文書檔案前期質量的幾點感悟

崔紅霞 張新

摘 要：文書檔案作為一種信息資源，是檔案工作的重要組成部分，是對單位各項工作的真實記錄，是一項基礎性的工作，是能夠維持單位發展的重要憑證，它的質量影響到單位管理的各個方面。嚴守檔案的政治性，完善制度機制建設，強化責任擔當意識，可大大提高文書檔案的前期質量。

關鍵詞：文書檔案；前期質量；公文處理

檔案工作是黨委、政府和企事業單位工作的重要組成部分，其中，文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，是由通用文書（公文）轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。當前，通用文書（公文）常見的類型包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知等。如何做好文書檔案的質量管理工作。筆者總結，應從提升文書檔案前期的質量著手。

1 嚴守政治性是保證文書檔案前期質量的核心

檔案工作姓“黨”，承擔著為黨管檔、為國守史、為民服務的重要職責，發揮著存憑、留史、資政、育人的重要作用。通用文書（公文）檔案同樣姓“公”，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請求和答復問題，報告、通報和交流情況的重要載體。必須牢記通用文書（公文）檔案的政治屬性，把政策審核擺在更加突出位置，自覺從講政治的高度，把好起草、審核的政治關、政策關。嚴格落實“五個不能”審核標準，即不能與黨章和黨的方針政策相抵觸，不能與黨中央最新精神和決策部署不一致，不能與憲法、法律相抵觸，不能與黨內法規和規范性文件相抵觸，不能在權限和程序上違反規定。努力使檔案成為落實國家方針政策的有力抓手，提供可追溯的可記憶的原始憑證。通用文書（公文）的質量影響著黨和政府重要決策信息的傳達與部署落實，任何小的差錯都可能導致嚴重后果，馬虎不得，必須牢記通用其具有嚴謹、規范和精準這樣一個政治性定位，更要學習習近平總書記的文風，講政治高度、思想深度、思維廣度，秉持嚴謹細致的工作態度，真正使立卷存檔的公文經得起推敲，經得住歷史和實踐的檢驗，充分發揮其以檔資政作用。

2 健全制度機制是提升文書檔案前期質量的保障

“不以六律，不能正五音”。務實管用的制度機制既是提升工作水平的“助推器”，又是堵塞工作漏洞的“防火墻”。要注重發揮制度的規范、引領和保障作用，切實扎牢制度的“籠子”，為提升通用文書（公文）檔案前期質量工作保駕護航。一要抓制度制定。將通用文書（公文）要求嵌入各項業務流程，服務于中心工作，主要從文件擬制、審核、流轉、管理、歸檔等方面作出明確要求和規定，逐步建立審核制度、溝通制度、通用制度、直接退回、限時結辦、責任追究等制度，形成文檔部門歸口管理負責、業務部門共同參與的聯動機制。同時，規范公文流轉，建設并推廣OA網上辦公系統，公文的承辦、督辦、反饋全過程在線管理，整個系統任務鏈上的發起方、接受方、執行者，可隨時了解任務動態信息、跟蹤督辦，為通用文書檔案（公文）前期質量提供制度遵循和科學引導。二要抓制度宣傳。采取制發專門文件、制作宣傳展板、發放宣傳材料、開展培訓督查等形式，多渠道、多維度、多頻次解釋、宣傳和強調制度，大力宣貫依規治文、依法治檔，讓通用文書（公文）的起草、審核、歸檔工作固化為自覺行動和日常工作。同時，宣傳要覆蓋非檔案崗位工作人員，不少非檔案崗位的工作人員保存著應該歸檔的重要文件、聲像資料、證書、實物、照片等，強化這部分人員的檔案意識，保證及時上交各類文件資料，有完整齊全的文件才能有完整齊全的檔案。三要抓制度落實。將通用文書（公文）工作作為單位重要的基礎工作納入績效考核，通過實施制度規范、突出過程管控、結合考核評價這一“組合拳”，在源頭環節為制度落實奠定基礎。在行文中更多體現從嚴落實的理念，強化督查問責在抓落實中的壓力傳遞和工作導向作用，從黨組層面加強組織領導，明確責任，細化分工，層層落實責任，促使歸口部門與業務部門形成推動制度落實的合力。

3 增強“三種意識”是提升文書檔案前期質量的基礎

檔案來源于文書，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿。文書檔案是由文書有條件地轉化而來的，文書是在機關工作中形成和處理的。從這個意義上說，文書工作是檔案工作的基礎。在這個最基礎的環節是否做到位，對文書檔案的形成質量具有直接的影響。首先，要有責任意識。公文的起草和審核人員是檔案管理工作程序里邊的“初級工”，面對的往往是一些細微問題，還有一些深藏不露的細節問題，如果沒有高度的責任心，敷衍了事、應付差事，很難產生高質量的文件。必須從“心”上用力，需有如履薄冰、慎之又慎的態度，在公文產生的全過程、各環節，始終繃著責任擔當這根弦，堅持以高度的政治責任感和使命感，嚴肅公文制發依規依章，每份公文多追問自己還有哪里“心”沒用到，確保文書檔案在公文審核的初級階段無差錯、無閃失。二要有精品意識。文書檔案的質量問題不是歸檔后出現的，而是在文件制作過程中產生的，這一先天不足在后天是難以彌補的?！耙蛔秩牍模排０尾怀觥?。必須在“精”字上下功夫，嚴把政策關、邏輯關、文字關。胸有工匠精神，從主題到結構，反復推敲打磨，讓每份文件在謀篇立意上緊扣中央精神、工作實際和領導意圖，讓文書檔案成為了解情況、科學決策、指導工作最可靠最權威的渠道，充分發揮其以文輔政目的。三要有服務意識。沒有高質量的公文就沒有高質量的檔案. 做好檔案工作，必須首先從公文處理這一基礎性工作抓起，

審核人員如果沒有過硬的綜合素質，存在服務意識、服務能力的短板，對工作情況了解不清、文件內容把握不準、認識不全，缺乏透過文字看本質的“火眼金睛”，就當不好“服務員”。必須強化人才培養，將文檔人才建設納入單位培訓計劃，創造學習培訓條件，培養政治素質好、工作能力強、文字功底深的高素質工作者隊伍，為持續提升通用文書（公文）檔案前期質量提供堅強保障。并優化簽批和歸檔程序，通用文書（公文）的審核、報送、立卷歸檔由辦公室指定專人負責，在一定程度上避免人為因素造成的執行走樣，逐步提升服務主動性和管理現代化水平。

參考文獻

[1]《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）

[2]《文書與檔案管理基礎》2006年電子科技大學出版社

[3]《文書與檔案管理》2010年電子工業出版社出版

[4]《辦公室業務》2014第7期

[5]《山東檔案》2004第6期