如何做好檔案保存價值的鑒定工作

檔案的鑒定工作就是鑒定檔案的價值，用以確定其不同的保管期限，把需要長遠保存的檔案妥善的保管起來，把不需要保存的檔案剔出來，經一定的審批手續進行銷毀。我們進行鑒定工作，是為了有區別、有重點的保存和管理檔案，使保存的檔案既精煉又完整，便于發揮檔案的價值作用，避免人力、物力和財力的浪費。

檔案的鑒定，關系到檔案的命運，是一項十分嚴肅的工作，檔案的鑒定工作應在單位主管檔案工作負責人的領導下，由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成鑒定小組，按規定和要求進行。

為解決檔案室內檔案的龐雜與精煉之間的矛盾而開展的檔案價值鑒定工作很重要。檔案室內的檔案不斷得到補充，檔案的數量每年都在增加，有的檔案雖然已失去保存價值，但仍然貯存在檔案庫房內，這時，檔案數量的龐雜和利用工作中的精煉就會產生矛盾。從本質上說檔案保存價值的鑒定工作正是從數量較大、內容豐富、成分復雜的檔案中去粗取精、使檔案質量優化。只有通過檔案保存價值的鑒定工作，才能有效地解決檔案的數量和質量即龐雜和精煉之間的矛盾。

檔案室不開展檔案保存價值的鑒定工作，致使有保存價值的和沒有保存價值的，以及保存價值大的和保存價值小的檔案全部混雜在一起，一旦遇到地震、水災、火災，就不易及時搶救重要的檔案，通過鑒別檔案的價值，就有利于在必要的時候有重點地保護和搶救檔案，力求保證它們的完整和安全，并盡可能地減少檔案的損失。

1 要完成檔案保存價值的鑒定工作，應當做到五個堅持

1）堅持主體的觀點。是指要把主體即檔案的利用者對檔案的需求作為鑒定標準的中心內容，對主體需要加以全面考慮。

2）堅持全面觀點。從各方面全面審視檔案的內部特征和外部特征，不能僅僅根據某一部門或某一方面的需要與否來鑒定檔案的價值，而應當從全面的觀點出發，全面地分析、衡量檔案的價值。

3）堅持歷史的觀點。檔案是歷史的產物，它是在特定的歷史條件下形成的，是前人實踐活動的信息積淀，主體的需要也具有歷史性，過去對某種檔案有強烈的需求，現在可能減弱或不再有任何需求，過去不需要的檔案可能現在非常重要。

4）堅持彈性觀點。是指把彈性觀點運用到檔案保存價值鑒定工作之中，在關鍵環節保持可調性，事先應當預備好可供選擇的幾種調節方案，充分分析事態的多種可能發展趨勢和應急措施，使檔案保存價值的鑒定工作始終處于比較主動的地位。鑒定檔案的保存價值是人們對檔案被利用的可能性的一種估計和預測，難以做到完全準確。沒有把握時，運用彈性觀點頗為必要。

5）堅持做到兼顧檔案的重要性與時間性觀點。檔案的保存價值，有重要性和時間性兩個方面的衡量標準。檔案有重要的或一定的保存價值，就是指檔案在被利用的過程中發揮作用的大小；檔案有永久、30年、10年的保存價值。就是指檔案被利用時間的長短，在鑒定檔案價值時，必須善于處理檔案的重要性和時間性兩方面衡量標準之間的關系。

2 要順利完成檔案保存價值的鑒定工作，應當做好以下幾項工作

1）尊重歷史的記錄，就愈加需要通過檔案來了解過去，因此這些檔案就顯得異常珍貴。以檔案的歷史憑證價值為基礎，它有利地保護了年代久遠的檔案，使之免遭銷毀。但是，該原則不是唯一的原則，它必須與其他原則相結合使用才能達到理想的鑒定效果。

2）掌握社會的主體需要。指用主體的需求和利益去評價檔案，它是鑒定檔案標準的核心，必須把握社會需要的主流和大多數人的利益，并以此去衡量檔案的價值。檔案是人們聯系現在與過去的必不可少的橋梁，人們在具體實踐對檔案的需要表現為兩種類型：一是實際需要；二是學術利用的需要。

總之，主體的需要具有不同的性質和特點，能滿足主體生存和發展需要的檔案具有價值，否則就沒有價值。因此，鑒定人員應當全面研究影響主體對檔案需求的種種因素，采用各種可行的辦法來分析和預測主體對檔案的需求及其發展變化，從而準確地評價檔案的價值。

3）注重檔案效益結果。在這里，效益標準是非常重要的，采用它是因為社會的因素影響著檔案價值的鑒定。當檔案發揮作用所帶來的效益，超出因保存檔案所出的價值時，才具有保存的意義。

3 要想使檔案保存價值鑒定工作能比較順利地開展起來，還應有科學而嚴密的組織工作

1）確定檔案保存價值鑒定的工作制度，包括：鑒定檔案保存價值的標準，鑒定檔案保存工作的組織，銷毀檔農村建設的報批流程。

2）其次，鑒定檔案保存價值的直接鑒定法，即通過直接審查檔案材料的內容及種特征來鑒定檔案保存價值。采用直接鑒定法鑒定檔案的保存價值，鑒定人員依據鑒定標準和原則，結合檔案的實際狀況來直接制定檔案的保存價值。

3）直接鑒定法是保證檔案價值鑒定工作質量的重要方法，但是，采用直接鑒定法并不要求單位領導人、鑒定小組或鑒定委員會的全體成員逐一閱讀每份檔案，可根據具體情況靈活掌握。直接鑒定檔案是以案卷為單位進行的。如果一個案卷內有不同價值的檔案，而且它們之間聯系密切，則可根據其中重要檔案的價值來確定該案卷的保管期限；如果在重要案卷中發現個別無須繼續保存的檔案，而案卷頁己裝訂好的，則不必揀出來銷毀；如果在需要銷毀的案卷內發現個別重要的檔案，則必須將其取出另行保管，其它檔案可以銷毀。

4）具體到檔案室來說，保存的檔案是經過鑒定過的，為此檔案只需要定期審查以及將己到保存期限的檔案清理銷毀。我院檔案室是接收了尚未經過鑒定的檔案，就必須要開展全面的鑒定工作。

現在檔案室的檔案保存價值鑒定工作，除了可以單獨進行以外，還經常同檔案的整理工作結合起來進行。其一般方法是：首先，在全宗內文件分類過程中，剔除那些內容重復和明顯沒有保存價值的文件，通常稱作“不歸檔文件”，其次，在案卷編立過程中，利用立卷和擬寫案卷題名需要詳細審閱文件具體內容的機會，鑒定檔案的價值，確定每個案卷的保管期限以及剔除沒有必要繼續保存的文件，最后，對揀出的需要銷毀的文件進行審查，登記造冊。若只對某一局部進行整理，比如調整案卷、修改案卷題名等，也可以結合進行檔案保存價值的鑒定工作。

以上是自己通過學習理解國家檔案專業法律、法規和有關規定結合自己工作的一點認知和體會，今后還應在實踐中不斷學習和提高。

作者簡介

周思施（1980-），女，四川達州，本科，檔案館員。