醫院辦公室檔案管理工作的優化方法分析與討論

邱彬

摘 要：醫療行業的發展對于人們的身體健康而言有著非常重要的意義和影響，而檔案管理作為醫院企業運營過程中必不可少的工作項目，其重要性也就不言而喻，對此工作人員將圍繞醫院企業內部檔案管理這一主題，從檔案管理的基本概述、現存問題以及優化方法等方面內容對其展開詳細的闡述。

關鍵詞：醫院企業；辦公室檔案管理工作；優化方法

就目前而言國內仍然存在一些醫院企業在開展檔案管理等相關工作時出現管理人員安全意識薄弱、管理模式落后時代發展等問題，這些問題的頻繁發生會對醫院企業的進步和發展造成不良影響，對此工作人員應當結合醫院企業自身的運營情況采取相應的優化方案對檔案管理進行有效的改善，這也是筆者將要同大家進行探究的核心內容。

1 檔案管理概述

檔案管理在很多醫院企業中都有發揮著非常重要的作用，其主要包括文件收集、文件價值鑒定、文件編目、文件數量統計、文件再利用、文件整理、文件保管、文件檢索、文件編輯等內容。做好檔案管理不僅可以顯著提高醫院企業不同部門的工作效率，同時還有利于醫院自身企業的長遠發展，因此該項工作內容應當引起醫院企業內部相關工作人員的高度重視。

2 現存問題

2.1 安全意識薄弱

缺乏安全意識是很多醫院企業中從事檔案管理崗位工作人員的通病，其主要體現在以下幾點：第一，在陰雨天氣或者干燥天氣中，工作人員若沒有針對醫院企業內所儲存的文件檔案做好相應的防潮措施和防火措施，則很容易出現文件檔案因受潮或者火災等因素而受到損壞；第二，工作人員未能對文件檔案的重要性引起重視，暫未將防盜措施落實在實處，從而到最后檔案丟失等相關情況頻繁發生；第三，工作人員在使用網絡技術對自身醫院企業的文件檔案進行管理的過程中，因感染病毒而導致的文件丟失[1]；第四，調取文件檔案時未能對其進行及時的備份處理，從而造成的檔案丟失。

2.2 落后時代發展

就目前而言，國內還存在一些醫院企業暫未順應時代的發展引進先進的檔案管理技術，而是依然沿用傳統的管理方式，而這些傳統的管理方式與信息時代中先進的電子檔案管理相比存在很多的劣勢，具體如下：第一，傳統管理模式在醫院企業的實際應用中所體現出的工作效率相對較低，且需要消耗管理人員大量的時間和精力；第二，從管理人員自身的角度來看，很多從事檔案管理崗位的工作人員大多存在學歷低、專業能力不足等相關問題，這些情況的普遍發生會在一定程度上對醫院企業檔案管理等相關工作的順利開展造成不利影響；第三，傳統的檔案管理方式還會增加文件檔案查找、編輯和利用的復雜程度，使得文件檔案無法在醫院企業發揮出其真正的作用和價值；第四，隨著時間的推移，醫院所儲存的文件檔案數量也越來越多，若管理人員不能順應時代的發展在管理模式現有的基礎上對其進行相應的優化，則很容易抑制自身醫院企業的長期穩定發展。

3 優化方法

3.1 提高員工安全意識

為了在較短的時間內顯著提升醫院企業的檔案管理安全性，工作人員可以結合醫院企業的實際運營情況適當地加強對從事檔案管理崗位員工安全意識的培養力度，通過這種方式來優化檔案管理的整體質量水平，具體措施如下：第一，定期組織醫院企業內部參與檔案管理這一工作內容的員工進行安全意識的培訓，讓每一位管理人員都能夠從根本上意識到安全管理的重要性；第二，除了培養管理人員的安全意識之外，工作人員還應當從實踐的角度出發，對檔案管理過程中可能會出現的一些對文件檔案造成損害的潛在因素有針對性地制定相應的防范措施，如防潮措施、防火措施等等[2]；第三，工作人員還可以結合醫院企業內文件檔案的種類不同對管理人員進行安全責任的劃分，讓每一位參與檔案管理的員工都能擔負起自身的責任，從而有效地降低檔案管理中文件損害等相關情況發生的概率。

3.2 引進先進管理模式

上述我們也提到了管理模式落后等相關問題，為了可以更好地順應時代的發展，工作人員應當結合自身醫院企業的實際情況，在條件允許的范圍內適當地引進一些先進的檔案管理模式，借鑒其他優秀醫院企業的檔案管理經驗，在傳統的檔案管理基礎上做出適當的改進和優化，從而顯著提高檔案管理效率和質量水平。對此工作人員可以將電子檔案的管理模式循序漸漸地應用在傳統的檔案管理模式中，通過這種方式來有效地促進醫院企業向電子化、智能化方案進行發展，在該類管理模式下，管理人員可以通過計算機設備來完成對電子檔案的存儲、歸類劃分、編輯、傳輸等等，在該模式下不僅可以提高人們對于文件檔案的利用率，同時還可以大幅度減少管理人員的工作量，從而達到降低文件檔案管理過程中的失誤率的目的。

3.3 加強管理團隊建設

無論任何醫院企業，其在發展和建設的過程中都會不斷地產生數據信息，因此文件檔案的數量也會越來越多，與此同時檔案管理人員的工作量以及所承擔的壓力均呈上升的趨勢，該類現象在很多醫院企業中都非常常見，為了可以有效地緩解這種檔案管理現狀，工作人員可以適當地加強檔案管理這一崗位的團隊建設，具體措施如下：第一，工作人員可以每隔一段時間便組織醫院企業內檔案管理人員進行整理、保管、收集、鑒定、統計等多方面專業管理課程內容的培訓，通過這種方式在較短的時間內大幅度提高管理人員的整體管理水平；第二，除了管理水平的培訓之外，工作人員還應適當地加強對管理人員信息技術水平的培訓，有利于推動該醫院企業向信息網絡智能化方向進行發展[3]；第三，定期對檔案管理人員的管理水平進行專業的能力考核，并且根據考核結果對管理人員采取相應的獎懲措施，使得每一位檔案管理人員都具有一定的危機意識，為檔案管理等相關工作的順利開展創造良好的環境。

3.4 優化醫院企業管理制度

工作人員還應結合醫院企業自身的發展方向在原有的檔案管理制度基礎上對其進行適當地優化和改善，使其在實施過程中具有一定的強制性和約束性，這樣也有利于促進檔案管理的順利進行。與此同時，工作人員還可以在檔案管理制度中添加相應的獎懲制度，以此來進一步規范檔案管理人員的管理行為。除此之外，工作人員還可以在條件允許的情況下創建獨立的監管團隊，其主要作用是對檔案管理人員的行為進行監督和管理，將醫院企業針對檔案管理所制定的管理制度進行貫徹落實，有利于醫院企業的長遠發展。

4 結束語

雖然現階段很多醫院企業的檔案管理等相關工作在開展的過程中經常會受到一些問題的困擾，但是工作人員可以采取提高員工安全意識、引進先進管理模式、加強管理團隊建設以及優化醫院企業管理制度等方式對傳統的檔案管理模式進行適當地優化，從而進一步推動醫院行業在新時代背景下的發展歷程。

參考文獻

[1]嚴莊婷，周翠蘭.醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索[J].辦公室業務，2016（01）：194-196.

[2]李娜.醫院辦公室檔案管理的現狀反思及對策分析[J].改革與開放，2016（06）：123-124.

[3]王多多.淺談醫院辦公室檔案管理工作的優化建設[J].辦公室業務，2016（15）：168-169.