探討如何做好醫院檔案保管利用過程中的保密工作

郭競新

摘 要：本文簡要分析了保密工作的重要性，提出強化檔案利用過程中的監管工作，搞清楚保密與利用之間的關系，最后分析如何進一步加強檔案保管利用過程中的保密力度，從而提升檔案保密水平，保證檔案資料的有效利用。

關鍵詞：醫院；檔案利用；保密工作

1 引言

隨著時代的進步和醫療技術水平的提高，人們對于自身的健康狀況越發重視，醫院接待的患者日益增多，因此醫院在日常運營期間產生海量的患者資料信息以及本身運營的檔案資料。而這些數據信息中又有很多涉及隱私和秘密，隨著社會法律制度的完善，醫療機構會依據相關規定按保密要求來管理這些數據信息。醫院檔案的保管和利用工作，對于醫療服務水平的提升，科研教學水平的提升，醫院建設發展和運營決策制定等都有極大的幫助，所以在檔案合理保管利用過程中要注意保密工作到位，以免產生違法違規等不利醫院運營的不良事件。

2 保密工作的重要性

保密工作就是采取特殊的措施，保護信息資料的安全和不泄露。醫院檔案資料的設計內容較多，不僅有病歷檔案，還有文書、財務管理、人事管理、設備管理等方面的檔案，而且劃分出實物檔案、聲像檔案和電子檔案等門類，涉及醫院運行的方方面面。隨著我國社會法律制度的不斷完善，醫院檔案的各個門類按相應的法律法規也需要開展對應的保密工作。例如：病歷檔案涉及患者的身份信息，家庭基本狀況、既往病史、病情發展、醫療過程、治療效果具有一定法律效力，也是對醫院醫療水平和醫療質量的反映，但同時也涉及患者隱私需要，保管和利用就需要采取保密措施；又如醫院按采購招標簽訂的合同涉及商業機密，為了公平必須采取保密措施保管歸檔合同；又如醫院科研檔案記錄了科研課題從申請到結題獲獎的全過程，其中大量的科研數據不但是醫院的珍貴數據，也極有可能是國家的珍貴數據，所以一定要在開發利用的時候嚴格按保密工作要求來操作，等等。因此開展保密工作對于醫院檔案的保管利用來說意義重大。

3 強化檔案利用中的監督工作

3.1 制度建設

對于醫院檔案的開發利用一般是借閱、復制、翻拍、外借等，醫院需要結合實際，按照檔案門類的不同要求和信息涉密的程度、劃分涉密檔案材料的保密等級，并區分不同層次的檔案利用人員，按權限訂立不同的利用范圍，并嚴格按照標準操作執行。在利用過程中嚴格執行審批程序和標準，保證檔案利用工作有跡可循，保證檔案信息的不失密、不泄密和不損毀。在這里，關于檔案利用的規章制度要完善簡明，方便操作，醫院還要在實踐過程中不斷優化和總結改進。

3.2 監督措施

醫院應該在檔案室安裝監控攝像頭，借助信息技術實現動態實時監控，監督相關工作的開展；按照檔案是否涉密或者保密等級，執行不同的利用方式，涉密的檔案在審批程序完善的情況下僅提供閱覽，不允許外借，嚴禁復制、拍照、錄像錄音、撕毀或涂改檔案的違法行為；加強宣傳保密法和保密規章制度，并嚴格執行，將責任歸責到位，在后續整理期間出現問題及時追責；在利用者結束利用歸還檔案時，要進行詳細的檢查，發現問題及時查處，并在記錄上說明，對于失密泄密甚至損毀檔案的行為進行嚴格懲處，涉及違法的移送司法部門處理。

4 正確處理檔案保密與利用的關系

在保管和利用檔案的過程中，必須要做好保密工作，這是檔案管理工作的基本要求。因此檔案管理人員要重視保密工作，提高工作的保密意識，嚴格按照保密規定進行檔案相關工作的開展。但因為傳統思想觀念的影響，檔案工作存在重保管輕利用、開發利用不足等問題，特別是檔案資源的價值并沒有被完全開發，造成很大程度的浪費問題。檔案管理人員自身的價值也難以體現出來。這種情況下，檔案管理人員就要轉變思想觀念，在做到資料有效保密的基礎上，再進行信息的利用，達到充分利用的目的。保而不用會失去保的意義；用而不保會破壞用的價值。因此檔案工作人員要認識到，保密和利用是兩項同等重要的工作，需要給予同等重視，避免工作中出現偏頗。

5 進一步加強檔案保管利用過程中保密工作

5.1 做好檔案保管過程中的保密工作

一是加強檔案室管理。醫院需要重視檔案室硬件管理，有條件的要長遠規劃，專門安排一棟樓或一整層辦公室用于檔案資料存放；并對門窗進行加固，安裝先進的防盜和防爆破系統，還可以實行人臉識別、指紋識別等出入控制系統，實行實時的出入登記，禁止無關人員進入；將保管、閱覽室和其他場所分開，嚴格按照“八防”要求配置管理庫房。

二是加強檔案管理人員的保密教育。醫院要重視提升檔案管理人員的保密素質和能力，知曉檔案進行保密的重要性、對于醫院發展的意義等，了解保密工作，以及醫院檔案的保密范圍和等級；設立監管部門，對檔案管理人員執行保密工作進行監督，防止失密泄密和監守自盜情況的出現。

三是加強日常管理。按照相關規定對涉密和非涉密檔案進行分別保管，配備有效的保險設備，保險柜等，確保檔案的安全性和嚴密性；注意對檔案資料的移交和保存，加強檢查力度。

5.2 做好檔案利用過程中的保密工作

一是加強檔案利用過程的監督工作。在提供檔案利用現場，安排專人進行監督，及時發現利用過程存在的違法違規行為，并進行糾正，保證檔案的保密性和完整性。對檔案管理人員加強監督，建立制度，杜絕在監控區域外翻閱處理文件資料，監測并報告每天的工作情況。

二是加強保密工作宣傳。醫院定期開展法律知識講座，提高檔案管理人員的法律意識，加強對相關保密法律法規的宣傳；制定符合醫院情況的檔案保密管理制度，并向員工廣為宣傳，嚴格落實加強管理，保證保密工作的順利開展；定期進行保密知識的培訓教育，提高檔案工作人員的保密意識和知識與技能水平。

三是建立保密檔案制度。檔案的保管和利用制度應有涉及到保密、閱覽、外借、復制翻拍等條款。醫院要結合檔案管理的實際情況和保密劃分的登記，確定不同權限的利用人員的利用范圍，并規定統一的保密審查審批程序和標準，保證工作有序進行；對醫院檔案進行密級劃分，設置不同利用人員的權限；做好涉密檔案的保護工作，保證檔案管理的安全性、長效性，避免檔案資料出現遺失或損毀；監督檔案管理人員嚴格落實保密制度，并將保密工作成效與績效管理相掛鉤，關聯到管理人員的績效考核中去，定期通報落實情況，以提醒管理人員加以重視。

四是優化檔案管理隊伍建設。醫院要加強對檔案管理人員的招聘和培訓，一方面制定優越的人才招聘制度，給出良好的薪資待遇，招收更高水平的專業人員開展檔案保密工作。另一方面是建立科學的人才培養制度，針對醫院內的檔案工作人員進行保密工作的專題培訓，提高保密意識，認識到檔案利用工作中存在的不安全漏洞，加以處理；同時引進先進的保密信息系統，借助信息技術和設備的應用輔助保密工作的開展。

6 結語

醫院檔案的保管和利用是關系到檔案信息價值的挖掘和展示，促進醫院醫療服務水平和決策進展的重要工作內容。但因為醫療檔案涉及到患者的個人隱私和醫院運營的保密方面，需要同時注重保密工作，保證醫療檔案的安全性和保密性，避免涉密檔案內容的失密、泄密、損毀、偷盜、被攻擊等，從而保證醫療檔案的正常保管利用。

參考文獻

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