大學生檔案管理現狀及創新途徑分析

董芝艷

【摘 要】檔案管理一直是學校學生管理的重要組成部分，對于規范學生管理，服務社會起到了積極的作用，但是隨著信息技術的發展，傳統的大學生檔案管理發生了根本性的變化，因此如何規范大學生檔案管理工作，更真實客觀的為用人單位提供相應的用人參考是大學生檔案管理的基本任務，因此從理論上針對目前檔案管理不足，在認真分析的基礎上提出通過與時俱進，提高學生檔案管理信息化、豐富檔案管理內容、基于微信公眾平臺構建個性化檔案服務體系三種途徑來促進大學生檔案管理工作。

【關鍵詞】大學生;檔案管理;創新

中圖分類號： G647.24文獻標識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）18-0172-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.18.081

0 前言

檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，作為在校大學生，其在大學期間的檔案是學生在校學起期間各種學習、生活狀態軌跡的綜合反映，對于用人單位來說具有重要的參考價值。傳統的大學生檔案管理體系對于檔案保存、傳遞起到了積極的作用，學生在大學期間的檔案材料一直是學生參加工作后人事檔案的主要內容之一。在一定范圍內為規范化人事管理奠定了堅實的基礎，但是隨著學生人數、檔案內容的增加，傳統的檔案管理辦法和措施已經不能適應社會發展的信息化需求，不能適應單位對于所學人才的個性化的發展需求?？偟膩碚f隨著信息技術的發展，學生在校期間的學習生活軌跡越來越豐富，越來越個性化，這種變化到逼大學生檔案管理的革新化進程，因此傳統的大學生檔案管理發生了根本性的變化，如何規范大學生檔案管理工作，更真實客觀的為用人單位提供相應的用人參考是大學生檔案管理的基本任務，為此結合現有的研究成果，結合學校工作實踐，探討 背景下大學生檔案管理創新途徑，為推動大學生檔案管理提供一定的理論基礎，對于促進大學生檔案管理的規范化和信息化具有積極的意義。

1 大學生檔案管理現狀

檔案管理一直是學校學生管理的重要組成部分，雖然在不同的階段對于大學生檔案的管理存在一定的差異，但是針對特定時期檔案管理存在的問題，不同的學者和一線檔案管理人員對此進行研究，有效地推動了大學生檔案管理工作的發展。

朱瑞貞[1]研究指出目前大學生檔案管理缺少統一的規范要求，部分高校只是學生畢業時根據本校的實際情況和用人單位要求對檔案進行整理，將學生現有的信息進行歸檔，同時客觀上因為不重視導致高校學生檔案管理在人員配備不足，管理制度不健全管理方式不規范，手段落后。段竹芳[2]結合信息技術的發展和學生檔案管理特點，從理論上分析實現檔案管理信息化的必要性，并且結合實際工作探討檔案管理信息化的難點。在此基礎上進一步探討利用互聯網加強檔案管理工作的基本途徑。葉曉麗[3]研究指出由于就業過程中人事檔案地位受到一定程度的輕視，造成學生、學校不重視高校檔案，導致檔案管理不規范，因此從服務就業視域下對大學生檔案管理方法進行探究。陳喬輝等[4]研究指出大學生檔案管理中缺少專業的部門，人員存在一定的不足，檔案管理技術水平落后，雖然部分高校構建了電子檔案管理系統，但存在普及車工難度不高，信息化不完善等缺陷，一定程度上成為信息孤島。通過梳理發現，針對目前新形勢下大學生檔案工作管理研究涉及存在問題和解決辦法兩個層面，雖然現有的研究對于促進大學生檔案管理具有積極的推動作用，但是整體上缺少系統化的研究，尤其是缺少在信息化背景下對大學生檔案管理工作的探討，因此本研究探討大學生檔案管理，具有一定的時代性，對于推動大學生檔案管理具有積極的意義。

2 大學生檔案管理創新途徑

2.1 與時俱進，提高學生檔案管理信息化

隨著高校在校生人數的增加，檔案包含內容的增加，大學生檔案管理面臨海量的信息，傳統的檔案管理以紙質介質為主，具有直觀查看的特點，長期以來是學生檔案管理保存的主要手段，學校錄取簡表、在校期間的考試成績等等學習軌跡都以常規紙質手段進行保存，再存放過程中需要投入大量的人力物力進行整理維護，從而一定程度上保存學生完整的學校生活軌跡。雖然傳統的檔案保存管理辦法具有其優點，但是面對海量信息，在查詢處理檔案信息方面工作量越來越大，如何高效處理大學生檔案是學校檔案管理部門面臨的困境之一，隨著信息技術的發展，尤其是的發展，為有效傳遞和整理大學生檔案信息提供了一種技術上的可能，因此大學生檔案管理部門應與時俱進，積極學習并引進專門人員，從管理學角度出發，借助信息化技術構建高效學生檔案管理系統，實現學生檔案管理信息化體系建設，從而實現學校局域網內學生檔案的有效查詢和整理，在此基礎上形成學校對外的學生檔案管理交換平臺，從技術上提高整合學校大學生檔案管理的信息化。

2.2 開拓視野豐富檔案管理內容

隨著社會分工的進一步細化和就業壓力的加大，用人單位對于學生的要求越來越高，同時學生在校期間所接受的學習內容也越來越豐富，因此如何高效的收集學生在校學習生活軌跡，為用人單位提供更為詳細的評判指標是高校大學生檔案管理面臨的困境之一，根據傳統的檔案管理要求，一般學生檔案包括在學生入學錄取簡表、在校期間成績、獲獎、處分等主要內容，能較為可觀的對學生在校期間的生活學習進行一定的反應，但是隨著教學改革的推動，學生接受相應的專業培訓的機會越來越多，整體上能力也得到了較大提升，但是同時學生個體之間的差異越來越大，但是傳統的檔案管理內容無法更有效的對學生在校期間的生活、學習進行展示，導致用人單位面對學生檔案時無法在第一時間發現不同學生之間的差異，更為有效的選擇所需人才，因此應結合的發展，有效構建學生檔案體系，通過有效的技術手段和信息化技術共享學生學習、培訓經歷，通過不同層次的網絡平臺展示學生學習經歷和培訓經歷，最后經過體系化建設，形成詳細的學生電子檔案體系。從不同的角度對學生進行展示，一方面為學生就業提供強有力的支持，另一方面為企業社會選取所需的人才提供詳實參考資料。

2.3 基于微信公眾平臺構建個性化檔案服務體系

從本質上來說檔案管理工作是一個不斷完善發展的服務體系，目前處于傳統紙質出版物向電子服務轉化的關鍵時期，各種信息化技術的使用一定程度上實現了檔案管理工作的高效性，但是由于受到技術制約和服務觀念的影響，目前檔案管理缺少針對個體的專門服務，沒有實現服務的精細化，“微信傳播平臺”是新媒體（New Media）的一種，隨著微信開發團隊的不斷完善，目前微信已經充斥于生活的方方面面，具有溝通迅捷，形式靈活等優勢，在不同的服務管理中得到了一定程度的使用。隨著小程序端口的開放，更多的應用得到了開發，實現了不同程度的個性化服務，具有廣泛的應用前景。總的來說借助微信公眾服務平臺，針對學生和企業需求構建創新高校學生檔案管理服務理念和管理模式，借助信息技術的發展設計相應的小程序，在一定范圍內構建個性化檔案管理服務體系對于完善高校學生檔案管理體系，更好為師生服務是一種積極的探索，對于推動高校學生檔案管理服務體系的完善和發展具有積極的意義。同時微信平臺和個性化檔案管理服務的有效結合，為學生管理和用人單位提供更好的服務。

3 結論和建議

（1）針對目前學生檔案管理存在的問題，現有的研究對于促進大學生檔案管理具有積極的推動作用，但是整體上缺少系統化的研究，因此本研究信息化條件下探討大學生檔案管理，具有一定的時代性，對于推動大學生檔案管理具有積極的意義。

（2）推動大學生檔案管理創新途徑首先要轉變觀念，構建全新的檔案管理理念，需要與時俱進，積極學習并引進專門人員，從管理學角度出發，推動檔案管理的規范化，同時借助信息化技術構建高效學生檔案管理系統，實現學生檔案管理信息化體系建設，有效構建學生檔案體系，通過有效的技術手段和信息化技術共享學生學習、培訓經歷，通過不同層次的網絡平臺展示學生學習經歷和培訓經歷，最后經過體系化建設，形成詳細的學生電子檔案體系。最后借助微信公眾服務平臺，針對學生和企業需求構建創新高校學生檔案管理服務理念和管理模式，在一定范圍內構建個性化檔案管理服務體系，為學生管理和用人單位提供更好的服務。

【參考文獻】

[1]朱瑞貞.當前高校大學生檔案管理工作存在的問題及解決方法[J].蘭臺內外，2018（11）：31-32.

[2]段竹芳.時代大學生檔案管理工作改革創新[J].辦公室業務，2018（21）：91+93.

[3]葉曉麗.基于服務就業視域下大學生檔案管理方法探究[J].黑龍江檔案，2018（05）：80.

[4]陳喬輝，楊潤月.大學生檔案管理工作存在的問題及對策[J].納稅，2018（03）：131.

[5]劉倩倩.大學生心理檔案管理工作中的問題與對策[J].科教導刊（中旬刊），2018（03）：161-162.