)器可以在Windows、Mac 等系統(tǒng)上部署及設(shè)計。當前，各種系統(tǒng)、終端設(shè)備種類豐富，數(shù)量眾多，Windows、Android、IOS 為常見的幾種移動操作系統(tǒng)，它們均能在以Excel 服務(wù)器為基礎(chǔ)構(gòu)建而成的系統(tǒng)中有效運行，這也使得移動辦公得以實現(xiàn)。

3.4 消除實驗室信息孤島

各種各樣的系統(tǒng)軟件與信息技術(shù)的陸續(xù)誕生是信息化時代的一個基本標志，實驗室信息管理也因此變得更加方便快捷。在實驗室管理中存在著各種各樣的管理系統(tǒng)，例如檢驗流程管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。各種系統(tǒng)由于設(shè)計差異導致缺乏統(tǒng)一性的數(shù)據(jù)接口，使得各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)難以進行交換。

基于外部數(shù)據(jù)源的Excel 服務(wù)器在調(diào)用各類管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、集成外部數(shù)據(jù)方面更加方便，與此同時，同樣可以有效集成郵件、微信、釘釘?shù)认到y(tǒng)，打破了信息孤島之間的隔閡。

4 建材檢測實驗室構(gòu)建Excel 服務(wù)器信息管理系統(tǒng)的流程

4.1 計劃階段

實驗室管理層人員應(yīng)分析實驗室現(xiàn)狀，收集實驗室中各部門使用的各種表單、質(zhì)量記錄及流程并進行梳理、歸類，將實驗室的各業(yè)務(wù)功能進行區(qū)分，以方便終端用戶知道自己操作的內(nèi)容。

“先易后難，逐步實施”是實驗室管理者在本階段必需遵循的一個基本原則，即先開發(fā)亟待解決的、執(zhí)行過程簡單的表單及流程，在不斷運行的基礎(chǔ)上逐漸增加其余表單及業(yè)務(wù)流程。

4.2 執(zhí)行階段

系統(tǒng)管理員建立Excel 服務(wù)器應(yīng)用系統(tǒng)，并在其中設(shè)置部門、角色、用戶等基本信息；隨之在信息化管理范疇內(nèi)納入查詢/匯總/統(tǒng)計、單據(jù)管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立等實驗室數(shù)據(jù)。模塊確定后，設(shè)計者可以定義工作流、表間公式等，以Excel 服務(wù)器提供的功能為基礎(chǔ)，設(shè)計統(tǒng)計報表、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等不同的模板，同時完成發(fā)布。

圖2 Excel 服務(wù)器建立信息系統(tǒng)的過程[2]

基于預先設(shè)計成功的各種模板，終端用戶可以統(tǒng)計、查詢、填報數(shù)據(jù)，進行流程傳輸?shù)取?/p>

4.3 發(fā)現(xiàn)問題實施改進階段

對于使用Excel 服務(wù)器開發(fā)的信息管理系統(tǒng)來說，所有問題不可能一次性全部解決，這就要求所有人員在使用過程中，及時發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)問題、優(yōu)化流程，將存在的問題轉(zhuǎn)入下一次系統(tǒng)開發(fā)的計劃階段，以此實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)的不斷充實與完善。

5 結(jié)語

建材檢測實驗室發(fā)展具有持續(xù)性特征，所以管理信息化發(fā)展同樣是一項系統(tǒng)工程。Excel 服務(wù)器設(shè)計實質(zhì)上也就是建立管理制度、規(guī)劃程序、設(shè)計管理表格等實踐工作的自然延伸。目前，Excel 服務(wù)器在使用過程中仍存在一定問題，比如：附件支持功能不完善；數(shù)據(jù)量過大后反應(yīng)較慢；無法和外接物理裝置直接交換數(shù)據(jù)等，但基于Excel 服務(wù)器構(gòu)建的信息管理系統(tǒng)可以讓管理人員迅速展開二次搭建流程工作，而且調(diào)整迅速、改變簡單，可以全面滿足不同部門的個性化需要，從而實現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)變，提升管理水平，為未來實驗室的升級、優(yōu)化奠定堅實基礎(chǔ)。