淺談企業制度下的檔案管理工作

梁小泉

摘要：檔案管理作為企業管理的重要組成之一，對企業的發展至關重要。筆者首先概述了現代企業制度，然后分析了企業制度下對檔案管理提出的新要求及檔案管理存在的問題，最后就做好企業制度下的檔案管理工作進行了探析。

關鍵詞：企業制度 檔案管理

中圖分類號：G271 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2019）12-0109-02

進入新世紀后，計算機技術獲得空前發展，很多企業逐步建立現代企業制度，這給企業檔案管理工作提出了更高的要求，就檔案管理自身工作而言，也應該不斷地適應現代企業管理制度，充分借助現代化手段和技術，發揮檔案管理的功能，做好檔案管理工作，助力企業發展。

一、現代企業制度概述

所謂的現代企業制度是一個特定的概念，是針對國有企業制度創新發展而提出的，具體概念為：建立法人實體，確立具有清晰產權結構、明確權利和義務、政企分開，確保企業自主經營的市場主體地位。

國有企業確立現代企業制度是經濟社會發展的必然要求，是充分激活國有企業活力的有效途徑，是公有制企業充分融入市場經濟的有效措施。在公有制經濟企業中引入現代企業管理制度，能夠助力企業高速發展。

二、現代企業制度下企業對檔案信息的要求

1.及時性

及時性是企業生產決策部署的顯著特征之一，如果不重視，就會在瞬息萬變的信息中錯失經營商機，無法滿足市場化的要求，導致企業經濟受損。連續性是企業發展的重要特征，作為有價值信息載體的檔案，如果使用正確、科學的方法進行開發，會轉化為不容忽視的生產力，提升企業的發展水平。在檔案信息及時的幫助下，企業決策層能夠迅速作出科學的決策。

2.準確性

半年內的信息是很多企業決策所需的信息之一。因為和決策有關的信息并非是靜態的，而是在不斷的變化之中，而檔案則可以把動態的信息以靜態的形式保存起來，以滿足企業各項活動的需求，最終為決策提供必要的支撐和依據。如果信息無法被集中管理，再加上檔案自身的隱蔽特征，有時很難提供準確的檔案信息支撐，因此作為檔案管理人員，必須確保檔案信息準確性，以免誤導最終的決策。

3.適用性

一段時間內企業經營管理活動和這一段時間的環境、政策等息息相關。隨著時代的發展和進步，我們必須以辯證的思維去偽存真，在眾多的信息中找到對當下有用的信息并繼續保存，用以對企業經濟生產進行指導。就當前發展形勢而言，企業選擇的重點應該是信息，在眾多的檔案信息中總結、提煉有用的信息，從中找到規律，深入總結、概括、濃縮，保持檔案信息的嚴謹性，使之成為對企業發展有利的信息綜合體，在企業管理各個部門、管理中傳遞和使用，保證各個部門和個人根據部門的特征和自身的工作情況，選用最佳的信息。

4.完整性

隨著企業的發展，需要的信息支撐越來越多。要發掘更多對企業發展有利的信息，檔案管理就必須做到完整。如要預測下一年企業的各項經營指標，就需要大量完整的信息做支撐，以便于提升預測的精準性。

5.經濟性

經濟性不難理解，有兩層意思，一是投入最小，二是收入最大。本文中所講的經濟性指的是企業在檔案管理中的投入。任何一個現代化企業都想利用最小的投入獲得最大的收益，檔案管理也不例外，也是想使用有限的人力物力財力投入，獲取盡可能多的有效的檔案信息，不斷拓展信息渠道，提升信息的效能。

三、企業制度下的檔案管理存在的問題

1.檔案信息意識有待提升

和現代企業制度下的其他工作相比，檔案管理工作者普遍不受重視，雖然很多企業已經認識到檔案管理的重要性，也作出了一些努力和改變，但是并沒有從根本上解決問題。企業沒有足夠強的檔案信息意識，大多企業重視經營及提升經濟效益，主觀上邊緣化對效益提升作用不大的檔案管理工作。

2.管理人員水平有待提升

社會的發展也帶來信息安全問題，檔案管理人員應該具有較強的專業性，但是現在很多企業從事檔案管理工作的人員綜合素質有待提升。造成上述情況的原因主要是因為國內專業化的檔案管理人員比較缺乏，培養人員不到位。很多高校重視培養經濟發展性人才，開設很多比較熱門的專業，卻并未重視檔案信息管理人人才的培養，最終導致檔案管理從業人員專業性不強。

3.管理手段落后‘檔案管理手段落后也是造成檔案管理工作效率不高的原因之一。很多企業的檔案管理手段比較原始，設備老化，還存在手動錄入、人工檢索的方式，在檔案管理中沒有引入現代化科學技術和手段。人工工作的影響因素較多，在管理工作中難免出現紕漏，從而導致檔案信息記錄不全，進而影響后續工作的開展，最終影響企業的生產經營活動。

四、提升企業制度下檔案管理水平的途徑

1.增強檔案意識

企業管理層應該認識到檔案管理的重要性，帶頭學習檔案管理知識，不斷提升管理水平，在企業內部形成重視檔案管理的氛圍。重視檔案管理人才的培養，宣傳推介檔案管理工作，讓內部員工了解檔案管理，深化認知認同檔案管理。探索多樣化的培養方式，如引入數字技術、信息化技術、計算機技術，以圖文結合、喜聞樂見的方式提高培養的針對性和效果。企業領導應帶領員工學習檔案管理知識，尊重檔案管理人員，提高檔案管理人員企業認同感。

2.提高專業性

針對企業內部檔案管理水平不高，人員能力有待提升的問題。企業可以采取人才引進的方式提升企業檔案管理層次。在公司人才招聘過程中，納入檔案專業人才，在學校中招聘檔案管理相關專業的畢業生，充實企業檔案管理人才隊伍。對現有的檔案管理人員，傾注更多的精力培養，創造更多的培訓機會，讓他們接受更專業、更科學的培訓，不斷提升其知識水平，滿足現代企業檔案管理的人才需求。檔案管理人員水平的提升，帶動檔案管理工作的提升，最終實現助力企業生產經營活動的目的。

3.引入現代化工作設備

進入新世紀后，信息技術、計算機等技術的發展深刻的改變著我們的生活和工作方式，讓我們的工作效率更高。我們可以借鑒在工業、農業等領域引入電子信息技術以提升工作效率的啟示，把其引入檔案管理工作之中。企業要真正重視科學技術在企業發展中的重要性，在檔案管理領域引入整套的信息化設備，借此建立電子檔案，推廣電子檔案管理模式，提升信息準確性的同時，更提高了檔案管理的效率和水平。

4.正確處理手工操作與現代化管理的關系

我們應該清醒地認識到，檔案管理的現代化并非一朝一夕可以實現，必須經歷一個完整的過程，在此過程中現代管理手段和人工操作形式會同時存在。我們要用辯證的思維對待這一階段，讓人工參與一些基礎性工作，如信息的收集、鑒定等。我們不能因為檔案管理現代化就摒棄手工操作。所以，我們在不斷引進、更新設備的同時，也要深化學習傳統檔案管理技術，很好地處理知識豐富和手段缺乏之間的矛盾。

科學技術的更新換代對企業的發展帶來很多有利的影響，檔案管理尤為如此，因此我們要敢于利用新思維、新思想、新手段來不斷提升檔案管理工作水平，不斷提高檔案管理從業者的工作積極性，以便提升檔案管理工作效能。

參考文獻：

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責任編輯：孫瑤