試述新農村建設中電子化管理在社區衛生服務中心檔案管理中的實踐

姜雨奇

隨著電子信息技術的快速發展，在機關及各企事業單位辦公自動化已經普遍得到應用，無紙化辦公已經成為常態，既節省辦公成本，又提高了辦公效率。與此同時，也產生了大量的電子文檔，起初這些電子文檔保存在工作人員個人電腦里，隨著電子檔案管理工作的開展，建立電子檔案已經成為趨勢。本文就電子檔案在社區衛生服務中心檔案管理中的實踐和應用進行了論述。

1、電子文件的定義和特點

①定義

根據國家頒布的電子文件歸檔與管理標準，電子文件是指在數字設備及環境中形成的文件，并以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計數機等數字設備閱讀、處理，并可網絡進行傳輸的文件。簡單說，就是在電腦、照相機、攝像機等電子設備形成的文字和圖片、視頻等，都是電子文件，這些文件可以在電腦上進行處理并通過網絡傳輸和共享。

②特點

所謂特點是與紙質文件進行比較后產生的，一是電子文件必須依賴電子設備形成并進行處理和利用。而紙質文件材料，只需肉眼就可以看到，紙質文件有一次性的特點，損壞后必須再次打印。二是電子文件是虛擬性的文件，是以數字編碼的形式存在的。雖然可以利用，但需要傳輸和共享才可以實現。三是電子文件具有可共享的特點，用戶可在任何時間地點利用計算機及網絡共享電子文件，無論是下載、打印都可以在個人電腦里實現。四是電子文件的安全性較差，在開放的網絡平臺上，什么事情都有可能發生，比如黑客攻擊，病毒侵襲等，使電子文件有可能被刪改或損壞。五是電子文件形成后，可能會由于電腦的存儲介質發生故障而丟失或損壞，因此具有不穩定的特點。

2、對電子文件進行檔案化管理

在一些檔案部門的管理實踐中，由于對電子文件的特點和重要性缺乏認識，或不具備電子文件管理的軟硬件設施，管理手段還是傳統的方式，不能適應電子文件管理的需要。因此，必須提高認識和電子化檔案化管理的水平。應在借鑒傳統檔案管理經驗和形式的基礎上，按照電子文件的基本特點，利用計算機網絡技術，形成一整套新的高效率、方便快捷的檔案管理體系，使電子文件得到安全、穩定地進行存儲、保管和利用，通過共享平臺為相關部門和一些對電子文件有需求的用戶，使檔案的利用和服務功能得以高效、準確地實現。

3、電子化管理在社區衛生服務中心檔案管理中的應用策略

①制訂電子化檔案管理制度

按照電子文件的特點，制定與檔案管理想適應的管理制度，是實現電子化檔案管理的重要手段。可聯系實際，制定電子化檔案管理中的文件收集登記、歸檔命名和安全防護等各個環節的管理制度和實施標準。同時還要制定電子文檔的審核制度，完善查閱手續，規定管理權限，確保文件安全和具有原始完整性。

②將具有存檔價值的電子文件盡數歸檔

應加大電子文件的收集力度，明確在工作中形成的文字、影音和圖片文件，都屬于集體，應交由檔案管理部門保存，對于在個人辦公電腦上存儲的電子文件要求必須統一管理和歸檔。電子文件收集后，應首先對電子文件的重要性和實用性進行確定，對于沒有歸檔價值的電子文件要予以刪除。按照文字、圖像、視頻、音頻等進行分類存儲，以利于提高查詢和使用的效率。歸檔后，要根據電子文檔便于復制的特點，進行復制備用，也可以存儲到不同的介質上，以確保文件不丟失。

③電子檔案保管的要求

如果是利用光盤、硬盤等介質進行保管，應采用專用檔案柜，可以防磁，防濕等。環境溫度以20℃、濕度50%為宜。還要做好防火、防蟲、防塵等。要及時對電子文件進行備份，多套保存可防止文件損壞或丟失。備份可過幾年進行一次，除保持文件的穩定性外，經常復制備份可以保證電子文件的質量。有必要時，對重要的文件也可以進行紙質備份，同步實現電子化和紙質化的檔案管理。在電子檔案保管中，電子文件的安全性必須得到重視。采取加密措施，對訪問者的身份進行識別，只有電子檔案的管理人員才可以進入。要完善計算機殺毒軟件安全系統，及時更新并查殺毒，防止計算機受到病毒侵害，并設置電子密鑰等，采取多重限制措施，最大限度地確保電子文件安全。

④開發和利用好電子檔案

檔案管理的目的是為了利用，電子化檔案管理會使用戶在利用檔案時更方便、更有效率。可通過網絡共享平臺，為用戶提供電子文件下載、傳輸等。但提供用戶使用時要有限制條件，要按照用戶身份和實際需要設置權限，不能將電子文件隨意提供給任何人。對電子文件進行分級加密，對涉及秘密等級的文件不予完全開放，并且禁止提供下載和拷貝。對加密的電子文件，密鑰要經常更換，確保安全性。在進行電子文件管理的相關操作時，要認真細致，不可因操作不當導致文件誤刪、改動等，要對操作人員的登錄情況進行記錄，以便進行責任追究。

⑤對電子化檔案管理人員進行專業技能培訓

電子化檔案管理，對人的素質要求更高，不僅要求管理人員具備檔案管理的一般知識，還要求檔案管理人員必須具有熟悉計算機及信息化技術，對計算機網絡能熟練使用，可以對軟硬件出現的一般性的問題進行處理的能力。因此，檔案管理單位應該加強對管理人員進行培訓，提高他們的專業水平。

綜上所述，實行電子文件檔案化管理是現代化管理的需要，應根據其特點，充分發揮出其獨特作用，實現電子檔案高水平的管理和利用。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣社區衛生服務中心）