信息化條件下檔案管理如何服務(wù)工程檔案管理淺談

匡江紅

摘 要：在當(dāng)下的信息化時(shí)代，為了能夠使得檔案管理工作真正合乎時(shí)代的要求，檔案存放部門有必要認(rèn)真地開展好相應(yīng)的技術(shù)準(zhǔn)備，推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾砟Ｊ胶蛢?chǔ)存模式，推動(dòng)檔案工作的有序前進(jìn)和順利開展。推動(dòng)檔案管理走向信息化的過程中，應(yīng)該注意做好相應(yīng)的籌備工作，從而能夠使得信息化的檔案工作真正萬無一失。檔案管理人員也應(yīng)該轉(zhuǎn)變自我的認(rèn)知，將檔案信息化的內(nèi)涵不斷地加以拓展，從而能夠滿足社會(huì)和民眾的需求。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案信息化；工程檔案管理；工程檔案

在一個(gè)信息化的時(shí)代，應(yīng)該充分地重視信息對(duì)于國(guó)家、社會(huì)、個(gè)人的重要意義。如果重要檔案出現(xiàn)了缺失的情況，那么將會(huì)對(duì)社會(huì)的發(fā)展和個(gè)人的工作生活帶來難以想象的負(fù)面影響。在這樣的情況下，應(yīng)當(dāng)開展好檔案的管理工作。唯有能夠真正開展好檔案管理工作，才能夠使得檔案真正獲得妥善的保存。在當(dāng)下這個(gè)信息化的時(shí)代，應(yīng)當(dāng)開展好檔案信息化的工作，從而能夠保證檔案的高速流動(dòng)和便于查詢，同時(shí)將檔案的內(nèi)涵不斷地拓展和豐富。

1 對(duì)于檔案及信息化檔案的分析

1）檔案的重要性分析。于梳理清楚歷史的脈絡(luò)、記錄重大的社會(huì)信息和個(gè)人信息、充當(dāng)重大事件的憑證和依據(jù)有著極為重大的意義和作用。簡(jiǎn)而言之，上到國(guó)家下到個(gè)人都可以被檔案記錄，檔案所承載的便是從民族到個(gè)人的歷史和發(fā)展進(jìn)程。通過檔案，能夠真正搞清楚自己從哪里來，通過檔案也才能夠真正搞清楚自己會(huì)通往何處去。

2）當(dāng)下的檔案管理的問題分析。然而，盡管檔案有著極為重大的意義和作用，然而當(dāng)下的檔案管理問題卻層出不窮。很多檔案管理人員的工作能力和敬業(yè)精神不能夠真正令人滿意，因此導(dǎo)致了檔案不能夠被妥善地保管。紙質(zhì)檔案發(fā)生丟失的情況也不在少數(shù)；同時(shí)隨著信息技術(shù)的不斷深入，紙質(zhì)檔案不利于保留、信息量不夠、所占空間大的問題日益凸顯。因此結(jié)合這些問題，相關(guān)的部門和責(zé)任人必須要對(duì)此進(jìn)行相應(yīng)的反思和反省，從而能夠使得檔案的存在形式能夠發(fā)生相應(yīng)的變革，真正能夠合乎人民的需求和社會(huì)的發(fā)展，從而能夠使得檔案管理中的問題被盡快地加以解決，也能夠使得檔案信息化真正被落到實(shí)處。同時(shí)檔案管理人士的工作狀態(tài)同樣不敢令人恭維，在開展工作的過程中不乏萎靡懈怠與得過且過之感，這樣的工作狀態(tài)顯然是令人堪憂的，也是值得相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)加以重視的。人浮于事的工作狀態(tài)必然導(dǎo)致了工作效率的低下，同時(shí)也必然使得群眾在辦事的過程中感到極度的不便。

3）開展檔案信息化的重要性分析。隨著時(shí)代的進(jìn)步，生活節(jié)奏和工作節(jié)奏日益加快，信息技術(shù)的重要意義不斷地得到凸顯。任何團(tuán)體、任何企事業(yè)單位、任何個(gè)人都試圖利用好信息技術(shù)，從而你能夠真正為本單位、本企業(yè)謀得工作便利，使得自我在開展工作的過程中更加快捷高效[1]。在當(dāng)今時(shí)代，如果想令檔案的使用產(chǎn)生巨大的提升，那么就應(yīng)當(dāng)使得檔案快速地流入社會(huì)交流系統(tǒng)之中，并且能夠使得檔案在社會(huì)中廣為傳播，從這個(gè)角度分析的話，開展檔案信息化是有助于檔案發(fā)揮出更大的效力的；其次要想使得檔案能夠發(fā)揮出更大的效力，不僅要使之流入到社會(huì)的交流系統(tǒng)之中，同時(shí)也必須要豐富檔案的內(nèi)在含義，打破狹義的檔案的概念，使得檔案的信息量更大，從而能夠更加符合社會(huì)的需求。在當(dāng)下的時(shí)代中，周密、可靠、使用、翔實(shí)的資料、數(shù)據(jù)、信息的意義不可謂不重大，檔案作為信息的載體，自然也應(yīng)該盡可能使之周密、可靠、實(shí)用、翔實(shí)。檔案信息化就是為了推動(dòng)檔案的自我提升。

2 如何推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)

1）需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)。從馬克思主義的觀點(diǎn)分析的話，意識(shí)具有能動(dòng)性，對(duì)物質(zhì)具有反作用。當(dāng)下是一個(gè)信息技術(shù)的時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)角落和方方面面，因此作為一個(gè)卓越的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)具備利用信息技術(shù)管理檔案的意識(shí)。如果不具備這種意識(shí)的話，那么推動(dòng)檔案的信息化就無從談起，但是如果能夠真正產(chǎn)生相應(yīng)的意識(shí)的話，那么對(duì)于檔案信息化的建設(shè)工作無疑是確立了相應(yīng)的“人和”，時(shí)代所賦予的客觀的信息技術(shù)條件則是“天時(shí)”，同時(shí)當(dāng)下的龐大的檔案管理量則是“地利”。當(dāng)一件事業(yè)在開展過程中兼具了天時(shí)地利人和，那么就能夠真正使得這項(xiàng)事業(yè)真正取得成功了。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確檔案的實(shí)質(zhì)便是信息，檔案不管是信息的載體。如果不能夠真正彰顯信息性和時(shí)效性，那么檔案便是無用之物[2]。在當(dāng)下這個(gè)時(shí)代，只有能夠推進(jìn)檔案的信息化，才能夠使得檔案快速轉(zhuǎn)播，如果檔案管理人員墨守常規(guī)、抱殘守缺的話，必然使得檔案管理工作陷入瓶頸、畏葸不前，同時(shí)也不利于自我的工作前途。問渠那得清如許，為有源頭活水來。對(duì)于檔案事業(yè)和檔案管理人員都應(yīng)該積極地引入“活水”，真正能夠做到與時(shí)代接軌。只有具備時(shí)代眼光和戰(zhàn)略眼光的檔案管理者才能夠真正成為時(shí)代的佼佼者。

2）提升檔案信息化的技術(shù)水平。工欲善其事，必先利其器。檔案管理者如果試圖推進(jìn)檔案信息化的工作，必須要具備相應(yīng)的信息技術(shù)水平，如果不能夠具備相應(yīng)的信息技術(shù)水平的話，那么必然使得自己的宏大設(shè)想都淪為虛空。在推動(dòng)檔案信息化的事業(yè)的同時(shí)，必須要把相應(yīng)的設(shè)備構(gòu)架齊全。諸如計(jì)算器、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備是必備的。同時(shí)應(yīng)當(dāng)開展好相關(guān)的軟件開發(fā)的工作，這項(xiàng)工作可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣。同時(shí)相應(yīng)的檔案部門又應(yīng)當(dāng)建立起自我專門的局域網(wǎng)，添置好相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)等等，從而能夠使得同時(shí)應(yīng)當(dāng)推進(jìn)檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。目錄中心的基礎(chǔ)性工作之一便是檔案數(shù)據(jù)的錄入，在開展這項(xiàng)工作的時(shí)候，需要對(duì)相關(guān)的責(zé)任人做好相應(yīng)的培訓(xùn)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的“雙套制”工作模式。

3）提高檔案信息管理水平。想要真正推動(dòng)檔案信息管理的水平不斷地邁向前進(jìn)，應(yīng)當(dāng)打造出一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，使得每一個(gè)成員都能夠擁有稱職的工作能力、與時(shí)俱進(jìn)的上進(jìn)意識(shí)、高度的責(zé)任感和使命感、一絲不茍的工作態(tài)度和高效的工作效率。想要真正打造出一支這樣的檔案管理團(tuán)隊(duì)并非一件易事。檔案管理部門需要從兩個(gè)方面提高從業(yè)人員的素質(zhì)和能力，其一是引進(jìn)大批的高素質(zhì)人才；其二是積極地開展相應(yīng)的內(nèi)部培養(yǎng)機(jī)制，從而能夠使得檔案館內(nèi)的工作人員都能夠具備極高的信息技術(shù)運(yùn)用能力。對(duì)于檔案館內(nèi)的工作人員，應(yīng)當(dāng)對(duì)其開展好考核機(jī)制和可上可下的機(jī)制，對(duì)于那些不善于操作信息技術(shù)、不能夠在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)檔案信息化的工作人員，應(yīng)當(dāng)使其做好培訓(xùn)回爐工作，當(dāng)其能夠具備與職位相稱的工作能力的時(shí)候，再使其恢復(fù)工作，唯有如此，工作人員才能夠積極地轉(zhuǎn)變自我，懷揣高度的責(zé)任意識(shí)、進(jìn)取意識(shí)乃至是危機(jī)意識(shí)，從而能夠激活自身的工作能力和工作潛力，打破以往的人浮于事和濫竽充數(shù)的工作狀態(tài)和工作弊病，真正使得整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)保持無比的鮮活力量[3]。

4）推動(dòng)檔案信息化的注意事項(xiàng)分析。任何新生事物的發(fā)展都是曲折的前進(jìn)和螺旋式的上升，在檔案的管理問題上也是如此。紙質(zhì)檔案的使用和流通已經(jīng)延續(xù)了很長(zhǎng)的一段時(shí)間，想要改變?nèi)藗兊氖褂昧?xí)慣和思想認(rèn)知并非是一件簡(jiǎn)單的事情，也必然不是一蹴而就的，甚至是在引導(dǎo)內(nèi)部工作人員轉(zhuǎn)化自我的思想認(rèn)識(shí)的過程中，都必然充斥著很多的問題和挫折。在這個(gè)時(shí)候，管理者和領(lǐng)導(dǎo)者必然要堅(jiān)定自我的信念，使得自己堅(jiān)定不移地推進(jìn)檔案的信息化，唯有如此，才能夠使得檔案的信息化真正落到實(shí)處，也才能夠使得檔案管理事業(yè)真正合乎時(shí)代的發(fā)展要求。

3 結(jié)束語

在當(dāng)下這個(gè)信息化的時(shí)代，檔案無疑有著極為重大的意義和作用，任何一個(gè)事業(yè)單位和個(gè)人都無法忽視檔案的重大意義。然而使用并沿襲多年的紙質(zhì)檔案，已然不能夠完全符合時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步和人的工作需要，因此應(yīng)當(dāng)推進(jìn)檔案信息化的工作，從而能夠使得檔案真正快速地傳播到社會(huì)之中，提升檔案本身的重大的作用。相應(yīng)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)化自我的認(rèn)識(shí)和意識(shí)，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，從而能夠使得檔案信息化真正落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)

[1]武有文，寧功偉，徐丹妮.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2017（2）.

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[3]徐桐.新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)分析[J].蘭臺(tái)世界，2018（1）.