高校檔案利用中微信合理應用的分析

翁佶

摘 要：本文針對高校檔案服務中微信的合理利用展開深入研究，先闡述了高校檔案服務中微信的應用特點，主要是指即時互動性服務、平等公開性服務、關系集成性服務等，并對高校檔案利用和服務的微信應用進行論述，主要包括微信的用戶群體比較多、可以對高校檔案和高校文化進行宣傳、在線查詢和利用的便捷程度比較高等，最后總結了高校檔案服務中微信的具體應用，主要包括預約查詢、在線咨詢、檔案查詢、檔案文化傳播、完善共享機制等，不斷提高微信的應用效率，充分發揮微信應用的價值和優勢，確保高校檔案服務水平的穩步提升，滿足師生的實際需求，充分彰顯高校檔案的利用價值。

關鍵詞：高校檔案；利用查詢；微信；合理應用；檔案文化

現階段是網絡信息時代，各種信息利用的快捷性是很多應用網絡的優點。對于以往傳統檔案服務方式來說，則難與社會便捷性需求相一致和適應。對于微信而言，作為全新的傳播手段之一，重要的特點就是快捷性和高效性，可以與人們獲取信息需求相一致。為了與時代相互協調和統一，在高校檔案服務過程中，因此微信逐漸得到了廣泛的應用和推廣，這也已經得到了高校檔案管理人員的高度重視和關注。通過微信的合理應用，可以提升高校檔案服務水平，不斷擴大高校檔案館的信息利用服務范圍，更好地順應互聯網+的發展趨勢，最大程度地滿足信息時代的發展需求，進而促使高校檔案服務創新目標的順利實現。

1 高校檔案服務中微信的應用特點

1.1 即時互動性服務

在傳統高校檔案管理過程中，如果需要提供相關服務，服務對象要前往檔案館進行查詢利用，對于這種查詢模式來說，如果是距離較遠的利用用戶，其效率并不高，而且互動交流也嚴重缺失。一旦通過應用微信平臺，就可以實現館藏檔案信息向電子數字形式的轉變，借助信息技術手段，將檔案和用戶有機聯系在一起，用戶可以借助智能手機，對高校檔案微信公眾號進行查閱，充分了解其所需信息[1]。此外，在微信平臺中，可以對高校檔案服務的電話、郵箱等進行了預留，以期提高為用戶提供的服務水平。

1.2 平等公開性服務

微信平臺傳播，屬于主動“訂閱”模式下進行的應用，對于服務對象來說，如果感興趣就可以進行關注。服務對象可以結合自身意愿，以此來獲取信息，將自主權和話語權充分展示出來，而且在信息傳播和接受服務等方面，其自主性和平等性也比較顯著，進而對于吸引服務對象具有極大的幫助，還可以進一步拓展微信平臺的應用范圍。此外，微信平臺的開放性特點比較顯著，可以延伸到校外、符合用戶需求，突破身份存在的限制，在關注微信檔案公眾號以后，就可以滿足用戶自身所需，將高校檔案服務應用范圍拓展開，發揮高校檔案較高的文化價值。

1.3 關系集成性服務

借助微信打造的“開放平臺”，可以不斷提高用戶體驗度，在圍繞用戶進行的“關系網”中，促使拓撲結構式傳播的實現，基于此，可以不斷提高高校檔案服務功能的全面性和覆蓋性，并最大程度地滿足高校檔案服務需求。要想將集成性充分發揮出來，必須要借助微信才能完成，不斷提高信息交流效率，實現“一對一”服務[2]，也可以借助群聊，集中整合特定關系人，使之成為統一整體，進而提供集中化的服務。此外，高校微信平臺，還具有集成關系服務特征，高校檔案管理人員可以借助信息源，將檔案平臺的維護和經營落實到位，從而確保檔案服務內容具備較高的個性化優勢。

2 高校檔案服務中微信合理應用的可行性因素分析

2.1 微信的使用用戶群體數量巨大

微信作為我國重要的社交軟件，騰訊2018年財報顯示國內微信用戶數量突破10億，是享有較高的影響力和凝聚力的一種社交平臺軟件，而且微信也是手機移動端的入口之一，在具備網絡和數據流量的基礎上，可以大大提高微信的利用效率。高校檔案利用服務，其服務群體主要包括師生及畢業校友，在這些人群中，就我們上海電力大學師生使用微信的比例幾乎是百分百。一般來說，檔案的保密性特點比較顯著，一些學生和教師對檔案館的了解程度嚴重不足。對于微信來說，可以借助查找微信號、掃描二維碼等，以此來添加好友[3]，借助微信，可以為高校師生了解檔案館創造極大的便利性。微信所具備的用戶群體極高，微信添加的便利程度較高，所以在高校檔案利用服務過程中，開發微信公眾號平臺的應用，對于師生利用檔案具有極大的幫助。

2.2 對高校檔案文化進行推廣和宣傳

高校檔案，有著一定的神秘感，想確保師生了解檔案相關的信息，必須注重宣傳高校檔案文化，將高校檔案文化的育人功能充分發揮出來，而且完善和加強高校檔案文化，也是高校檔案館工作的重中之重。在高校檔案服務過程中，加強微信的應用，對于高校檔案和高校文化的宣傳具有極大的幫助。高校可以借助微信公眾平臺，對檔案、校史信息進行發布，將個性化和趣味性充分體現出來，而且還可以對相關文章和視頻等進行發布，同時，在微信發布消息過程中，其時效性也比較顯著，如果群體關注了微信公眾號[4]，通過圍繞學校工作中心宣傳檔案法律法規、校園文化等，通過不斷更新，以此加強高校檔案文化建設。

2.3 在線查詢和利用的便捷程度比較高

由上述可以看出，師生和畢業校友等，屬于高校檔案利用服務的群體和對象。現階段，在高校檔案服務過程中，其內容主要包括高考信息、學籍查詢服務以及各部門歸檔材料的查詢服務等。學生和畢業校友，可以對高校檔案公眾微信平臺進行關注，對檔案利用基本流程進行查詢了解，而且還可以對相關已經數字化公開的材料和信息進行在線查詢，避免浪費較多的時間和精力，確保辦事效率的穩步提升。

3 高校檔案服務中微信的具體應用

3.1 預約查詢

現階段，對高校檔案部門來說，利用微信預約查詢功能比較顯著。首先，借助微信進行預約查詢，可以充分發揮出微信的留言功能，在公眾號，重點涵蓋需要查詢的信息、內容等，為預約查詢的實現創造有利條件。其次，可以借助接入網站數據，為后臺開發創造有利條件[5]，引導用戶結合提交信息表單的方式，以此來進行查詢，并在微信中，展示出其狀態，不斷提高反饋速度，引導用戶對時間進行合理安排和調度。其中，后者的利用效率更高一些，可以對查詢手續進行簡化，并避免浪費較多的時間。

3.2 在線咨詢

在檔案方面，諸多學生的信息咨詢需求比較顯著，所以高校檔案部門要加強相關服務的開通，加強微信公眾號的應用，使學生掃碼，就可以進行相應的咨詢，而高校檔案部門要及時為其進行答疑解惑，對于咨詢來說，主要包括即時信息和在線留言功能等，工作人員可以結合相關信息[6]，進行相應區別，而且還可以結合其需求程度，體現出在線查詢和答疑功能。高校檔案部門還要注重篩選相關問題，在公眾號上，將學生集中關注的問題找出來，然后進行發布推送，也可以借助微信的自動恢復功能，為學生進行答疑解惑。我校在公眾號平臺尚未完善的前提下則針對利用率較高的群體建立有檔案利用查詢微信群。

3.3 檔案查詢

在高校檔案工作中，檔案的查詢檢索功能所發揮的作用比較顯著，高校可以借助檔案檢索功能，借助后臺接入數據庫，并導入到微信平臺，將在線查詢、瀏覽等服務功能充分發揮出來，還可以設置菜單[7]，將其納入到專門的查詢系統之中，集中整合數據庫和微信平臺，將自助查詢工作落實到位，為用戶提供極大的便利性。基于此，可以大大彰顯出傳統查詢不具備的便利性和快捷性，確保用戶借助微信查詢，可以及時獲取自身所需的信息。

3.4 傳播檔案文化

微信其社交功能比較顯著，在當前社交APP中占據著舉足輕重的地位，所以高校要加強微信公眾號的應用，以此來對檔案文化進行傳播。微信在信息傳播方面，重要的優勢就是廣泛性和精準性等，所以高校檔案部門要將這一優勢充分發揮出來。首先，高校檔案部門要借助微信公眾號[8]，以圖文并茂的形式，傳播檔案知識和信息，比如可以將檔案知識和最新的檔案技術成果展示出來。其次，還要借助圖片、視頻等形式，展示館藏，讓廣大師生提升對檔案工作的重視程度，通過檔案文化推動高校自身文化建設的深度和廣度。例如本校教學樓是原日本商業學校建筑，日本關東軍總司令即命喪于此，如今被上海市楊浦區文物局列為文保建筑和愛國主義教育基地，諸如這個建筑的沿革檔案信息就可以通過公眾號文章來宣傳介紹，讓更多的師生、校友和社會大眾知曉其中的歷史事件。

3.5 完善共享機制

高校檔案部門要將微信的共享性特點充分發揮出來，與用戶之間保持密切的交流和互動，對不同的用戶需求進行深入分析，加強不同用戶群組的構建，不斷提高信息溝通效率。而且高校檔案部門還要將自身的專業性特點利用起來，對相關的檔案交流信息進行發布和傳播，賦予廣大用戶信息檔案接收者的角色。此外，檔案部門還要對微信的傳播精準性進行深入分析，引導廣大師生對各類檔案征集的通知進行發布，將檔案信息的數據庫進行拓展，確保檔案信息資源共享性目標的實現。

4 結束語

總而言之，微信這一網絡社交平臺，對當今我們日常生活產生了極大的影響，在高校檔案服務過程中，微信已得到了廣泛的應用，尤其在預約查詢、在線咨詢、檔案查詢、傳播檔案文化、完善共享機制等方面的優勢已經舉目共睹。對于高校檔案管理者來說，要密切關注信息時代發展趨勢，借助微信，將檔案服務領域進一步拓展提升，為高校師生提供更為優質的檔案服務，實現高校檔案服務和微信的高效利用和整合，使之成為協同一體，確保良好的應用效果。

參考文獻

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[8]逄通，肖文.依托移動通信平臺 提升高校檔案服務力——以微博、微信公眾平臺為例[J].山西檔案，2014（04）：45-47.