淺談實現農墾醫院檔案管理信息化的途徑

劉海波

隨著信息化技術的不斷發展，傳統的檔案管理方式已不能適應檔案事業發展的總體需求，因此在檔案管理工作中推行信息化是一種必然選擇。醫院檔案作為國家檔案資源的一部分，引入信息化管理手段十分必要，可進一步促進醫院檔案管理實現規范化、標準化和科學化。本文就實現醫院檔案信息化管理途徑進行了闡述。

1、醫院檔案的概念

醫院檔案是指醫院在醫療保健、科研教學、藥品經營及其他有關活動中形成的有利用價值和歷史意義的文字、聲像、圖片等的資料。醫院的檔案主要有人事檔案、設備檔案、病歷檔案、科技檔案、財務檔案等。醫院檔案的類型和內容比較多，檔案管理的工作十分艱巨。做好醫院的檔案管理工作，可為醫院開展人才培養、設備管理、醫療開展、科學研究、經費控制等各項工作提供重要依據。醫院檔案管理是醫院各項工作的重要組成部分，是醫院未來發展的依托和保證。

2、醫院引進檔案信息化管理的必要性

在傳統的檔案管理工作中，醫院的檔案管理工作基本上都是靠工作人員用手工的方式來完成的。然而由于醫院檔案龐雜，需要做的工作非常多，盡管工作人員為此付出了大量勞動，但取得的工作成果并不理想，很難適應檔案管理規范化的要求。而積極引進檔案管理信息化技術，可以使檔案管理變得高效、便捷、降低各種差錯。引進檔案管理信息化的必要性有：

①以提高醫院檔案管理的工作效率

利用以計算機技術為依托的信息化管理手段進行檔案管理，可以把檔案管理工作人員從繁重的手工勞動中解脫出來，大量的工作可以交由計算機來進行，使檔案管理人員動動手指、操作計算機就可以完成繁雜的檔案管理工作，不僅減少了工作人員的工作強度，提高了工作效率，也降低了人工作業的差錯率，還有利于檔案的檢索和查尋。

②有利于醫院的檔案資源實現共享

醫院檔案有其特殊的屬性，很難在傳統的檔案管理方式中實現資源共享，而利用信息化的檔案管理技術，使檔案資源實現共享非常便捷。通過將檔案資料轉化成電子信息后，利用信息化網絡的信息傳輸優勢，可以將無保密要求的檔案資料在網絡上實現共享，需要者只需通過資質的認證，就可以從網絡上找到需要的資料，為各個部門之間的工作配合提供了便利條件，提高了辦公效率。

③可以降低醫院檔案管理工作的成本

在傳統的檔案管理工作中，檔案資料的保管需要專門的庫房，還需配備檔案柜、檔案盒、消防器材等必要的設施，如果按照更高的標準要求，庫房內還應安裝空調、吸濕器等以控制室內的溫度和濕度，還要有專人進行衛生清理和保持。雖然傳統檔案管理需要更大的成本投入，但仍然難免會使紙質的檔案因保存過久而變質損壞，給檔案資料帶來損失。而實現檔案管理信息化，可將檔案資料放入存儲卡、磁盤和光盤等多種載體當中保存，不僅方便管理，而且保管時間不受限制，還節省了空間占用，無需投入建設檔案庫房和購買其它輔助設施的資金。

④可避免醫院檔案遺失和提高檔案資料的保密性

信息化的檔案管理是依托計算機來實現的，改變了傳統管理方式中人為傳遞檔案資料的方式，使人為因素造成的檔案材料遺失的問題不再出現。在信息化管理應用中，檔案信息資料的傳遞工作可在互聯網中完成，不僅傳遞速度快，而且保證了檔案材料的完整性和安全性。

3、實現醫院檔案信息化管理的有效途徑

①完善信息化管理的基礎設施

引進信息化檔案管理手段應進行適當的資金投入，必備的硬件設備包括計算機及所屬的一系列辦公輔助設備，及其它儲存介質。硬件齊備后，要配備專門的信息化管理的軟件，從而實現專業化的管理。

②充分有效地利用檔案資料

信息化檔案管理的實現使得檔案的利用更加方便快捷，無疑會提高其利用率。在引進信息化檔案管理技術后，應充分利用網絡優勢，使檔案資料得到廣泛利用，體現出檔案社會化的服務價值。

③熟練掌握和應用信息化檔案管理設備

應注重對信息化檔案管理人才的培養，選拔有信息化技術特長的人才就職于檔案管理工作。對從事檔案管理的人員應進行系統地信息化技術知識的培訓，使他們能盡快掌握信息化檔案管理技術，以適應信息化檔案管理工作的需要。

④有效控制醫院信息化檔案管理中的安全風險

被納入檔案進行管理的一般來說都是醫院的重要資料，有的資料還具有嚴格的保密性，其價值和意義不可替代。因此，必須保證這些檔案資料的安全。在檔案信息化管理過程中，要對有重要價值或者具有保密性的資料進行加密保存，只有許可人員才可以掌握密鑰。在進行信息共享時，要確保這部分內容通過加密的方式傳輸，需要的人通過得到的一次性使用的密鑰進行使用，但不允許拷貝。在傳統的檔案管理模式中，主要依靠人來進行管理，信息化檔案管理依然由人借助計算機同時要加強工作人員遵紀守法和職業道德教育，提高安全意識，加強工作責任心，保證在網絡環境下的檔案信息資料安全。

綜上所述，實現檔案管理信息化是大勢所趨，醫院應積極推進檔案管理信息化建設。由于信息化管理具有系統性和長期性等特點，這項工作不可能只依靠檔案管理部門一家來完成，需要醫院的領導給予高度重視，加大支持力度，還需要醫院各部門協調配合、統籌開展，為實現醫院檔案管理的信息化提供強有力的的保障，從而推動醫院檔案管理工作穩步向前發展。

（作者單位：161005黑龍江省農墾齊齊哈爾管理局中心醫院）