檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值與地位

徐寧

摘 要：在我國醫療建設水平不斷提升的過程中，醫院檔案數量逐漸增多，這不僅僅能夠反映醫院在某一段時間內經濟發展狀況和所接收醫療疾病類型，還能夠后期相關疾病研究提供有效參考依據。為保證醫院檔案管理價值得以體現，在這個過程中需要將醫院檔案管理與檔案信息化有效結合，有效避免醫院檔案管理出現問題，提升醫院檔案管理的合理性。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理工作；提高

檔案管理是現代企業和單位為做到全面、準確的了解和掌握單位內部人事、管理、財務、員工、業務情況的重要基礎，單位開展各項工作都將以檔案材料作為重要依據。檔案是單位、個人、社會方方面面活動的記載和客觀自然情況的真實反映。對于單位、個人、社會都發揮著至關重要的作用。醫院檔案信息化管理已經成為醫院管理的一個組成部分，同時也面臨著21世紀飛躍式發展的機遇和挑戰。檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被社會關注。醫院檔案主要包括醫院在日常工作中形成行政管理、財務管理、患者病歷、人事管理等的紙質記錄、錄音和錄像等各門類及載體的檔案，是醫院管理工作中的重要憑據，是醫學工作和科學研究的基礎，是醫院打造和塑造品牌形象的直觀材料。不斷適應社會經濟發展的要求，推進醫院檔案信息化管理工作改革進程，是新時代醫院管理者和檔案人員面臨的一項艱巨任務。

1 信息化建設對醫院檔案管理工作價值

1）醫院檔案管理工作的一個目標是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導下一步工作，明確工作目標，優化工作體系。通過檔案管理的信息化建設，可以將檔案管理人員從傳統工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發上。通過對檔案的總結和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為單位主營業務的發展與優化提供建議，實現工作效能總體提升。

2）在傳統的檔案管理模式下，醫院檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質版的傳統檔案會占據較大的空間。醫院在開展診療業務的過程中，會產生大量的檔案，如果不進行信息化收集與處理，會嚴重影響檔案資源的開發與利用。此外，傳統的檔案管理方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調取等方面，都要耗費較大的人力物力。此外，信息化建設同時極大提升了醫院檔案管理的工作范圍，在傳統的檔案管理模式下，要想進行檔案查詢或者檔案處理，都必須在實地進行，而通過開展檔案管理信息化建設，只要有網絡的地方，就可以通過登入數據庫的方式，進行實時的查詢與處理，極大提升了工作效率。

2 當前醫院檔案信息化管理存在的主要問題

2.1 檔案管理人員素質有待提高

部分醫院現有的檔案管理人員年齡偏大，計算機網絡管理知識和技術能力相對欠缺，即使有電腦知識較好的年輕管理人員，也因為醫院對其業務能力要求不高，培訓不夠，致使檔案管理人員技能普遍偏低。醫院檔案管理的信息化不僅要求提高管理者的思想認識，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質。在傳統管理體制下，醫院對檔案工作普遍重視程度不夠，不少醫院檔案管理人員是非專業出身的，有的甚至是兼職做檔案管理工作，在缺乏重視和激勵的體制下，檔案管理工作者的工作積極性大打折扣，也很少關注自身能力的提升。

2.2 檔案信息化管理意識缺乏

盡管檔案信息化管理能為醫院帶來諸多好處，也是適應時代發展的必然趨勢，但當前仍然有部分醫院領導對檔案管理的信息化建設重視程度不夠。這就導致在檔案信息化建設上的資金投入不到位，而醫院檔案管理要實現信息化，無論是硬件設備的購置還是網絡基礎設施的建設，都需要資金的支持。資金的短缺在一定程度上限制了檔案管理信息化建設的進程。

3 提升醫院檔案管理信息化水平的有效策略

3.1 充分利用檔案信息化資源

在醫院檔案管理中開展信息化建設，既要優化工作流程，發揮現代信息技術的快捷性和便利性，還要實現檔案資源的充分利用。通過大數據分析和大數據檢索等方式，發現檔案之間的有機聯系，找到共性和有指導性的問題，分析醫院診療趨勢，通過得出有效數字，指導醫院工作，為醫院下一步工作開展提供有針對性的意見。此外，醫院在利用檔案資源的過程中，要注重個人信息的保護問題，通過匿名化處理等方式，保障個人隱私。在檔案利用過程中，也要注重安全管理與控制工作，在查詢與修改檔案過程中，要進行登記備案，防止出現檔案管理安全問題。通過醫院檔案資源的信息化建設與利用，可以有效提升醫院總體工作水平，推動主營工作提檔升級。

3.2 構建一體化檔案管理模式

在醫院檔案管理工作中，重要的目標就是發揮檔案作用，實現檔案資源的利用與流通。要想提升醫院檔案管理信息化水平，就要構建一體化的檔案管理模式，在傳統的檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理一體化建設，可以通過現代信息技術實現檔案資源的共享，節約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調閱檔案的方式，有效整合工作資源。因此，在強化醫院檔案管理信息化建設的過程中，要改進數據運算結構，打造醫院的統一數據庫，注重檔案信息開發，推進檔案部門和信息化部門的整合，為資源的共享和有效利用創造條件。

3.3 加大檔案管理人員的培訓力度

傳統的檔案管理工作較為機械，重復性很強，不需要很高的技術水平。但是隨著現代信息技術與傳統檔案管理工作的融合，越來越需要專業化的檔案管理人才。在現代高等教育體系下，很多學校都開設了檔案管理專業，醫院在引進人才的時候，除了需要引進醫療人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業人才，提升醫院檔案管理的信息化水平。與此同時，醫院要通過開展培訓等方式，提升原有檔案管理人員的現代信息技術應用水平，提升檔案管理的信息化程度。在醫院工作中，檔案管理具有一定特殊性，檔案管理工作與日常主營業務密切相關，要經常性開展檔案信息化方面的培訓，提升工作人員的信息應用意識，提升總體工作水平。

3.4 提升檔案管理人員的業務水平。

檔案管理人員的業務水平應包含三方面的內容：第一，檔案管理水平，包括熟知檔案管理準則、認真落實相關的檔案管理工作、制定更加合理的檔案管理策略等。第二，信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以關鍵詞、主題詞精確查找檔案信息等。第三，相關硬件設備的管理水平：包括可以解決一些低級的硬件問題，做到定時定量養護硬件設備等。

4 結束語

建立醫院檔案信息管理系統是實現醫院檔案規劃化、科學化管理的必然途徑，已成為醫院現代化進程不可缺少的重要環節。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識，健全檔案管理制度，建立醫院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，以滿足醫療、教學、科研工作的需要，就能使醫院檔案網絡化，達成檔案信息資源的共享，屆時醫生坐在科室就能觀看學術講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務于醫院，為醫院現代化建設添磚加瓦。

參考文獻

[1]蘇涵，張小康，王馨雨等.論醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].商情，2016（20）：156.

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