新形勢下事業單位檔案管理與創新策略初探

祁曉偉

摘 要：事業單位作為政府的重要輔助單位，具有一定的公益性質，其管理工作受到廣泛關注。然而，隨著新時代的到來，在新形勢下事業單位檔案管理工作不能滿足新形勢的要求，亟需創新改革。因此，適時進行新形勢下事業單位檔案管理與創新策略初探研究具有一定的現實意義。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；創新策略

引言

“互聯網+”逐漸開始應用到社會的各個領域，并且取得了非常顯著的應用效果。尤其是在事業單位檔案管理中，這本身就是一項復雜且系統的工作，隨著信息化進程的不斷加快，如何對檔案室中的檔案進行高效的管理，成為檔案管理人員需要著重考慮的主要問題。因此，相關人員應該充分利用信息化的技術手段，加強事業單位檔案管理的數字化建設，做好相應的安全防范工作，進而推動檔案管理工作的順利進行。

1事業單位檔案管理中存在的問題

1.1缺乏檔案管理意識

事業單位在實際的經營管理中，缺乏對檔案的管理意識。部分事業單位對于檔案的管理并沒有給與足夠的重視，并且缺乏對檔案管理的相關法律法規。因此，事業單位檔案管理工作，在我國事業單位當中并沒有得到很好的實施。由于檔案管理意識的缺乏，在事業單位的管理工作中的體現相對較為明顯。大部分事業單位并未引起對檔案管理工作的重要性。長期對于檔案管理的忽視，導致事業單位并沒有及時的對檔案做出整理與總結。

1.2檔案清理難度較強，并且堆積較重

當前形勢下，絕大部分事業單位在檔案管理工作中，仍然采用的管理模式相對較未枯燥、單一、單調。這種檔案管理模式更適合與傳統模式管理方式。隨著社會經濟的發展與進步，人才的流動已經是司空見慣的現象。傳統模式下的檔案管理方式，已經不能夠順應當前事業單位檔案管理工作的發展需要。當事業單位的員工退休或者離職時，該部分員工的檔案并沒有被妥善的處理，不會被及時的更新，更不會被清理掉。隨著時間的不斷的向前推移，越來越多的無效檔案堆積如山，這些無效檔案不但占據了大量的辦公空間，更不利于人力資源工作的開展。

1.3影響著事業單位的信譽度

事業單位在以往的檔案管理過程當中，經常會由檔案記錄出現偽造的現象。例如，許多檔案中年齡、學歷、工作經驗等方面，出現與實際不相符合的情況。此外，事業單位對其內部員工檔案管理當中，很多地方出現不足與缺陷。進而導致檔案的管理不到位。致使外界對事業單位的整體信譽度出現下降。

2、事業單位檔案管理工作的作用

從工作性質方面來分析，檔案的收集和管理工作對政策性和保密性要求較高，是一項高度專業化的工作，因此管理部門應當重視檔案工作方面的內容。檔案文件資料是我國事業單位內部信息的重要載體和主要的信息源。檔案收集管理工作的順利開展影響到單位資源是否能夠有效開發，尤其是當今社會高速發展，順應社會發展趨勢，工作部門建立系統、民主、科學的管理制度，對單位的生存和發展都有著十分重要的作用。在我國事業單位中，檔案管理工作無疑已經成為了保證單位能夠協調有序并且高效運行一項工作。

3我國事業單位檔案工作提升策略

3.1加強對檔案管理的重視程度，提升投入力度

要想改變我國事業單位檔案工作的現狀，首先就要讓工作人員在思想上對檔案收集管理工作有一個正確的認識，適時的進行檔案重要性的普及宣傳工作，以期達到培養全體工作人員對檔案管理重視的目的。只有對檔案工作有了足夠的重視，才能調動部門工作人員的積極性，只有長期進行普及工作，才能讓全體工作人員對檔案的重要性有深刻的理解和認識。其次，就是要加強我國事業單位工作人員對檔案工作有一個整體的科學性的認識，在進行檔案收集工作時要采取科學合理的方法來管理，能夠保證在完成工作量的同時保持工作質量，提升工作效率。

3.2善用信息化手段，改進檔案管理功能

隨著我國社會的發展，如今信息化已經成為一種潮流，無紙化辦公已然成為單位辦公未來發展的方向。信息化的普及對檔案的收集和管理工作提供新的工作思路，在為工作提供便利的同時，也對工作人員的能力提出了新的要求。如何有效的利用高新科技來提高檔案管理工作的工作質量，同時提高工作效率成為檔案管理工作人員需要探索的新思路。

3.3建設統一化標準

事業單位要想實現辦公系統和智能檔案管理融合，就必須建立統一的標準。雖然我國對檔案管理格式和電子文件術語做了明確規定，給大多數事業單位進行信息建設交流時提供了參考，但是仔細查看可以發現，其中羅列的諸多標準更多屬于推薦類標準，單位內不同部門之間都可結合部門發展實際進行修繕調整，部門員工可能對此標準一無所知，嚴重削弱了國家標準的推行約束力。因此，事業單位要想實現辦公系統和智能檔案管理融合，必須要實施統一、標準化的內容。

3.4全面增強安全意識

對于事業單位辦公及檔案管理工作而言，信息的安全性非常重要，是開展該項工作的主要內容和方向。比如，事業單位在開展檔案管理工作時，不僅存在檔案保密級別差異，還有一系列的保密規定。其中，保密級別的設定，更多體現在單位內的紙質檔案方面，而頒發、推行的一系列保密規定，則更多體現在電子檔案方面。保護電子檔案安全，不但需要設置訪問攔截防火墻，同時還需設定相應的管理約束制度，主要針對系統病毒、黑客攻擊及人為、自然破壞，等等。因此，事業單位在辦公系統與智能檔案管理融合的過程中，應當高度重視辦公及檔案信息的安全工作，促使兩者協調安全級別，增強安全意識，保障兩者互為融合。

3.5完備設施，提升效能

為有效提高信息化管理水平和效能，事業單位必須加大資金投放力度，注重應用性軟硬件信息化基礎設施建設。首先，事業單位要根據國家檔案管理標準，充分利用便捷的信息技術手段，開發、建設優良的檔案管理操作系統，并配備標準化管理設備，創建一個科學實用的檔案信息運營網站，實施信息化操作和管理。網絡化服務是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網頁形式提供相應的檔案信息服務，可以便捷地實現網絡瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數據信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數字化程度。借助信息化、數字化管理進程，有利于進一步促進事業單位各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享。事業單位各個部門要及時整合相關檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創編成有機的資源整體，借助檔案管理操作系統優化實施信息化管理。最后，事業單位還要不斷提升網絡技術和工作平臺建設能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數字化搜集、存儲、管理、維護，充實檔案信息資源數據庫，提高檔案管理的數字化效果，以更好地為發展決策、工作考核和人才培養提供有益參考。

結語

檔案信息化管理是一項系統性的工程，事關事業單位能否 持續發展。在管理實踐中，事業單位還應堅持努力，結合實際 管理工作需要和具體問題，加強信息化管理，不斷提高管理工 作效能，以更好地為事業單位管理和決策服務。

參考文獻：

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