探討流動(dòng)人員人事檔案管理

李娜

摘 要：本文以流動(dòng)人員的人事檔案管理為研究對(duì)象，對(duì)優(yōu)化此類檔案管理效果的方法提供策略性方案。通過(guò)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理難度的分析，從宏觀制度、整體工序、技術(shù)條件、創(chuàng)新思想，這四個(gè)方面，詳細(xì)說(shuō)明流動(dòng)人員人事檔案的管理優(yōu)化策略，為相關(guān)研究提供參閱材料。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事檔案；信息管理

人事檔案的管理工作，是檔案管理的重要組成部分，具有很強(qiáng)的社會(huì)性與服務(wù)性。尤其是流動(dòng)人員的人事檔案，需得到管理部門與工作人員的高度重視，并在弱化難點(diǎn)與問(wèn)題的基礎(chǔ)上，保證檔案管理的質(zhì)量與效率。而實(shí)現(xiàn)這一管理目標(biāo)，應(yīng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理中的難點(diǎn)進(jìn)行分析，保證策略的針對(duì)性。

1 流動(dòng)人員人事檔案的管理難點(diǎn)

流動(dòng)人員的檔案材料，受到人員流動(dòng)性的影響，難以滿足檔案管理全面性的客觀要求。由于人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，工作人員在離開原崗位與職位之后，可能發(fā)生多種變故，而在重新找到工作之前，檔案資料發(fā)生個(gè)人手中的概率也相對(duì)較高。而從質(zhì)量化管理的角度出發(fā)，由于社會(huì)人力資源的職業(yè)化分類較為具體，在對(duì)不同類型崗位的人員檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，很難對(duì)其職業(yè)化特征作出詳實(shí)的描述。由此，也為檔案管理的具體性與科學(xué)性帶來(lái)了阻礙[1]。除此之外，檔案管理中由于數(shù)據(jù)信息過(guò)于龐大，對(duì)于數(shù)據(jù)的高效率查詢，也提出了更高的要求，需要對(duì)檔案進(jìn)行多類型的劃分，才能在交叉網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，保證檔案資料查詢的質(zhì)量條件。

2 流動(dòng)人員人事檔案的管理優(yōu)化策略

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)調(diào)政策引導(dǎo)作用

流動(dòng)人員人事檔案管理工作中，制度內(nèi)容是約束其質(zhì)量的核心。在進(jìn)行檔案管理優(yōu)化的過(guò)程中，需將政策性的內(nèi)容作為引導(dǎo)，在結(jié)合實(shí)際工作條件的基礎(chǔ)上，保證人事檔案的管理質(zhì)量，并在崗位技能、工作流程、績(jī)效評(píng)估、監(jiān)督考核等內(nèi)容中，形成具體的管理制度。由此，為檔案管理工作，提供詳細(xì)的指導(dǎo)，使工作人員在能夠在具體工作內(nèi)容的指導(dǎo)下，保證檔案管理的專業(yè)化與素質(zhì)化。

例如，在檔案資料采集的過(guò)程中，重點(diǎn)的強(qiáng)調(diào)流動(dòng)人員人事檔案的特殊性，并針對(duì)這一情況采取更具針對(duì)性的工作方法，通過(guò)對(duì)人員資料的采集與整理，執(zhí)行追蹤采集、定向采集、補(bǔ)充采集、定時(shí)采集的工作方法，防止出現(xiàn)信息遺漏的問(wèn)題。同時(shí)，還要在制度內(nèi)容中，強(qiáng)調(diào)用人單位與流動(dòng)人才在檔案管理中的責(zé)任地位，使流動(dòng)人員人事檔案管理，在完整的制度內(nèi)容下，形成系統(tǒng)發(fā)展結(jié)構(gòu)，并在執(zhí)行過(guò)程中，深刻展示政策理念，保證檔案管理的規(guī)范化體系建設(shè)。

2.2 完善工序流程，補(bǔ)充檔案服務(wù)屬性

檔案管理的主要目標(biāo)，是為了更好的為社會(huì)提供信息服務(wù)，使檔案材料的應(yīng)用價(jià)值得以展示。在流動(dòng)人員人事檔案的管理過(guò)程中，必須強(qiáng)調(diào)檔案材料在使用過(guò)程中的服務(wù)性，通過(guò)工序流程的優(yōu)化與整改，使群眾在調(diào)取、使用人事檔案的過(guò)程中，可以享受更加高效率的服務(wù)。由此，不僅在檔案管理工作中，深刻的展示了“一次辦好”的政策號(hào)召，也使檔案管理部門的工作效率得到與優(yōu)化，為工作系統(tǒng)性升級(jí)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

以某市的檔案局為例，在強(qiáng)調(diào)“一次辦好”原則的基礎(chǔ)上，列出了執(zhí)行清單，將企業(yè)、個(gè)人在辦理檔案事務(wù)時(shí)的工序流程進(jìn)行調(diào)整，以此保證檔案服務(wù)的質(zhì)量條件。當(dāng)所需的材料齊全且具有法定效率的前提下，最大程度的縮減原有的工序步驟。在設(shè)置接待查檔、資訊查檔、文檔服務(wù)、意見反饋這四個(gè)流程的基礎(chǔ)上，可以獨(dú)立的對(duì)工序與內(nèi)容進(jìn)行選擇，以此保證服務(wù)的針對(duì)性與效率性。

2.3 升級(jí)技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案管理能力

檔案管理的技術(shù)升級(jí)，主要集中資料管理與品質(zhì)服務(wù)兩個(gè)方面。資料管理的內(nèi)容中，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行升值，并在其結(jié)構(gòu)中加入智能化的數(shù)據(jù)分析程序，由此保證檔案管理分類的合理性。同時(shí)，在數(shù)據(jù)化服務(wù)系統(tǒng)中，可以在內(nèi)容上，對(duì)數(shù)據(jù)的分類管理形式進(jìn)行調(diào)整，針對(duì)檔案查詢的資料統(tǒng)計(jì)，對(duì)應(yīng)用頻率較高的查詢方式進(jìn)行分類調(diào)整，以此保證維護(hù)檔案查詢的速率水平。另外，在技術(shù)開發(fā)的過(guò)程中，還需設(shè)置網(wǎng)絡(luò)化的信息平臺(tái)。

例如，在平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，可以保證其對(duì)于社會(huì)的開放狀態(tài)，并在運(yùn)行中，設(shè)置檔案查詢預(yù)約項(xiàng)目。由此可以在檔案管理部門與用戶之間形成良好的互動(dòng)，并補(bǔ)充“一次辦好”的工作內(nèi)容，以更加典型化的服務(wù)方式，展示互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。而在這一技術(shù)條件的升級(jí)建設(shè)中，也真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理部門的服務(wù)型發(fā)展建設(shè)。

2.4 堅(jiān)持發(fā)展觀念，不斷創(chuàng)新工作內(nèi)容

流動(dòng)人員人事檔案的管理，必須時(shí)刻保持發(fā)展與創(chuàng)新狀態(tài)。不僅要在管理理念、管理形式、管理技術(shù)的內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新，也要在人才創(chuàng)新性上進(jìn)行塑造，并在整體人員梯度的建設(shè)中，維持健康的成長(zhǎng)狀態(tài)[2]。在堅(jiān)持學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)的同時(shí)，通過(guò)不斷推進(jìn)的思想理念學(xué)習(xí)與技術(shù)內(nèi)容創(chuàng)新，使人事檔案管理的先進(jìn)性得到基礎(chǔ)性的保障。

方法上，不僅要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔材料的管理進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，也要在信息化手段中保證科技成長(zhǎng)狀態(tài)。例如，在環(huán)境管理中，可以通過(guò)室內(nèi)的傳感器設(shè)備，建立智能化控制系統(tǒng)，保證紙質(zhì)檔案管理的科技型發(fā)展?fàn)顟B(tài)。而在數(shù)字檔案管理的過(guò)程中，需對(duì)系統(tǒng)與程序進(jìn)行持續(xù)性的優(yōu)化，保證科學(xué)電子檔案管理的同時(shí)，使人員能夠在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中，熟練使用系統(tǒng)程序，保證技術(shù)與操作的同步發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

3 總結(jié)

綜上，新時(shí)代背景環(huán)境下，流動(dòng)人員的人事檔案，必須在管理過(guò)程中，強(qiáng)調(diào)檔案管理的質(zhì)量水平，并在應(yīng)用過(guò)程中，盡可能的提高檔案材料的使用價(jià)值。在發(fā)揮檔案功能價(jià)值的同時(shí)，使其處于健康發(fā)展?fàn)顟B(tài)，更好的配合市場(chǎng)人才管理需要，形成新時(shí)代環(huán)境下的人事資源信息系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬愛芝，王學(xué)光.流動(dòng)人員人事檔案管理信息化探究——以河北省為例[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（11）：11-12.

[2]傅劍波，朱萬(wàn)木，劉學(xué)偉.加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理 提高公共就業(yè)與人才服務(wù)水平[J].蘭臺(tái)世界，2017（23）：37-39.