分析企業(yè)BPM系統(tǒng)的有效實施

徐思思

（湖南杉杉能源科技股份有限公司，湖南 長沙 410000）

現(xiàn)階段，各行業(yè)的發(fā)展形勢不斷變化，企業(yè)發(fā)展環(huán)境不斷變遷，對企業(yè)的生存能力提出了更高要求，而這就需要企業(yè)在日常的經(jīng)營和管理過程中，需要不斷地提升自身的業(yè)務(wù)水平和核心競爭力，只有這樣才能夠在日益激烈的市場競爭環(huán)境中站穩(wěn)腳跟。而對于企業(yè)來說，實現(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展、實施流程管理、規(guī)范員工行為、提高員工的業(yè)務(wù)能力水平，對提高員工工作效率和質(zhì)量有著極大的幫助，因此，企業(yè)就需要為此做出更大努力。

1 BPM系統(tǒng)主流產(chǎn)品及分析

從目前的市場情況來說，幾款主流的工作流系統(tǒng)軟件主要為博匯數(shù)碼、上海攜創(chuàng)軟件等。現(xiàn)結(jié)合各廠家情況進行如下分析：（1） 博匯數(shù)碼。符合工作流標(biāo)準(zhǔn)，快速開發(fā)能力“良”，集成能力弱，不支持自動化測試，開放性一般。（2）上海攜創(chuàng)軟件。符合工作流標(biāo)準(zhǔn)，快速開發(fā)能力“一般”，集成能力弱，不支持自動化測試，開放性一般。系統(tǒng)實現(xiàn)方案主要為：基于現(xiàn)有的工作流產(chǎn)品，應(yīng)用工作流技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，開展二次開發(fā)，同時，基于企業(yè)業(yè)務(wù)支撐平臺，構(gòu)建基于工作流的企業(yè)級ERP系統(tǒng)。

2 企業(yè)BPM系統(tǒng)的應(yīng)用分析

2.1 業(yè)務(wù)過程描述語言與執(zhí)行工具

在企業(yè)管理工作中，部門和組織單元的流程采用不同的描述方法，此現(xiàn)象較為常見。舉例來說，E/R/T/Y部門的賬目管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)，所使用的工作流系統(tǒng)差異。尤其是大型企業(yè)，影響著企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)單元業(yè)務(wù)協(xié)同。BPM系統(tǒng)，使用跨組織業(yè)務(wù)流程描述語言以及工具，能夠有效地增強企業(yè)各部門之間的交流[1]。

2.2 建立了基礎(chǔ)架構(gòu)

企業(yè)BPM系統(tǒng)的應(yīng)用，為流程設(shè)計提供了基礎(chǔ)架構(gòu)。以往企業(yè)內(nèi)部工作流設(shè)計，主要是單方面管理主題出發(fā)，缺乏對企業(yè)業(yè)務(wù)運營活動的綜合考慮分析，局限于部門或者某類業(yè)務(wù)，難以實現(xiàn)部門或者管理專題的流程鏈接。使得信息難以共享，加之信息傳遞難度大，極易產(chǎn)生流程斷點問題。BPM系統(tǒng)實現(xiàn)了流程的有效銜接和協(xié)調(diào)，實現(xiàn)了信息共享。BPM系統(tǒng)構(gòu)建的目標(biāo)是構(gòu)建端到端的流程體系，提高業(yè)務(wù)工作效率、減少工作成本、提升業(yè)務(wù)質(zhì)量。流程管理作為企業(yè)內(nèi)部控制的常用手段，應(yīng)用在制度、業(yè)務(wù)、職能等方面，實現(xiàn)規(guī)范化操作，能夠提高企業(yè)的工作效率。

2.3 優(yōu)化流程

因為工作流系統(tǒng)的應(yīng)用，使得相關(guān)工作人員常常會忽略內(nèi)嵌業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)管理部門不重視內(nèi)嵌的業(yè)務(wù)流程，加之工作流系統(tǒng)具有復(fù)雜性，難以實現(xiàn)流程可持續(xù)化改進。利用BPM系統(tǒng)，能夠為業(yè)務(wù)人員提供大量的信息，使得人員能夠明確內(nèi)嵌流程同相關(guān)業(yè)務(wù)流程之間的銜接情況，當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)境發(fā)生變化時，在必須進行流程調(diào)整，促使流程實現(xiàn)可持續(xù)化改進，提高企業(yè)運行效率，不斷優(yōu)化流程，使得流程持續(xù)改進，成為人員開展做業(yè)務(wù)的激勵因素[2]。

3 基于崗位標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的BPM系統(tǒng)設(shè)計

以某企業(yè)為例，基于流程管理思想，設(shè)計崗位標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)BPM系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理，為相關(guān)業(yè)務(wù)的開展提供有力手段。現(xiàn)對系統(tǒng)設(shè)計做以下論述。

3.1 設(shè)計思路

企業(yè)崗位標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程管理系統(tǒng)的建設(shè)，將支撐標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程管理以及應(yīng)用為設(shè)計目標(biāo)，提供Web應(yīng)用和移動終端應(yīng)用，為企業(yè)各部門創(chuàng)建流程和修訂流程等提供有力的工具。基于崗位標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計的作業(yè)流程管理系統(tǒng)要滿足以下要求：（1） 企業(yè)內(nèi)部控制；（2） 滿足基層職工學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、規(guī)范操作、保障等。

3.2 系統(tǒng)總體架構(gòu)

按照以流程管理需求為主的業(yè)務(wù)需求，構(gòu)建流程管理系統(tǒng)架構(gòu)。基于崗位標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)流程管理系統(tǒng)架構(gòu)可劃分以下層面：（1） 數(shù)據(jù)層。主要為各類數(shù)據(jù)，包括供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)和文檔數(shù)據(jù)等。以視圖或者數(shù)據(jù)表等方式實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與流程數(shù)據(jù)的保存工作。標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程編制主要是利用aris平臺。數(shù)據(jù)來源是人力資源管理系統(tǒng)和其他信息管理系統(tǒng)。（2） 服務(wù)層。基于標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程管理需求，圍繞多條主線，包括編制和審核等，實現(xiàn)流程應(yīng)用和管理。（3） 表現(xiàn)層。系統(tǒng)門戶只有相關(guān)人員能夠訪問，包括集團、子公司、部門等的人員，包括管理人員和作業(yè)人員。用戶能夠按照自身的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置門戶展現(xiàn)內(nèi)容，詳情見圖1。

圖1 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程管理系統(tǒng)架構(gòu)圖

3.3 功能模塊

企業(yè)崗位標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，具體包括以下功能模塊。

（1） 流程管理。此模塊具備流程編制、流程審核、流程發(fā)布、用戶意見提交、用戶意見審核、信息維護等功能。流程管理是整個系統(tǒng)中最基礎(chǔ)的部分，其主要分為兩個步驟，第一步是根據(jù)整個流程管理的體系結(jié)構(gòu)搭設(shè)相應(yīng)的組織框架，并在框架的基礎(chǔ)上對整個流程進行梳理和分類，將其具體細化到分層管理。第二步是進行流程管理系統(tǒng)的集成，通常情況下，企業(yè)中都會擁有多套流程，而系統(tǒng)在對某一個流程進行執(zhí)行的過程中，需要操作者對該系統(tǒng)執(zhí)行的質(zhì)量、成本以及內(nèi)部管控等多個方面的要求進行了解，這個過程就較為煩瑣，不利于系統(tǒng)執(zhí)行效率的提升，而BPM系統(tǒng)就是針對該問題，進行了流程管理的系統(tǒng)集成，建立一套能集成企業(yè)各業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)平臺。其能夠?qū)⑵髽I(yè)各個流程管理體系，如質(zhì)量管理體系、內(nèi)控體系、采購管理體系、生產(chǎn)管理體系等集成為一體，保證設(shè)計的流程體系能夠綜合的實現(xiàn)這些管理要求。

（2） 流程宣貫。此模塊具備作業(yè)流程學(xué)習(xí)和查閱功能、交流功能、培訓(xùn)記錄功能等。用戶利用此功能模塊，能夠滿足用戶學(xué)習(xí)、視頻文件觀看等功能。

（3） 流程執(zhí)行。此模塊主要功能包括流程細化、信息關(guān)聯(lián)等功能。管理人員利用此功能目標(biāo)，能夠?qū)崿F(xiàn)以下業(yè)務(wù)：將作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)現(xiàn)場實際情況的結(jié)合、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和風(fēng)險預(yù)控管理的有效結(jié)合等，轉(zhuǎn)化為能夠滿足生產(chǎn)現(xiàn)場應(yīng)用的“執(zhí)行流程”，當(dāng)實現(xiàn)和作業(yè)人員的科學(xué)匹配后，通過PC和短信等方式實現(xiàn)任務(wù)發(fā)布，達到標(biāo)準(zhǔn)化管理。流程執(zhí)行是流程落實最為重要的環(huán)節(jié)，執(zhí)行過程如圖2所示。

圖2 流程執(zhí)行過程圖

（4） 其他功能模塊。包括流程評價、移動應(yīng)用功能模塊、系統(tǒng)管理模塊、我的主頁模塊。利用此系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營標(biāo)準(zhǔn)化管理、信息化管理，提高管理工作效率。

3.4 具體應(yīng)用

在實際應(yīng)用中，BPM系統(tǒng)支持客戶數(shù)據(jù)的一次性錄入，這大大方便了操作者的操作流程，也提高了整個系統(tǒng)的運行效率，并且在操作者將所有數(shù)據(jù)輸入之后，系統(tǒng)便能夠自行實現(xiàn)從訂單到項目全過程貫通，能夠自動傳遞以及共享。與傳統(tǒng)系統(tǒng)相比，其不僅大大提高了工作效率，還提供了整個工作過程的精確度，避免在工作中因為工作人員的失誤或者疏忽而出現(xiàn)一些不必要的工作麻煩。通常情況下，當(dāng)數(shù)據(jù)輸入之后，系統(tǒng)自行開始運行時，就會開始自動分單，依據(jù)模板類型自動生成Word或者Excel，將所有訂單的信息都進行信息化統(tǒng)計，與此同時，系統(tǒng)還能夠主動推送待辦事項，采取桌面通知或者郵件等方式提醒，避免操作者出現(xiàn)遺漏情況。另外，BPM系統(tǒng)還具有比較高的智能性，其能夠?qū)崿F(xiàn)對單據(jù)狀態(tài)的動態(tài)化跟蹤，對即將超時或者已經(jīng)超時的單據(jù)，系統(tǒng)自動給予紅色或者黃色預(yù)警，實現(xiàn)風(fēng)險的有效管控。

總體來說，BPM系統(tǒng)就是一個更加高效、便捷和智能化的系統(tǒng)，該系統(tǒng)都能夠向操作者提供各種便捷的使用工具，以便操作者能夠進行迅速地流程設(shè)計、系統(tǒng)集成以及實現(xiàn)系統(tǒng)的高效執(zhí)行等。在對其進行使用的過程中，其不僅能夠提供可視化的流程建模工具，讓操作者進行便捷直觀的操作，大大提高了操作效率。除此之外，該系統(tǒng)比較強的可編程功能，當(dāng)企業(yè)有需要的時候，編程人員只需要進行簡單的操作，便能夠在短時間內(nèi)用最少的精力和最小的時間成本來完成流程的實施，每個流程都能夠不用編程就定義。這種便捷性，不僅能夠讓編程人員可以將自身的精力放在更深層的系統(tǒng)技術(shù)和集成上，也能夠讓企業(yè)的業(yè)務(wù)人員輕松地參與到整個系統(tǒng)的編程中，使系統(tǒng)的編程能夠和企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)業(yè)務(wù)流程進行有效結(jié)合，甚至在必要的情況下，企業(yè)的業(yè)務(wù)人員也可以參與到業(yè)務(wù)流程的改造中，全面提高其操作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，BPM的有效實施，需要結(jié)合企業(yè)的實際需求，設(shè)計BPM系統(tǒng)架構(gòu)，建立多個功能模塊，包括流程宣貫、流程管理等，支持各項工作的開展。并且BPM系統(tǒng)也具有比較高的便捷性和可靠性，是一種更加高效的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，其在企業(yè)當(dāng)中的普及應(yīng)用，能夠更好地提高企業(yè)的業(yè)務(wù)效率，有利于企業(yè)的良好持續(xù)發(fā)展。