精準(zhǔn)扶貧檔案管理中應(yīng)當(dāng)把握好的三個(gè)業(yè)務(wù)問題

■ 吳志虹

黨的十八大以來，黨中央、國(guó)務(wù)院大力實(shí)施精準(zhǔn)扶貧精準(zhǔn)脫貧基本方略，扶貧開發(fā)進(jìn)入精準(zhǔn)扶貧新階段。在這個(gè)過程中，形成了大量的檔案。為了客觀反映黨團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)全國(guó)各族人民消除貧困、改善民生的光輝歷程，加強(qiáng)和規(guī)范精準(zhǔn)扶貧檔案工作，真實(shí)記錄各地區(qū)各部門精準(zhǔn)扶貧的工作成果，充分發(fā)揮檔案工作在推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧中的積極作用，存憑留證、資政惠民，更好地為精準(zhǔn)扶貧工作服務(wù)，國(guó)家檔案局與國(guó)務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2016〕12 號(hào)）、《關(guān)于印發(fā)〈精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法〉 的通知》（檔發(fā)〔2016〕13 號(hào)）。這兩個(gè)文件從指導(dǎo)思想、總體目標(biāo)、基本原則、主要任務(wù)、工作保障、管理辦法等幾大方面作了明確闡述和規(guī)定，回答了“為什么要做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作？”、“如何做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作？”、“怎樣管理精準(zhǔn)扶貧檔案？”3 大命題，對(duì)各地區(qū)各相關(guān)部門做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，是開展精準(zhǔn)扶貧檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循的依據(jù)。

最近，筆者反復(fù)研讀上述兩個(gè)文件，結(jié)合到基層調(diào)研指導(dǎo)中看到聽到的關(guān)于精準(zhǔn)扶貧檔案工作情況作了思考，越思考越覺得有必要把幾個(gè)業(yè)務(wù)問題說出來，與同行們共研。

一：兩個(gè)文件對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案作了界定，精準(zhǔn)扶貧檔案成為一個(gè)新的專業(yè)檔案門類。文件中是這樣表述解釋的：精準(zhǔn)扶貧檔案是指在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。文件還要求各級(jí)檔案部門要指導(dǎo)各單位準(zhǔn)確建立精準(zhǔn)扶貧檔案。文件中還對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案的類別進(jìn)行了科學(xué)劃分，即綜合類、精準(zhǔn)識(shí)別類、精準(zhǔn)施策類、精準(zhǔn)脫貧類，從這四個(gè)類別看，既包含有綜合性的政策方針方面的文件材料，也有具體實(shí)施過程中的痕跡材料，體現(xiàn)了精準(zhǔn)扶貧工作的連貫性、銜接性、程序性，客觀反映了扶貧工作從制定政策、識(shí)別、實(shí)施、結(jié)果這樣一個(gè)完整的工作過程。四個(gè)類別的劃分邏輯嚴(yán)密，指向清晰，便于各單位部門準(zhǔn)確建立精準(zhǔn)扶貧檔案。由此可見，精準(zhǔn)扶貧檔案作為一個(gè)專業(yè)檔案門類，如同林改檔案、農(nóng)村土地確權(quán)登記頒證檔案等其他門類檔案一樣，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)門類集中、類別集中、保管集中。只有集中，才能實(shí)現(xiàn)四個(gè)類別的劃分，如果把精準(zhǔn)扶貧檔案分散開去而不成套，那么分四類則無法操作。所以，把精準(zhǔn)扶貧檔案集中起來，使之成套，是需要把握好的第一個(gè)業(yè)務(wù)問題。

二：檔發(fā)〔2016〕13 號(hào)文編制了《精準(zhǔn)扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，細(xì)劃了每個(gè)類別的屬類，即綜合類下分為政策部署類、政策法規(guī)類、規(guī)劃計(jì)劃類、監(jiān)督管理類、組織保障類、其他類；精準(zhǔn)識(shí)別類下分為貧困村識(shí)別類、貧困戶識(shí)別類、建檔立卡信息系統(tǒng)類、其他類；精準(zhǔn)施策類下分貧困人口精準(zhǔn)扶持類、貧困地區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)類、社會(huì)扶貧類、支撐保障類、其他類；精準(zhǔn)脫貧類下分貧困縣退出類、貧困村退出類、貧困戶退出類、建檔立卡信息系統(tǒng)類、其他類。在每一個(gè)屬類下，詳細(xì)羅列了應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料種類（即三級(jí)類目），標(biāo)明了保管期限。因此，在收集整理精準(zhǔn)扶貧文件材料時(shí)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對(duì)照該表，歸類要精準(zhǔn)，期限要準(zhǔn)確。檔案部門在制定實(shí)施細(xì)則時(shí)應(yīng)當(dāng)在遵循該表的前提下結(jié)合工作實(shí)際對(duì)每一個(gè)屬類中的歸檔文件材料種類進(jìn)行補(bǔ)充和延伸。所以，不宜用文書檔案、項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案等檔案門類取代精準(zhǔn)扶貧檔案的四個(gè)一級(jí)類目和二十個(gè)二級(jí)類目。這是需要把握的第二個(gè)業(yè)務(wù)問題。

三：檔發(fā)〔2016〕13 號(hào)文第七條給出了精準(zhǔn)扶貧檔案的整理方法，規(guī)定精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)當(dāng)分門別類整理：文書檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT22）進(jìn)行整理，扶貧項(xiàng)目檔案按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GBT11822） 進(jìn)行整理，扶貧資金檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理，照片檔案按《數(shù)碼照片規(guī)范歸檔與管理規(guī)范》（DAT50）進(jìn)行整理，電子檔案按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GBT18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

其中，文書檔案的整理方法規(guī)定以“件”為單位進(jìn)行整理（業(yè)界稱為新方法），實(shí)際上就意味著排除了以“卷”為單位的整理方法（業(yè)界稱為舊方法），更不能新舊整理方法混用。需要特別注意的是整理是指對(duì)最低一級(jí)類目中的精準(zhǔn)扶貧文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。

在分類時(shí)，應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同年度、不同類別、不同保管期限，如下表所示：

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另外，精準(zhǔn)扶貧檔案分類與歸檔文件分類是兩個(gè)概念和范圍不同的操作步驟，如果不把精準(zhǔn)扶貧檔案的四個(gè)一級(jí)類目和二十個(gè)二級(jí)類目劃分清楚，那么所有的精準(zhǔn)扶貧文件材料混雜在一起，是無法按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行分類整理的。

在編號(hào)時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意的是：1、機(jī)構(gòu)或問題項(xiàng)填寫二級(jí)類目名稱；2、件號(hào)為三級(jí)類目中的每件文件材料順序號(hào)；3、三級(jí)類目中的文件排列時(shí)不同保管期限的文件不能順排在一起。歸檔章填寫應(yīng)當(dāng)如圖例：

圖例一：

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圖例二：

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圖例三：

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圖例四：

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在編制檔號(hào)時(shí)，應(yīng)當(dāng)按《檔號(hào)編制規(guī)則》（DAT13）和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第三十三條要求，檔號(hào)的構(gòu)成要素要齊全，歸檔章中的項(xiàng)目?jī)?nèi)容要在檔號(hào)里得到一一對(duì)應(yīng)和體現(xiàn)，如圖例：

全宗號(hào)—WS.2016—決策部署—永久—件號(hào)

全宗號(hào)—WS.2017—決策部署—永久—件號(hào)

全宗號(hào)—WS.2016—決策部署—30年—件號(hào)

全宗號(hào)—WS.2017—決策部署—30年—件號(hào)

……

在排列上架時(shí)，排列順序應(yīng)當(dāng)與整理時(shí)的分類方案一致，例如分類方案為：年度- 問題- 保管期限，上架排列順序則應(yīng)當(dāng)為：年度——同一年度內(nèi)的問題——同一年度和問題內(nèi)的同一保管期限。

總之，《關(guān)于做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作的意見》和《關(guān)于印發(fā)〈 精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法〉 的通知》已經(jīng)將精準(zhǔn)扶貧檔案工作中的“收哪些”、“怎么整”、“如何管”規(guī)定得十分清楚明了了，各地各相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)其熟讀研判，原原本本地執(zhí)行國(guó)家規(guī)章，在制定實(shí)施細(xì)則時(shí)作微調(diào)，而不是大動(dòng)，從而避免政出多門，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。