機關事業單位專門檔案管理研討

叢曼

摘 要：機關事業單位與企業不同，它具有一定的公益性質，主要從事教育、科學、文化、衛生等活動，堅持為人民服務的原則，且與百姓的生活息息相關。檔案資料是事業單位最重要的信息內容，記載著單位的歷史，也是重大事件決策的主要參考，其重要性不言而喻。另外，機關事業單位還有一種專門的檔案，它有別于一般的檔案資料，內容和歸納形式相對獨立，是最主要的信息。本文就從實際出發，對機關事業單位專門檔案管理的有效方法加以研究，希望通過科學的手段為強化管理提供借鑒。

關鍵詞：機關事業單位；專門檔案；有效管理

進入21世紀以來，我國經濟騰飛發展，百姓的生活水平逐漸提高，對于機關事業單位也給予了高度重視。專門檔案是其管理的重點，檔案信息具有秘密性，是最重要的資料內容，一旦丟失或破損將會影響單位的公信力。較之一般的檔案資料，專門檔案多產生與專業領域，文件的格式、名稱都有規律可循，且需要單獨存放，分類管理，在涵蓋范圍上涉及面廣。我們常見的專門檔案包括科研成果、學籍檔案、工程檔案、訴訟檔案等等。因此，機關事業單位必須對其進行嚴加管理，制定科學的管理辦法，遵循靈活性、完整性以及實效性原則。唯有如此，才能讓檔案科學存放，發揮其利用價值。

1 專門檔案歸檔要掌握靈活性

靈活性是檔案管理必須遵循的原則之一，也是專門檔案發揮效力的關鍵。與其他檔案信息不同，機關檔案涉及面廣，很多信息屬于單位內部文件和機密，是最重要的信息內容。但是，機關事業單位工作不固定，經常出現變動，專門檔案的管理也并非一成不變的。它要結合實際情況，及時的做出調整，制定靈活的檔案歸檔制度，一旦遇到突發狀況能夠有效的應對。

例如，我們常見的科研成果檔案就屬于專門檔案中的一種，大多數情況下歸檔方式以時間為依據，從科研項目立項開始納入統計，直到方案的最終完成。與之不同的是，基建工程檔案則根據工程竣工時間為準，在期間要做好項目的報批、項目的設計以及施工等環節。然而由于時間不固定，可以提前進行預估，根據可能的時間節點劃分不同的階段，以便檔案及時歸檔收集。

當然，聲像檔案也是專門檔案管理常見的一種形式，它保存載體特殊，并非紙質檔案或電子信息，而是以磁盤、光盤或膠片為主，記錄的都是實時消息，以影像聲音為載體，能夠還原真實的事件和史實。想要強化管理，防止出現磁盤損壞或丟失的現象，要嚴格根據規定完成歸檔，及時的進行整理存放。

2 專門檔案收集要重視完整性

提高專門檔案的完整性是做好收集歸檔工作的重要事項。因為專門檔案具有自身的管理特點，歸檔以時間為基礎，且所花費的時長一般較長，這就導致信息數據容易出現丟失的情況。基于此，必須對其加強重視，樹立檔案人員的工作責任感，落實崗位責任制，制定健全的制度體系，為檔案的有效保管奠定基礎。

如基建工程檔案，具有工程周期長、工作流程長、工期階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性和成套性等特性。一項基建工程項目，要有工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件，從工程立項、勘察設計、審批、招投標、施工、監理到竣工等多項程序。針對工程實際以及人員流動性強的特征，各部門必須及時的進行溝通，加大宣傳力度，提高人們對專門檔案管理的重視度，在檔案管理時不能分散放置，一定要強調有序整理。

當然，聲像檔案亦是如此，在歸檔過程中要以完整保存為前提，注意信息的備份保管。在必要情況下，機關事業單位要結合實際，建立專門的監督機構，落實好檔案管理工作，對具體細節加以闡述，做好分工搭配。

3 專門檔案管理要強調實效性

檔案管理針對專門檔案應該建立一整套相對體系，因專門檔案是事業機關某一方面的活動信息記錄，多以應該以實效性為前提。在外觀上可以沒有固定的形式，但是里面的內容要予以統一，改變過去一種專門檔案內容不一致的情況，嚴格制定制度，在形式上進行規范化管理。同時，要保證其與文書檔案之間出現差異，注重實效性，及時的分類保管。

根據年度時間和保管期限進行整理上架的有財會檔案、出版刊物檔案；按照檔案內容進行保管的有科研成果以及基建工程檔案、聲像檔案；教學工作的學籍檔案則要以學年為單元進行管理。通過實施不同的管理辦法，體現了專門檔案管理的獨立性，能夠更好的實施管控，增強管理的實效性，提升檔案管理的清晰度。其優勢還包括，在今后的查詢過程中可以節省時間，直接查閱文本，既可以找到所在位置，又增強管理的科學性。

4 結語

綜上所述，現如今，廣大百姓對于檔案管理也提出了嚴格的要求，專門檔案有別于普通的檔案資料，在存放管理中也應該堅持獨立原則，它直接關系到重要材料的保存，是重要的信息內容。過去檔案管理手段落后，方式單一，各類檔案如果集中保管，不僅數量過多，還會加大工作量，增加工作難度。為了緩解這一難題，專門檔案管理要結合機關事業單位的實際情況，以科學性原則為基礎，按照規定要求加以管控，實施開展收集、整理、發分類和存放的一體化控制。特別注意的是，在專門檔案管理中要堅持靈活性、完整性和實效性，防止出現檔案破損問題，根據不同專門檔案的特征靈活的分類保存，突出其實效性。

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