基層單位檔案管理工作的創新思路

王賓芳

摘 要：檔案是一個單位發展變化的歷史載體，能夠為單位發展提供重要的依據和參考。文章主要闡述了做好檔案管理的重要意義；列舉了現階段單位檔案管理中經常性出現的問題，在此基礎上，分析認為，事業單位要提升對檔案管理的重要性認識，要厘清制約檔案科學管理的因素，采取切實有效的措施做好檔案管理，從而確保事業單位長期可持續性發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

社會主義建設新時期，國家加快了對事業單位的改革力度，強調事業單位要為民著想，要服務于人民群眾，要做好各項民生工作，讓人民群眾全面感受到改革開放的成就感和獲得感。在此情形下，各級事業單位順應時代發展潮流，加快自身改革步伐，特別是高度重視檔案管理創新，使其更好地服務于人民群眾。

1 事業單位檔案管理創新的重要性

在加速事業單位改革創新的歷史背景下，基層單位檔案管理工作創新最首要的意義就是對傳統管理思想和模式的超越與突破。通過構建更加現代、科學的檔案管理架構，基層單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發揮出檔案潛在的價值再創造能力，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進而提高勞動生產率和管理工作整體水平。其次，基層單位創新檔案管理工作另一重要意義在于營造單位內部全面創新的良好氛圍。創新檔案管理工作有助于改變過去的陳舊觀念，使每個職能崗位人員認識到檔案管理人人有責，而不只是檔案管理員個體的工作內容。只有建立起“全員都對檔案管理履職盡責”的環境，才更有利于管理創新意識滲透到所有作業環節，幫助所有工作人員從過去只關注自身工作內容創新的微觀層面提高到更加全面的宏觀創新整體。當創新的視角從局促轉向開闊，則基層單位才更有可能加快創新速度、提升創新效能。

2 制約檔案管理創新的因素

應當看到，不少單位檔案管理長期以來被簡單理解為歷史資料的收集、整理和保管。由于管理思想陳舊落后，檔案管理工作形式刻板、效率低下，很難發揮出檔案作為珍稀信息應有的價值再創造功能。因此，不僅高層管理者對檔案管理較少重視與關注，甚至一些檔案管理工作人員本身也比較輕視管理實踐，更無法積極主動地創新管理意識和手段。因此，許多基層單位檔案管理工作幾十年如一日少有變化，不僅在查詢、瀏覽檔案過程中低質低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導致檔案數據信息錯漏或遺失。這不僅使檔案管理工作本身無法滿足時代飛速變化的客觀要求，而且也拖累了基層單位管理工作全局水平的提升。

3 科學創新檔案管理工作

3.1 創新管理理念

常言道，意識決定行動。檔案管理工作創新需起始于管理理念的創新。即，要加強對全員的宣傳教育，幫助每個職能崗位作業人員認識到檔案管理是所有人的份內事，而絕非只是檔案管理員的個人責任。基層單位應當在包括績效管理、職能考核等各管理環節納入檔案管理的考核細節，制定出足夠細致、準確乃至可量化的檔案管理規范。要使全員認識到每個作業動作都會影響到最終檔案結果的品質，因此無論生產還是管理作業都必須嚴格遵守檔案管理的各項指標要求。最重要的是，應當確保落實管理責任制，即，每個崗位產生檔案數據的質與量都需要和生產績效間建立起關聯關系，并且要結合品質、效率等因素予以獎懲的處置。只有當客觀的物質利益產生變化，人的主觀觀念才能得以觸動，才能使檔案管理人人有責的創新理念逐漸內化、固化。在此基礎上，基層單位才有可能最終形成檔案管理全面創新的良好工作氛圍，進而實現檔案管理工作的現代化、科學化。

3.2 創新管理系統

改變傳統管理模式僅僅依靠人工操作的陳舊落后狀態，要建立起基于網絡與信息技術的檔案管理平臺系統。即，要充分借助技術的先進性規避人工作業無法避免的不足之處，利用機器操作提高檔案管理工作效率和質量。創新檔案管理系統的前提之一是實現標準化、規范化操作，也就是建立起統一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門內部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案數據采集、整理、存貯系統，再實現各職能部門之間的彼此聯通，形成內部局域網化的檔案管理信息化平臺。最后，視管理工作的實際需要打通與外網的連接。重點在于，既要實現檔案管理平臺化操作的優質與高效，又在同時提高網絡化管理的安全性與可靠性。要實現這樣的管理目標，一方面需要建立起足夠頻率和體量的安全管理考核制度，另一方面則要利用包括分級授權在內的各類信息化管理手段。隨著技術的進步，還要積極采納諸如大數據、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術。

4 結語

綜上所述，檔案是一個單位發展變化的歷史載體，能夠為單位發展提供重要的依據和參考。文為此，事業單位要提升對檔案管理的重要性認識，要厘清制約檔案科學管理的因素，采取切實有效的措施做好檔案管理，從而確保事業單位長期可持續性發展。

參考文獻

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