數字檔案憑證服務關鍵問題分析

劉夢迪

摘 要：本文是針對檔案及其數字檔案的憑證服務展開了一定的研究與探討。首先，要了解什么是數字檔案，只有在對其有了基本的概念了解，我們才可進一步深層的去探究其來源與意義。其次，檔案非常重要屬性就是檔案的憑證屬性，那么，怎樣才能保障數字檔案憑證作用以及如何才能提高數字檔案憑證服務水平成為了一個重要的問題。

關鍵詞：數字檔案 檔案憑證 憑證服務

一、數字檔案的概念

所謂數字檔案，是指機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中，通過計算機等電子設備直接形成以數字代碼記錄的歷史記錄。數字檔案是一種新型檔案。

二、關于檔案的憑證屬性

（一）檔案屬性的研究

檔案具有屬性，然而檔案的重要屬性就是檔案的憑證屬性，如果失去甚至沒有了這一重要的屬性，檔案也就根本不可能存在了。

1、檔案本身具有憑證的屬性。憑證屬性是檔案之中比較明顯的屬性，由于“它可以作為查考、爭辯、研究和處理問題的依據”，因此檔案憑證已經非常常見。人們就是通過檔案的憑證屬性才對檔案有了最初的認識。

2、形成檔案的唯一對象物質來自于文件。檔案是通過文件轉化而來的，這可以從檔案實踐以及檔案理論中發現，只有文件才可以轉化成檔案。據此可以推論和確定“能夠形成檔案的必定是文件”。從“檔案的由來是通過文件的轉變”的傳統觀點，獲得“能夠形成檔案的必定是文件”的推論是非常重要的，因為通過以上推論我們可以排除，并將檔案憑證屬性的來源研究集中到“文件”這一點上。[1]

（二）檔案整理給檔案憑證屬性帶來的影響

由于文件轉化為檔案并不是一個自然的過程，所以不能確定檔案整理是否能對文件的憑證屬性產生變更影響。但根據檔案整理的一些相關內容，檔案人不會對文件本身有任何的修改，所以文件的屬性不會因為整理檔案被輕易改動。之所以在整理檔案時要遵守這樣不能隨意改動文件的原則，是因為檔案的憑證作用來源于文件，所以，只要維護住了文件的憑證屬性，才能保持住檔案的憑證作用，文件的憑證屬性被破壞了就意味著檔案憑證屬性也跟著被破壞了，意味著其自身也就不存在了。

三、如何保證數字檔案的憑證作用

（一）檔案憑證作用實現的關鍵

檔案具有憑證作用、借鑒作用和參考作用。檔案的本質特征具有真實性，其憑證作用也就在此顯現出來。在過去，紙質檔案、膠片檔案和其他一些實物檔案都具有憑證作用，在如今也并沒有斷開而是繼續沿用；而以電子形態表現的數字檔案則被定性為沒有憑證作用。為什么數字檔案不被認同和采納呢，關鍵在于它的易改性。那么解決數字檔案易改性也就成為實現檔案憑證服務作用的關鍵中的關鍵了。

（二）保證實現數字檔案憑證作用的方法

1.技術方面。隨著計算機安全管理技術的發展，很大程度上解決了檔案存儲的空間問題。彩色全息掃描這門技術，能夠保證檔案的原始性和真實性的同時，也保證了檔案的權威性。根據利用者的需求， 通過彩色打印機將其還原， 再把檔案蓋上章并簽上接待人的姓名、日期， 這些措施的利用保證了檔案的真實性， 自然，檔案的憑證作用也就能夠實現了。

2.安全管理方面。安全問題則是數字化檔案的另外一個重要的問題。如果想要實現檔案信息的網絡化，那么就一定要保障檔案管理方面的安全問題。因此， 檔案安全管理是檔案能夠被利用以及實現檔案憑證作用的關鍵所在。

四、怎樣才能提高數字檔案憑證服務水平

（一）數字檔案憑證服務工作目前存在的弊端

1.數字檔案憑證服務內容缺乏和檔案需求的提高之間的矛盾。隨著市場經濟的發展以及社會發展的多元化，檔案利用者比過去要增加了很多，人們對信息需求量的增加以及對檔案信息提出的要求，使得人們迫切的想要更加深入的了解政治以及經濟方面的信息。檔案服務工作如今已經發展成熟，但是數字檔案服務還處于初始階段，它的形式不先進并且不多元，不能夠滿足大眾的需求；一些檔案的目錄大多數只有條目，并沒有說明文字和圖片，導致查詢的人只能找到線索而且浪費了大量的時間，降低了效率，給利用者帶來了非常大的不便。數字檔案服務的這些不便，也大大影響了數字檔案憑證服務的效率。

2.檔案憑證服務技術力量薄弱。數字檔案服務的工作人員受到了前所未有的挑戰。工作人員不但要做好業務還要懂得自己所從事的專業知識，這樣數字檔案的服務工作才可以做好，才能夠發揮數字檔案的功能。目前檔案工作人員的數字化檔案方面的專業素養還不夠，盡管他們多多少少地經過了培訓，但由于還是缺少系統的專業知識以及技能訓練，在技術操作方面還是差強人意。

3.數字檔案憑證服務工作資金的問題。想要要做好數字檔案憑證服務工作，一定要配置好相關的配備。但是像設備這類產品也是需要不少的資金的。目前有些經濟不發達地區，根本開展不起來數字檔案服務工作，這些地區不可能像經濟發達地區一樣把數字檔案服務工作進行的比較到位，所以，缺少資金使得這些不發達地區無法順利開展數字檔案憑證服務。還有些部門雖然實現了數字檔案館，但是硬件和軟件設施不配套，數字檔案服務工作跟不上節奏。

（二）提高數字檔案憑證服務水平的對策

1.強宣傳，增加經費以及提高技術。目前數字檔案憑證服務工作發展不穩定，需要檔案部門給予適當的宣傳，并努力爭取得到資金的支持，要使數字檔案憑證服務工作發展得更好，檔案館也要加入其中，多為自己籌得資金，如檔案部門可利用館藏資源，給予在校師生有償的服的，既方便了師生群體也為自己增加了收入。例如：為學生們拍照和歸檔；為學生進行畢業證書翻譯；幫助老師編輯書本等進行有償服務。 [2]只有在資金的幫助下，數字檔案憑證服務才可以順利的展開。

2.加強數字檔案憑證服務的人員合作與交流。絕大部分的檔案工作人員很少會聚在一起進行系統的學習，甚至兩個不相關的部門之間交流也不會很多，但不管怎樣，一定要做好檔案人員之間的交流。只有檔案工作人員之間默契高了，專業素養更好了，數字檔案憑證服務工作才能更加順利的進展。

3.建立以大眾為中心的體系。數字檔案憑證服務的優點是網絡可以為其提供服務，檔案部門可以因此建立以利用者為中心的服務體系。檔案部門在網絡上應該提供更多的信息為使用者，給他們更加全方位的信息服務以及查詢的快樂感，只有這樣，數字檔案憑證服務水平才能夠越來越出色。

五、數字檔案憑證服務的關鍵

數字檔案具有易改性，解決了數字檔案的易改性就是解決數字檔案憑證服務的關鍵問題。首先提高技術，采用全系掃描手段確保其憑證服務的長期有效性；安全管理方面也要做到層層安全的保護措施，只有這樣數字檔案的憑證服務才能得到體現。其次，要加強宣傳，增加經費；加強數字檔案憑證服務工作人員之間的合作與交流；建立以大眾為中心的服務體系。最后，要不斷地推陳出新，使得數字檔案憑證服務的水平越來越高、在未來發展的更加順利，更加完善，讓更多的人接受。

參考文獻：

[1] 黃寶春.提高數字檔案服務水平的幾點思考[C].浙江師范大學.2010.（7）

[2] 劉新安.檔案憑證屬性的來源研究[J].北京大學.2000.（2）.