試論航空企業(yè)檔案工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新

張寧

摘要：當前我國關(guān)于智慧檔案館的理論研究和建設(shè)實踐不斷深入，并取得了一定的成效。航空企業(yè)作為我國重要的軍工企事業(yè)單位，其檔案工作重要性不言而喻。結(jié)合新理論、新實踐的發(fā)展，本文通過分析當前航空企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及存在問題，提出了新時期航空企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新的對策與建議。

關(guān)鍵詞：檔案工作智慧檔案轉(zhuǎn)型創(chuàng)新航空企業(yè)

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能的研究越來越深入，檔案信息化建設(shè)在經(jīng)歷了檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案館的十年穩(wěn)固發(fā)展，逐步進入探索和實踐智慧檔案建設(shè)的新階段。我國檔案學術(shù)界關(guān)于智慧檔案、檔案智慧化管理、智慧檔案館等的研究如火如荼，浙江、青島、南京等地關(guān)于智慧檔案建設(shè)的實踐已取得一定成果。在當前學術(shù)趨勢背景、新技術(shù)背景、新社會發(fā)展背景下，重新審視航空企業(yè)檔案工作具有重要的戰(zhàn)略意義。

一、新時期航空企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新的方向

（一）檔案數(shù)據(jù)是流動的能量符號

在數(shù)字環(huán)境下，檔案存在形態(tài)不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)形態(tài)，而是以數(shù)字化的符號形態(tài)存在。尤其是大數(shù)據(jù)、云計算和移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應用，使得檔案不僅最大限度地體現(xiàn)了“信息層面的價值”，也最大限度地發(fā)揮了其“數(shù)據(jù)層面的價值”。正是因為這種價值的被認知才使其所包含的知識得以提煉，其所蘊含的智慧得以顯現(xiàn)。檔案不再是孤立的數(shù)據(jù)，而是流動的能量符號，成為主動的驅(qū)動力量，通過數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)發(fā)揮“數(shù)字引擎”作用，并在流動中實現(xiàn)符號-數(shù)據(jù)-信息-知識-智慧的轉(zhuǎn)變，不斷助推業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率的提升。

（二）檔案管理模塊深入融合業(yè)務(wù)流程體系

企業(yè)信息化與檔案信息化同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步發(fā)展既是基本原則，也是發(fā)展趨勢。檔案管理模塊融入企業(yè)業(yè)務(wù)流程體系的程度成為檔案信息化建設(shè)成果的一個重要評定標準。從我國各省市數(shù)字檔案館、智慧檔案館建設(shè)實踐成果可見，傳統(tǒng)檔案管理“末端收集、分段管理、獨立開展、紙介文檔”的模式已然不符合新時期社會發(fā)展要求，取而代之的是“前端控制、全程管理、協(xié)同運營、電子文檔”的管理模式。檔案管理模塊不再孤立，而是在企業(yè)治理框架下通過頂層設(shè)計與其他業(yè)務(wù)模塊產(chǎn)生相互關(guān)聯(lián)和協(xié)同，從而打破各類數(shù)據(jù)條塊的分割約束，暢通信息通道，為檔案數(shù)據(jù)的智慧管理、智慧開發(fā)以及智慧利用提供契機與可能，以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的新能力和新價值。

（三）智慧檔案館是檔案信息化建設(shè)的新階段

智慧檔案館研究緣起于智慧城市概念的提出，是在智慧城市建設(shè)的大背景下逐漸滲透到檔案工作領(lǐng)域的。智慧檔案館是檔案信息化建設(shè)的新階段，在鞏固和提升數(shù)字檔案館建設(shè)成果的基礎(chǔ)上，采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，構(gòu)建智能管理多元化檔案信息資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。其主要特征是智能、泛在、互聯(lián)、便捷、高效，其核心功能不僅在于檔案信息和知識的收集、組織傳遞和共享，還在于對檔案信息和知識的轉(zhuǎn)化，即促進用戶對檔案信息和知識的內(nèi)化、活化、價值化。智慧檔案館是檔案事業(yè)納入國家智慧戰(zhàn)略體系、適應國家宏觀戰(zhàn)略布局的必然選擇，也是檔案館轉(zhuǎn)型創(chuàng)新與智能化技術(shù)交匯融合的必然產(chǎn)物，符合新時代下用戶對未來檔案館服務(wù)新形態(tài)、新內(nèi)容和新路徑的期盼。

二、當前航空企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀及存在問題

（一）重視度有提高，但整體發(fā)展思路不清晰

隨著航空企業(yè)信息化的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導和檔案部門對檔案信息化建設(shè)的重視度不斷提高，在人、財、物分配上給予了一定支持，主要表現(xiàn)在檔案信息管理系統(tǒng)的購置升級以及實體檔案新館的建設(shè)。但整體發(fā)展思路不清晰，即使有《航空工業(yè)企事業(yè)單位數(shù)字檔案館等級考核評定驗收管理辦法》可參考進行數(shù)字檔案館建設(shè)，但從企業(yè)全局出發(fā)可發(fā)現(xiàn)，檔案工作欠缺長期發(fā)展規(guī)劃，在檔案信息收管存用的理念、范圍和模式方面缺乏清晰的目標設(shè)定。

（二）制度體系建設(shè)有進步，但仍不完善

2012年航空工業(yè)集團公司編制檔案工作制度體系表，采用樹狀結(jié)構(gòu)顯示檔案工作制度體系構(gòu)成及關(guān)系，將涵蓋制度分為以下三個層次：檔案工作規(guī)定、檔案管理制度、檔案工作細則。經(jīng)過幾年發(fā)展，各航空企業(yè)檔案制度體系建設(shè)不斷加強，各門類檔案管理基本制度基本健全，關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)管理的標準規(guī)范也在不斷研究制定中。但普遍缺乏檔案工作管理的頂層文件和一些工作細則，例如信息系統(tǒng)三員管理制度、數(shù)字資源管理制度、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)要求、系統(tǒng)安全控制要求等。

（三）管理模式有改變，但未實現(xiàn)單套制

隨著計算機技術(shù)應用的普及、電子文件的產(chǎn)生，尤其是航空企業(yè)引入PDM、TDM等數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)后，紙質(zhì)文件和電子文件按照業(yè)務(wù)流程“雙軌制”流轉(zhuǎn)，檔案管理模式也相應發(fā)生改變，不僅歸檔模式為“雙套制”，而且技術(shù)文件的全生命周期受控管理也從傳統(tǒng)紙質(zhì)流轉(zhuǎn)發(fā)展為電子文件流轉(zhuǎn)。但在此過程中并未實現(xiàn)單套制管理，即屬于電子形式的檔案就保存電子的，屬于紙質(zhì)的檔案就保存紙質(zhì)的，原生狀態(tài)就是“原件”。

（四）信息孤島已被打破，但與異系統(tǒng)融合度不高

順應時代發(fā)展需要，檔案工作已從末端管理、被動接收向全程管理、主動融合轉(zhuǎn)變，檔案信息管理系統(tǒng)與OA、PDM、TDM等建立數(shù)據(jù)歸檔接口，并在一定程度上參與異系統(tǒng)關(guān)于電子文檔分發(fā)受控歸檔等模塊的開發(fā)設(shè)計。檔案管理模塊不再孤立，信息孤島現(xiàn)象已被打破，但就數(shù)據(jù)流通性、可用性而言，檔案信息管理系統(tǒng)與異系統(tǒng)之間的融合度不高。這主要表現(xiàn)為：被動接收歸檔的電子文件，無審核駁回權(quán)限；電子文檔的分發(fā)受控管理不能同步異系統(tǒng)；異系統(tǒng)電子文檔創(chuàng)建分類不清晰嚴重影響歸檔后的分類整理。

（五）檔案信息化在發(fā)展，但建設(shè)水平參差不齊

航空工業(yè)自2007年開始就在全行業(yè)開展企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作，截至2017年已有77家單位通過建設(shè)方案評審，其中55家通過了評定驗收。應該說，近十年來航空工業(yè)檔案信息化建設(shè)取得了較好的成績，檔案工作現(xiàn)代化水平不斷提高。但縱觀全行業(yè)，各航空企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平參差不齊，數(shù)字檔案館評定等級有高有低，即使被評定為一級數(shù)字檔案館，其檔案信息化發(fā)展空間仍然巨大，距離智慧檔案館建設(shè)要求仍有很大差距。尤其是在航空工業(yè)全面推進基于MBD三維設(shè)計制造等技術(shù)的形勢下，航空檔案的形式、內(nèi)容、存儲介質(zhì)和管理方式都面臨新的挑戰(zhàn)，檔案信息化工作碰到新的瓶頸，必須尋求新的突破。

三、航空企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新的對策與建議

（一）明確檔案信息化建設(shè)的發(fā)展思路

要明確檔案信息化建設(shè)的發(fā)展思路，首先思想觀念必須轉(zhuǎn)變，要擺脫固有的檔案思維，用全新的視角去審視檔案工作。檔案信息化建設(shè)是一個連續(xù)性的過程，隨著時代背景變換，并且在不同階段有著不同的內(nèi)涵與內(nèi)容要求，因而需要立足實際現(xiàn)狀，不斷創(chuàng)新思維。一方面，從理論層面深化對檔案信息化的研究與探索，無論是數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，都要從更加長遠的視角設(shè)計檔案信息化建設(shè)的目標、原則、方法、內(nèi)容與路徑。另一方面，要立足航空企業(yè)具體實際，研究檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵與基本路徑。當前各航空企業(yè)正致力于建設(shè)數(shù)字檔案館并開展檔案數(shù)字化工作，在此基礎(chǔ)上，檔案信息化建設(shè)要進一步將檔案工作充分融入企業(yè)信息化建設(shè)中，要深入進行電子文件管理和檔案信息資源整合與開發(fā)的數(shù)字轉(zhuǎn)型，將新技術(shù)應用于流程再造與系統(tǒng)建設(shè)中，逐步實現(xiàn)檔案管理的自動化向智能化、智慧化有序升級。

（二）建立健全檔案工作制度體系

航空企業(yè)應多關(guān)注和借鑒國內(nèi)外各行業(yè)檔案工作制度體系的建設(shè)情況，結(jié)合自身特點，制定符合企業(yè)檔案工作發(fā)展需求的制度體系，同時注意適時修訂、完善。基于現(xiàn)實問題，需要注意建立健全的檔案工作制度：一是綜合性的管理制度，主要有檔案工作管理辦法、檔案機構(gòu)工作職責、檔案崗位責任制度等。二是各門類檔案基本管理制度，主要有管理類檔案、實物檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、標準檔案、電子檔案等管理制度。三是業(yè)務(wù)管理方面的制度，主要包括安全保密、鑒定銷毀、執(zhí)法監(jiān)督、人員培訓、檔案工作獎懲等。四是專項工作制度，主要是數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范標準。

（三）實現(xiàn)單套制管理必須強化頂層高端設(shè)計

隨著檔案信息化建設(shè)的深入開展，檔案單套制管理成為必然發(fā)展趨勢。要實現(xiàn)真正意義上的“原生狀態(tài)”檔案單套制管理，實現(xiàn)“智慧企業(yè)”背景下的“智慧檔案”，檔案部門必須切實參與企業(yè)檔案信息化頂層設(shè)計。尤其是基于數(shù)字檔案館建設(shè)的前車之鑒，智慧檔案館的頂層設(shè)計應是一個全方位、多角度、立體式的戰(zhàn)略架構(gòu)和總體設(shè)計。從管理層次上，既要有宏觀層面的企業(yè)政策引導和支持，又要有中觀層面的制度體系保障，還要有微觀層面的建設(shè)、運行與維護管理等具體措施的實施。從管理空間范圍來看，需要在企業(yè)治理框架下統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作與其他要素相互關(guān)聯(lián)和協(xié)同發(fā)展，既要兼顧各要素因業(yè)務(wù)體系不同而形成的數(shù)據(jù)條塊分割的格局，又要充分考慮到檔案工作的特殊需求。

（四）打造功能強大的檔案管理軟件

當前航空工業(yè)已實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)共享平臺的統(tǒng)籌規(guī)劃，全行業(yè)一盤棋。大多數(shù)航空企業(yè)均使用航空蘭臺檔案資源綜合管理系統(tǒng)（簡稱蘭臺系統(tǒng)）進行檔案資源管理，這也為以后各航空企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)打下了基礎(chǔ)。然而，蘭臺系統(tǒng)并非十全十美，其自身存在一些設(shè)計小缺陷，尤其是其檢索功能、多媒體管理、三維數(shù)據(jù)歸檔管理等方面。要重塑蘭臺系統(tǒng)，發(fā)揮其最大價值，一方面要從系統(tǒng)整體設(shè)計入手，結(jié)合檔案信息化發(fā)展的新理論新技術(shù)、提升檔案管理智慧化程度，在預歸檔和交換模塊、電子文件歸檔接收模塊、電子檔案長久保存系統(tǒng)、電子檔案共享利用等方面不斷完善，開發(fā)與異系統(tǒng)數(shù)據(jù)“一鍵式”歸檔模塊，并確保電子文檔的真實、完整、可用和安全。另一方面要從企業(yè)檔案工作實際出發(fā)，定制特色功能模塊，增強檔案數(shù)據(jù)、信息、知識感知和處理能力，實現(xiàn)智慧檔案館新范式轉(zhuǎn)型。

（五）多途徑提升檔案信息化建設(shè)水平

1.管理轉(zhuǎn)型與技術(shù)升級聯(lián)動創(chuàng)新。航空企業(yè)檔案工作已進入新的發(fā)展階段，在深入推進檔案信息化建設(shè)的新時期，需要以管理轉(zhuǎn)型與技術(shù)升級為兩大主線展開聯(lián)合式行動，從而帶動檔案工作的持續(xù)創(chuàng)新與發(fā)展。一方面，從管理轉(zhuǎn)型層面來說，檔案管理智慧化意識需持續(xù)提升，戰(zhàn)略與指導性制度需加強制定，檔案管理機制需優(yōu)化調(diào)整，檔案工作融合企業(yè)信息化的全局統(tǒng)籌需不斷深入。另一方面，檔案管理主體應及時識別前沿技術(shù)，并結(jié)合實際情況明確新技術(shù)的應用方向，將新技術(shù)應用方案與檔案信息化平臺建設(shè)作為管理轉(zhuǎn)型的重要支撐予以設(shè)計和布局。需要注意的是，檔案信息化建設(shè)不能過于膜拜新技術(shù)的應用，在更好履行企業(yè)檔案工作基本職能的前提下，找到檔案工作與新技術(shù)應用之間的合理融合點顯得尤為重要。

2.以檔案信息服務(wù)帶動全新發(fā)展。進入大數(shù)據(jù)時代，檔案部門的作用不僅局限于對檔案進行集中管理和提供查詢利用，還應擴展對檔案信息資源的挖掘、分析、提煉，將“死檔案”變?yōu)椤盎顢?shù)據(jù)”，通過多種方式展現(xiàn)檔案價值，以檔案信息服務(wù)帶動檔案工作的全新發(fā)展。主要方法包括以下幾種：一是注重檔案編研工作，根據(jù)主營專業(yè)方向和科研人員需求，增加檔案科研成果。二是豐富檔案信息資源種類，將不涉密且利用率高、教育宣傳意義強的檔案進行分類有序化整合，以簡明的圖文混排或生動的視頻錄像等形式予以展現(xiàn)。三是擴展宣傳服務(wù)渠道，通過網(wǎng)站、微博、微信等重塑檔案文化新形象，并注重提升檔案知識含量和用戶體驗舒適度。

3.構(gòu)建多層次檔案人才體系。做好檔案工作，人才是關(guān)鍵。一方面，企業(yè)應轉(zhuǎn)變檔案管理和用人觀念，完善用人機制和人才培養(yǎng)計劃，積極構(gòu)建多層次檔案信息化人才隊伍。既要有高層次研究型檔案專業(yè)人才，全面負責企業(yè)檔案工作規(guī)劃和信息化發(fā)展，又要有初中級管理型和實用型檔案專業(yè)才人，負責檔案收管存用等具體工作，還要有一專多能復合型人才，負責新理論、新技術(shù)與實際工作的結(jié)合應用。另一方面，基于新時代檔案工作的范圍廣、難度大、挑戰(zhàn)多的現(xiàn)實，檔案工作者自身也應樹立終身職業(yè)教育觀念，從實際出發(fā)加強培養(yǎng)現(xiàn)代化管理應用能力、檔案信息開發(fā)能力以及勇于開拓創(chuàng)新能力，積極迎接新時期檔案信息化工作挑戰(zhàn)，逐步轉(zhuǎn)變角色，向積極的檔案文化塑造者、新平臺建設(shè)合作參與伙伴、新時期技術(shù)專家的方向不斷進步。

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作者單位：中國飛機強度研究所