高校進口免稅管理工作的探究

龔彥華,雷敬炎,李 偉

(武漢大學 實驗室與設備管理處,武漢 430072)

0 引 言

財政部、國家稅務總局、海關總署2016年聯合發布《關于“十三五”期間支持科技創新進口稅收政策的通知》(財關稅〔2016〕70號)、《關于公布進口科學研究、科技開發和教學用品免稅清單的通知》(財關稅〔2016〕72號)，目的是深入貫徹落黨中央、國務院關于創新驅動發展戰略有關精神，發揮科技創新在全面創新中的引領作用。伴隨著國家政策的變化[1-4]，對學校進口免稅科教用品的管理提出了越來越高的要求。

隨著高校事業的發展，我校近年來通過減免稅進口的貨物量越來越大，平均每年的外貿代理業務超過500單，金額超過3 000萬美元。如何有效管理進口免稅科教用品，是管理部門需要認真思考的問題。在深入細致研究政策法規的基礎上，完善相關制度，改善管理辦法，提高工作水平、辦事效率，才能更好的為學校教學、科研服務[5-6]。

1 進口免稅科教用品管理的工作現狀

我校進口免稅科教用品的整個管理工作由兩個部門參與。采購與招投標管理中心負責采購環節，與銷售商簽訂“訂貨及技術服務協議”，規定進口貨物的型號、規格，運輸方式，付款方式，預計到貨時間等。實驗室與設備管理處主要根據“訂貨及技術服務協議”條款，選擇外貿公司辦理相應的免稅及進口業務，同時對貨物在免稅進口過程中進行過程跟蹤及實施后續使用的監管[7-8]。因此，免稅科教用品進口管理的主要工作在于：

1.1 外貿代理公司的選擇

為保障學校免稅進口業務的順利辦理，外貿代理公司的公司實力、服務質量、業務能力是關鍵。因此，與學校合作的外貿代理公司必須首先滿足具有進出口業務的經營資格、一定的注冊資金、主營科教儀器、在本地工商部門登記等一系列基本條件。其次，學校也會定期對申請加入學校做外貿代理業務的公司進行招標篩選。外貿代理公司的實力、與高校合作的案例、用戶的滿意度等是篩選的基本原則。

1.2 進口免稅業務的過程跟蹤

外貿代理公司受學校委托辦理減免稅進口業務，包括與境外供貨商簽訂供貨合同，向主管海關申報減免稅貨物證明，在銀行開立信用證，辦理貨后的報關、提貨等手續。對于捐贈貨物，需要辦理接受捐贈函。對于機電產品，需要辦理省機電產品進口登記。對于軍民兩用產品，需要辦理國家商務部的最終用戶說明[9-10]。外貿代理公司也在辦理這些手續過程中，可賺取一定的代理服務費。

為掌握外貿代理公司的業務進展，監督辦理流程，學校必須規定某些環節的辦理時限，比如：委托代理協議的簽訂為5個工作日，供貨合同的簽訂為7～10個工作日等。并且要求外貿代理公司嚴格按照“訂貨及技術服務協議”規定的到貨日期供貨。同時，學校實行了月報表制度，要求外貿代理公司按照學校要求，每個月定期提供各公司的業務進展以及需要協調的有關問題等。學校進口免稅業務的流程如圖1所示。

1.3 進口后的后續監管

由于免稅政策的特例性，免稅進口科教用品按要求進口后，還需要按照海關規定進行后續的監管[11]。目前，監管期由原來的5年變為3年。在3年的監管期內學校做好2項工作：

(1)立卷歸檔。進口免稅科教用品到貨后，特別是儀器設備都會按照學校相關要求組織驗收工作[9]。驗收合格后，及時做好了固定資產的建賬。同時免稅進口科教用品按照自然年度，每一份項目都從供貨技術服務協議、委托代理協議、外貿合同、征免稅證明、報關單等依照進口環節，將材料立卷歸檔，其中1.5萬美元以上的檔案由學校檔案館保存。

圖1 學校免稅進口業務流程圖

(2)使用情況檢查。學校對監管期內的儀器設備進行了使用情況的不定期抽查，特別是大型儀器設備，每年進行了使用效益考核的工作。檢查內容包括是否做好使用登記，并按照法規要求是否有移作他用、轉移監管地點或進行其他違規操作等。與此同時，要求使用單位若有教學、科研用途需要移除監管范圍的，必須及時報告使用原因，辦理海關審核批準手續。根據每年的檢查情況，按照向地方海關提交“減免稅貨物使用狀況報告書”。

2 進口免稅科教用品管理的問題與難點

隨著進口免稅業務的逐年增加，原有的工作方式已經漸漸不適應現實的管理情況，造成了工作效率低下以及管理被動的局面。主要表現在進口業務過程跟蹤困難、業務檔案工作繁重這兩個方面：

(1)進口業務過程跟蹤困難。每一筆免稅業務的辦理，依靠外貿代理公司去完成。期間任何環節的辦理狀況以及完成情況不僅管理人員需要外貿公司報告，用戶單位同樣是很被動的去了解情況。管理人員不能有效的了解業務進展，造成了工作被動的局面。①往往業務的辦理存在困難時，管理人員從中花大量的時間和精力去通過外貿公司掌握詳細的進展信息，并做出相應的處理。②用戶單位過度的依賴管理人員的協調與溝通，增加了管理人員的工作復雜度。

(2)業務檔案工作繁重。免稅進口業務的檔案要求管理人員按照規范整理。一份檔案有至少5份紙質材料，每年幾百份外貿項目需要整理歸檔。紙質檔案數量大，材料多。管理人員難以及時歸檔，資料容易丟失，同樣，在海量的紙質檔案中翻查需要的材料也需要花相當的精力。檔案工作是數據統計的基礎，學校或上級部門需要進口免稅貨物的有關數據報表，也需要管理人員及時的統計計算。

3 進口免稅科教用品管理工作的實踐

為了解決學校在進口免稅科教用品管理中的問題和難點，結合現階段學校的管理實際，使用信息化手段管理進口免稅科教用品能事半功倍[12-13]。進口免稅科教用品的管理工作是學校儀器設備管理工作的一部分，因此在學校儀器設備原有信息化系統的基礎上，研發升級了“免稅進口管理”平臺。通過該平臺的應用與實踐，對進口免稅管理工作進行了有效的監管。

3.1 過程跟蹤

通過管理平臺定義免稅進口業務的關鍵工作流程，且限制每個工作流程完成時限。管理人員錄入“供貨及技術服務協議”的基本信息后，由系統分派給外貿代理公司，系統根據預設工作流程進行每一個環節的監管。外貿代理公司業務員按照要求上傳指定的文件材料后才完成相應環節業務。用戶單位、管理人員、外貿公司經理均可隨時登錄平臺掌握業務進展。

平臺提供了彩燈提示和短信督辦的功能，用以督促外貿代理公司完成代理業務。鑒于關鍵環節有時間限制，因此，即將到期的關鍵環節采用黃燈警示，逾期的關鍵環節采用紅燈警示，外貿公司業務員對本公司的業務進展也可以區分輕重緩急。同時，管理人員、用戶單位通過短信平臺觸發短信，提示外貿公司在某個流程上上需要加快辦理進度(見圖2)。

圖2 進口免稅管理過程跟蹤系統示意圖

3.2 交流平臺

在辦理免稅進口的過程中，對于某些環節的具體問題需要溝通協調才能更順利的完成進口任務。系統提供了用戶單位、管理工作者、外貿公司業務員在內的三方交流平臺。針對具體環節，任何一方均可以發起會話，提出問題，并可以通過短信平臺督促對方盡快回復消息。透明公開的交流，減少了管理人員以往從中協調的時間，也避免了原來由于溝通不透明造成的不必要的糾紛。將問題通過交流平臺擺出來，從解決問題的角度出發，更能提高辦事效率。

3.3 資料存檔

在跟蹤管理的過程中，每個環節均要求外貿代理公司上傳文件材料掃描件，另外，免稅進口貨物到貨后，要求按時交齊所有的文件材料紙質件[14]。同時，管理人員錄入包括貨物名稱、價格、型號、規格、生產國、訂貨單位、保管人等一系列基礎信息，并且在貨到驗收合格后，基礎信息可以與“儀器設備管理系統”驗收的貨物相匹配[15-16]存檔。因此，平臺保證了信息的完整性、全面性。對于學校或者上級部門要求的各類報表數據，可隨時篩選統計；管理者需要了解分析進口業務，平臺同時提供了便捷查閱窗口。

3.4 考核評價

外貿代理公司的遴選不僅需要有公司實力、業績等保證，同時服務質量、用戶滿意度也是衡量外貿代理公司的重要標準。管理平臺通過用戶星級評價、紅燈超期記錄、用戶投訴次數等幾個方面，通過三個方面的占比后綜合評分的方式，客觀考核了外貿代理公司的服務質量。每年對外貿公司的服務質量以及業務情況等綜合評分以及排名。

4 取得的成效

通過“免稅進口管理”平臺的管理，使學校進口科教用品管理工作更科學、更規范、更嚴謹。解決了設備管理部門對外貿合同流程的監管，為訂貨單位、外貿公司提供了直觀、實時了解業務進展的平臺。三方的相互交流起到了相互監督與了解的作用，切實解決業務過程中的實際問題，推動學校進口科教用品管理工作的良性發展。電子資料的歸檔，解決了以往資料繁雜、遺失、查閱費時費力的問題，不論是用戶還是管理部門，都可以隨時調用資料，使工作更便捷、有效。更重要的是，通過系統可以直觀了解每一個外貿的業務進展、外貿公司的服務情況，管理人員以此為依據，客觀地分配外貿業務，同時針對每家外貿公司年度業務的完成情況，對外貿公司的業務水平和服務情況進行了客觀的考核，為后續遴選外貿公司提供參考。

5 結 語

學校作為教學、科研單位，享受國家減免稅政策，進口免稅科教用品的管理工作一方面是配合海關實施政策，另一方面也是學校管理部門服務于教學、科研任務。為了更好地執行政策，服務學校，需要管理部門堅持依法管理的基礎上，結合學校管理實際，從進口免稅科教用品的各個管理環節入手，不斷完善運行機制，利用信息化手段改善管理辦法，積極總結工作經驗，進一步加強學校進口免稅科教用品的管理工作。