智能檔案庫房建設初步設想

曾曉瑩

摘 要：檔案作為重要決策信息的承載體，所反映的不僅僅是信息的完備性，同時也展示出了信息對于現代化決策的重要性。隨著檔案管理工作的現代化發展，檔案載體的多樣化和檔案數量的急劇增加使得智能化檔案管理實施成為緊急性的工作，并且對檔案庫的智能化建設也提出了較高的要求。在這樣的情況下，有必要結合當前的技術和管理水平，對智能檔案庫房建設進行科學的規劃，以引領智能檔案庫房建設的順利開展。從現實的角度看，智能檔案庫建設需要從智能化溫濕度控制、定時殺菌消毒、電子性的精細化管理系統和智能化的檔案存取系統等幾方面著手來進行規劃，使庫房充分滿足現代化檔案管理的要求。

關鍵詞：智能；檔案庫房；建設；設想

隨著信息在國家和社會發展中重要性的日益凸顯，檔案在優化管理思路、提升管理水平等方面發揮的作用越來越大，而如何對海量的檔案資料信息進行有效的管理和利用直接關系到檔案資源價值的發揮。在當前檔案數量不斷增加、檔案信息愈加豐富的情況下，承擔檔案存儲、管理與使用的空間資源條件對信息保存時效性的決定更加直接。對于檔案管理單位來說，只有通過智能檔案庫房建設來為檔案資料創造更加科學的條件，才能保障檔案信息的長期保存與使用。

1 智能溫濕度控制

外部環境對檔案資料的壽命有著很大的影響，其中對檔案信息影響最大的是空氣的溫度和濕度，良好的室內溫度、濕度情況能夠為檔案的長期保存提供基本的條件支持。雖然檔案室的溫濕度變化情況與外部的整體趨勢保持一致，但因為室內密封條件的影響，其變化的速度與室外有一定的差異，因此，在智能檔案庫房建設過程中要注意對室內溫度、濕度情況的監測、調節和控制，確保室內情況達到最佳的檔案管理要求。傳統的室內溫度、濕度調節方法主要有提升室內密封度、增強室內通風性、控制室內溫度、做好除濕加濕等幾個方面，雖然這些方法能夠有效地提升檔案庫房環境的調控，優化檔案信息管理條件，但通常需要由相關人員來進行操作，在及時性、全面性等方面存在一定的缺陷。

在智能檔案庫房建設過程中，要充分借助相關的傳感器技術來構建庫房環境監控系統，實現對庫房的溫度、濕度進行實時的檢測、調控和數據反映。所謂的傳感器是一種能夠感受到庫房內的信息，并將所檢測的信息按照一定的規律處理后以電信號或其他形式的信息輸出給相應的終端，使相關的系統能夠根據所提供的信息作出相應行為的檢測裝置。

2 定時殺菌消毒

對檔案資料產生重要影響的因素除了空氣的溫度、濕度以外，細菌也是對檔案庫房環境影響比較大的變量，并且其對檔案資料的影響更加具有直接性和破壞性。

首先，對于新進庫房的檔案資料要采取低溫冷凍的殺菌消毒方法。根據微生物學的原理，處于0℃以下溫度條件下的有害微生物在經過一段時間后，其細胞原生質內的水分子會發生結冰現象，并產生機械性擠壓或劃擦細胞壁，最后造成細胞死亡，將蟲卵殺死。因此，可以對新進庫房的檔案采取在-31℃～-26℃的環境下冷凍48小時的處理，將那些寄生在檔案上的有害微生物消除殆盡，防止其在庫房內的傳播。當然，除了低溫冷凍的殺菌消毒方法外，還可以通過真空充氮、硫酰氟和環氧乙烷來對檔案進行處理，其中真空充氮主要適用于那些入庫之前沒有生蟲霉跡的檔案，是利用真空泵將殺蟲器內的空氣抽出，并充入適量的氮氣，使檔案中存在的細菌病毒在缺氧的情況下死去，這種方法適用于那些珍貴檔案資料的保存；而硫酰氟和環氧乙烷則適用于經檢查有蟲害或者霉跡跡象的檔案。

其次，入庫人員進入庫房之前先進行消毒。一般來說，入庫之前的殺菌消毒只能夠從檔案入庫方面對細菌病毒進行控制，而有害微生物進入庫房的另一種途徑就是附著在進庫人員的身體上，因此，在日常的檔案管理過程中，要對進入庫房的每位人員進行必要的消菌殺毒。在智能檔案庫房建設過程中，可以采用風淋室等設備來解決這個問題。作為一種通用性較強的消菌殺毒設備，風淋室設備主要原理是：在離心通風機的作用下，空氣經中效空氣過濾器進入靜壓箱，然后經高效空氣過濾器過濾后，從噴嘴處高速噴出潔凈的空氣，將人體附著的細菌病毒有效吹除，并且吹下來的細菌病毒通過一定的方式回收入中效空氣過濾器，再次循環吹出，從而形成循環系統，防止那些未經凈化的空氣進入庫房。

3 電子性細化系統軟件

智能檔案庫房建設處理從庫房環境方面為檔案管理創造條件以外，還要考慮檔案資料的使用，即通過科學化的電子性細化系統軟件的開發和功能完善來提升檔案資料的信息錄入、查詢、統計等工作的效率和效果，而這些功能的實現有賴于信息技術的開發與應用。就目前智能檔案庫房的建設來說，實現電子性細化系統軟件的開發要基于RFID技術之上，該系統能夠提升相關信息化系統的穩定性和系統性。

RFID技術主要是借助無線電波的讀寫功能來識別和標記相關媒介，從而提升檔案管理的準確性[3]。從系統的模塊方面來說，RFID檔案管理系統主要由檔案管理模塊、數據處理模塊和數據庫模塊三部分構成，其中檔案管理模塊主要實現實時監控、借還管理、基礎管理等功能，數據處理模塊主要是借助RFID設備來獲取相應的檔案信息，并通過不同的通信結構模型來獲取傳感器所傳遞的信息，將所獲得的信息上報給檔案管理模塊，實現更加科學的管理；數據庫模塊主要是對于數據信息的存儲和管理。

4 智能存取

在傳統檔案管理過程中，通常由檔案管理人員人工地進行檔案的歸類、存檔，這使得檔案存放的位置的錯亂，導致檔案查找的效率降低。而在智能檔案庫房模式下，可以實現檔案資料的智能化存取，借助智能機器人來取代人工服務，從而提升庫房管理的效率和效果。就智能存取功能的實現來說，主要分為兩個方面，即存和取。

首先，從檔案的存儲來說，智能檔案庫房實現了科學化的檔案歸類。在前期的檔案歸檔過程中，相關人員通過將檔案的一些基本信息錄入相應的系統，并由系統生成唯一的檔案二維碼，作為檔案管理的標志，并借助RFID技術對庫房內存在的檔案信息進行分級標注，為每份檔案貼上相應的電子標簽。一般來說，每份檔案的電子標簽包含兩部分內容，其一是密集架RFID標簽，其中備注各排密集架存放的檔案盒的盒號等具體信息，其二是檔案盒電子標簽，主要注明每盒中存放的檔案的數量、二維碼信息等。

其次，從檔案的調取來說，相關檢索人員通過庫房門內的嵌入式UHF進行遠距離一體化標簽讀寫器來對庫房內的電子標簽進行有效的讀取，并對標簽和二維碼信息的匹配度進行判斷，進而向符合匹配條件的密集架發出相應的打開指令，密集架在接到打開指令后彈出包含該二維碼的檔案盒，從而完成檔案的定位查找任務。在確定完檔案位置以后，庫房內的智能機器人會調取所定位的檔案資料，并通過自動化系統將檔案資料送到檢索人員的手中。

5 結語

隨著檔案信息在相關決策中重要性的凸顯，以及檔案信息種類與數量的幾何級增長，如何通過智能化的檔案管理系統構建來優化檔案管理的路徑，實現檔案管理的現代化發展，成為目前檔案管理部門重點思考和解決的問題。而物聯網、大數據、人工智能等技術的不斷呈現，智能檔案庫房建設的技術要素已經初步具備，在這樣的情況下，就需要融合相應的人才資源來實現智能檔案庫房建設，將智能化的庫房管理模式由理論轉變為現實，從而推動檔案管理的全新發展。

參考文獻

[1]高晶.檔案庫房溫濕度的調節與管理[J].東方企業文化，2014（20）：158.

[2]黃莉.河南省檔案局新建檔案館消毒系統的建設[J].檔案管理，2016（01）：74-75.