論現代企業中的檔案數字化管理

楊雪嬌

摘 要：隨著信息社會的到來，企業檔案進行數字化管理是企業檔案工作升級換代與創新發展的必然要求，企業檔案數字化有利于整合企業核心信息資源，提升檔案信息管理開發利用與共享服務能力，有利于優化企業各項業務系統流程，并有效促進企業提高管理水平，增加經濟與社會效益。

關鍵詞：企業；檔案數字化；信息

1 企業檔案數字化建設的現狀

1.1 檔案工作的標準多樣化

在不同的檔案管理機制下，每個企業檔案管理的標準不一致。就要遵循國家標準和專業標準，又有一些行業標準及企業自身的標準，由于各企業執行的標準不一，無法做到真正統一化管理，這就增加了企業檔案數字化難度，制約了其發展。

1.2 檔案管理軟件多元化

市場上做檔案管理軟件的廠家魚龍混雜，主流的做的比較好的有清華紫光、東方飛揚、量子偉業等等，每家軟件都有各自特色，另外還會根據企業需求量身定制。所以說各企業的檔案數字化做到何種程度，采用何種技術架構，接口集成，其部署方式，數字化的全宗范圍，以及在開展檔案數字化過程的思路、方法、資金預算及實施的具體措施等等都具有自身的獨特性，很難一概而論，從而造成檔案數字化建設進程的緩慢。

1.3 檔案實施進度差異化

企業檔案數字化工作的開展是實現檔案管理工作現代化的必要手段，它可以簡化大量重化的日常工作，節省人力物力，實現檔案工作有傳統的保管模式想現代化的利用模式轉變。但是，由于各企業領導對檔案工作的重視程度不同，對其重要性認識不到位，認為檔案室僅僅是存放文件資料的地方，不愿意投入太多資金改造，這些導致各檔案數字化建設的工作進度存在很大差異，嚴重阻礙了檔案數字化推進的步伐。

2 對企業檔案數字化建設的思考

2.1 制度建設

規范完善的制度是企業檔案數字化建設得以順利開展的基本保障。要做好企業檔案數字化工作，必須建立一套科學完善的保障措施體系。第一，各企業根據自身實際情況制定適合自身的檔案信息歸檔制度，明確文件的歸檔范圍及歸檔時間節點，未按制度及時歸檔的對相關責任人進行處理；第二，將檔案工作完成情況具體到企業的績效考核表中，提高職工對檔案工作的重視程度；第三，制定檔案室人員崗位設置與職責制度，檔案工作根據流程要拆分細化到個人，建立相應的崗位責任制，充分調動工作人員積極性。此外，由于檔案管理工作從收集到數字化及保管利用涉及到諸多環節，各環節之間環環相扣，聯系緊密，這就要求檔案管理數字化工作要進行系統化管理，加強各環節之間的聯系。

2.2 標準規范建設

企業數字化管理建設應參考國家相關標準規范并結合企業實際，形成本企業數字檔案室的電子檔案收、存、管、用等方面的標準規范體系，主要包括企業傳統載體數字化加工標準規范、電子文件歸檔標準規范、企業檔案分類規范、企業各類檔案管理及業務流程規范、企業檔案利用標準規范等。

2.3 檔案工作從業人員整體素質要提升

首先，企業檔案數字化工作的推進要求檔案從業人員有過硬的專業知識，具備基礎檔案管理能力，其次，檔案從業人員要有對檔案信息進行采集、處理和研究的實踐能力，另外，鑒于數字檔案信息的特殊性，要求檔案從業人員必須具備一定的計算機知識，如數字技術、數據庫技術、信息存儲技術和計算機通信技術等。所以說，提高企業的檔案信息數字化水平，就要著眼于提高檔案從業人員的綜合素質，檔案從業人員綜合能力的高低直接影響著企業檔案信息數字化建設。首先，從源頭抓起，應結合本企業業務實際積極開展檔案部門人員業務和信息化能力的培養及相關專業人員的引進，以滿足企業數字化檔案建設和運行的需求，其次，要做好對檔案從業人員的培訓工作。定期舉辦培訓講座或者鼓勵從業人員參與在職培訓，或是與公司IT部分聯合交流學習，爭取從多方面下手。提高檔案從業人員的實踐操作能力和數字化管理水平。在人才引進方面，應注重檔案和信息化方面的人才引進，從而形成一支既懂檔案業務又具有一定信息化技術技能的復合型人才隊伍。

2.4 建立企業檔案數字化工作安全保密體系

企業檔案數字化建設工作中的信息安全問題不容忽視。檔案部門必須加強安全管理。首先，要加強從業人員的保密意識，履行自己的職責，遵守保密規定；其次，檔案室安全設備配置齊全，確保物理安全。建設標準的電子檔案庫房，配備必要的安全設施設備，主要包括：門控系統、監控報警系統和趨于保護措施等，配備磁帶備份系統，光盤記錄系統、斷電保護ups系統等外圍輔助設備，確保環境安全，加強介質使用、傳遞、保存、報廢管理，確保介質安全。另外，要嚴格控制信息資源的利用范圍，制定嚴密的信息發布審核制度，確保信息安全。在當今信息時代，市場競爭從某種程度上講就是信息的競爭，想要占據競爭的有利地位，必須在推進企業檔案數字化建設的同時加強保密性建設。最后，檔案室系統應據給數據的防災備份工鞥你，嚴格控制數據訪問權限，制訂完善的數據庫管理規范，確保數據安全。

2.5 企業存量檔案數字化和電子文件歸檔要求

針對企業現存的檔案，遵循“重要性、常用型、急用性、搶救性、珍貴性”五性原則并結合實際開展存量檔案數字化工作方案，分步推進，將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴重的和珍貴的檔案優先進行數字化工作，在保證數字化質量的前提下，按照數字化檔案的情況及難易程度等因素，制定相應的數字化加工的數量。企業檔案數字化建設過程中應制定專題數據庫建設規劃，以需求為導向，選擇利用率高、數量稀少、內容重要的檔案資源，以文字、圖片、音視頻等多種方式展示利用。電子文件歸檔要制定詳細的技術方案和電子文件歸檔計劃，電子文件歸檔范圍應包括各業務活動中形成的各種結構化和非結構化數據及以獨立文檔形式存在的具有保存價值的信息記錄，其范圍包括辦公自動化系統、產供銷一體化系統、人力資源管理系統、門戶網站及本企業其他職能活動系統、以及從外部接收的電子文件。

總而言之，企業檔案的數字化建設是一項系統工程，主要包括基礎設施建設、檔案管理系統建設、數字檔案資源建設、標準規范建設、安全保密體系建設，以及必要的人員和經費，需要檔案部門與企業的信息化部門等相關職能和業務部門共同開展實施。其中，基礎設施建設是基礎，檔案管理系統建設和數字檔案資源建設是重點，標準規范建設和安全保密體系建設以及必要的人員和經費是保障。

參考文獻

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