人工智能在檔案管理中的應用探析

孫星光

摘 要：隨著科學技術的發展，人工智能技術廣泛地應用于我們的工作與生活的方方面面。當前，人工智能也在檔案管理中得到了有效應用，其為檔案管理智能分類檢索和智能安全管理等多方便的便利。筆者在本文中就人工智能在檔案管理中的應用進行了初步探析，意在推動人工智能在檔案管理中的應用，為檔案管理帶來一定的幫助，促進檔案管理的進一步發展。

關鍵詞：人工智能；檔案管理；應用

1 引言

科學技術的發展推動了人工智能技術越來越成熟，才會被廣泛地應用于我們的工作與生活當中。人工智能在檔案管理中同樣適用。其對檔案管理的幫助是非常大的，下文將具體闡述人工智能在檔案管理中的應用。

2 人工智能概述

人工智能其實是一門綜合型的學科，是計算機科學的一項重要分支。這是一門專門研究人類智能并進行人類智能開發與模擬的科學。試圖用與人類智能接近的智能機器設備代替人類進行工作。大體的人工智能包括對數據信息的分辨處理、對問題的處理、對信息的分析等內容。具體來說就是具備圖像識別、語音識別、信息篩選等能力的機器設備。隨著人工智能領域研究和開發的深入，人工智能切切實實能夠為人們的工作和生活帶來許多便利，提高了工作效率與生活質量。

3 當前檔案管理中存在的問題

1）檔案信息量龐大，給檔案管理工作帶來了巨大的壓力。隨著時間的推移以及城市建設發展的速度加快，再加上原有的檔案信息庫存，檔案的信息量是越來越大了。這些檔案信息包括紙質信息、影像信息、電子信息等等，因為信息的類別還不一樣，因此檔案管理起來就更加不容易了。

2）由于檔案信息量龐大，因此在檔案信息分類和整理的時候可能缺乏更加細致的分類與整理，這就造成檔案信息的結構化分類不夠明確的現象。因而在查詢和利用檔案信息的時候，搜尋的難度就會增加，從而降低了檔案利用的效率與利用的價值。 這也是檔案管理中面臨的急需解決的巨大難題。

3）各個檔案管中的檔案信息是相對孤立的。無法實現檔案信息的高速獲取與高速交換的目的。在調集不同檔案管的檔案信息時，還需要進行一些列的復雜手續，還要加上人工進行配合才能夠完成檔案信息的調集。這明顯與當前的信息化時代是不相符合的。

4 人工智能在檔案管理中的具體運用

1）人工智能利用檔案智能分類與檢索。與過去傳統的紙質版檔案不同，現在的檔案管理多為信息化數字檔案管理。它包含數字檔案、多媒體數字檔案信息等。使用人工智能技術進行檔案管理，那么就可以對檔案信息智能分類和檢索。這是因為人工智能具有自然語言處理的能力、模式識別與篩選的能力以及機器學習能力。其自然語言處理能力可以對檔案信息文本進行分門別類與歸納，在需要查詢的時候就可以根據設定好的訓練文本樣本進行識別與篩選，從而快速找到人們所要找尋的檔案信息。智能搜索技術有兩大類，一類是模式識別，另一類是神經網絡。模式識別的作用是基于文本內容進行準確定位，搜索出準確的信息內容。神經網絡的作用是能夠進行自我學習和升級，根據過往的歷史檢索內容，主動尋找出相關的信息內容，為檔案信息查找者提供更多的選擇服務。人工智能使檢索得到了高級化發展，為檔案尋找者節省了許多檢索的時間，大大地提供了檢索的效率。

2）一般檔案都有密級要求，對于那些要求保密的檔案，檔案的安全尤為重要。人工智能對于檔案的安全也起到很好的保障作用。有了人工智能技術的介入，可以利用針對性的指紋識別、人臉識別以及虹膜識別等智能識別技術進行檔案保護。在檔案庫房的門禁系統中加以使用這些智能識別，能夠極好地阻止不被允許的人進入檔案室，進一步提高了檔案保護的安全性。有別于門禁系統這一實體保護，智能防火墻能夠進行網絡上的虛擬保護，攔截非法闖入者，以達到阻止網絡攻擊的目的。除此之外，也可以在檔案室外使用人工智能監控技術，通過對原始視頻圖像進行檢測識別與跟蹤，從而測估出目標行為，在可能出現檔案泄露危險的情況下產生警報，從而促使相關人員及時采取保護措施。

近幾年來，城建檔案的開放性和共享性明顯增加，病毒攻擊對檔案生成和利用過程帶來了嚴重威脅。智能防火墻和入侵檢測系統可以從多個角度保障數字檔案的安全性。智能防火墻可以識別、確定訪問控制，對病毒盡快攔截，減少網絡攻擊，并且確保身份認證和審計管理功能的完善性。智能入侵檢測系統不僅僅可以在最短時間里迅速的識別入侵現象，而且還能夠自動追擊攻擊者，收集攻擊數據。避免內部人員跨權限訪問，要做好信息的查詢、提取和利用功能。不允許外部客戶隨意的訪問，要確保檔案資源能夠被記錄下來。要對非法訪問系統的行為及時控制，并將訪問記錄真實的記錄下來，對數據進行分析和學習，從根本上提升防范水平，為檔案安全管理提供技術支持。

3）建立智慧管理城建檔案。城建檔案管理系統保存著各類用地規劃、地下管線等信息，采用智能檢索和知識管理技術，對城建檔案空間數據進行數據比對和關聯分析，構建完善的數據集合，將信息進行提煉，選擇有價值的信息。根據城建檔案的掃描影像和照片等，快速準確的提取非空間數據檔案信息，并做好加工處理工作。需要對語言、圖片以及視頻進行有效的處理，對非空間數據信息進行智能分類。被標注的訓練文本樣本進行稽核，大量的詞語和關鍵詞的文本劃成一類，在其中找到文本屬性和類別之間的關聯，通過學習獲得的關系模型和新的文本進行分類，利用文本分類，最終實現智能管理。

4）智能檢索和利用。城市規劃和決策工作需要有城市建設檔案資料的支持，如果過程中城市建設檔案資料的數據不夠精準、不夠完善就會帶來決策上的失誤。城建檔案分類多樣化，如果能夠及時的引入先進的智能搜索技術，就能簡化各類流程，提供的數據信息的有效性和準確性才能得到根本保障。智能搜索技術具體包括了神經網絡以及模式識別兩類。利用模式識別可以在城建檔案文本的基礎之上對有關信息進行準確的搜索和定位。通過神經網絡的自我學習和進化，對檔案利用者的歷史檢索對象進行分析，對檔案利用者的相關信息進行深層次的挖掘，找到他們之間的關聯，對檔案利用者的檢索目的進行預測，快速準確的將檢索結果推動給用戶，為檔案信息利用者提供更加全面的服務。

5）合理利用智能專家系統管理的相關信息。所謂的智能專家系統主要是指企業在進行檔案管理的工作中，利用計算機系統對專家進行推理和解決問題的方式進行模仿，獲得更加精準的信息，有效的解決檔案管理過程中存在的諸多問題。智能專家系統包括了獲取、推理隱性信息等。這其中，隱性信息資源是檔案管理系統得以有效運行的前提保障。企業利用專家系統，可以深入的挖掘企業內部信息。結構化的隱性資源，可以通過語音和文本的方式加深和專家的互動與交流，最終快速獲取信息。由此可見，檔案管理過程中，采用了人工智能的方式，極大的便利了信息資源的獲取，也便捷了人們的使用。此外，人工智能技術在檔案管理中不斷的優化，也滿足了用戶多樣化的需求，檔案管理部門可以通過人工智能技術打造完善的業務網絡系統，將檔案系統業務進行了詳細的劃分，檔案使用者只需要借助互聯網就能夠滿足自身對檔案的需要。

5 結束語

綜上所述，隨著人工智能的智能化和學習化程度的明顯提升，也極大的便利了檔案管理工作的有序開展。大數據時代的到來，檔案管理中信息量較大，人工智能的出現正好彌補了檔案管理中的諸多問題，這其中，智能分類、檢索和安全工作也從根本上提升了檔案管理的效率和質量，為用戶更好的利用各類信息資源奠定了堅實基礎。

參考文獻

[1]張江.淺析人工智能技術在檔案管理中的應用與發展[J].決策探索（下），2018（08）：86.

[2]何叢戎.基于人工智能的城建檔案管理系統建設研究[J].計算機產品與流通，2018（05）：120.