關于學校檔案工作的規范化與標準化管理研究

沈莉芬

摘 要：從學校檔案工作的規范化與標準化管理概述角度出發，通過分析檔案工作定義，明確其規范化與標準化的特征與意義，進而提出合理的管理建議，以期為高中檔案工作管理人員提供參考。

關鍵詞：高中；學校；檔案工作；規范化；標準化管理

檔案工作在學校日常整體管理工作中占據著重要的地位，此項工作不僅可以促進學校的發展，更能夠幫助學校對日常建設工作的整體評估提供科學依據。因此，為了全面提升學校檔案工作的整體質量以及效率，必須讓有關人員致力于此項工作的規范化與標準化管理。

1 學校檔案工作的規范化與標準化管理概述

1.1 檔案工作定義

檔案工作又被稱作檔案管理，屬于檔案館或者檔案室的相關管理人員對檔案信息以及檔案實體展開直接性管理，且提供相關服務的一類業務工作，它是我國整體檔案工作中的最基本環節[1]。

1.2 學校檔案工作的規范化與標準化特征

1）歸檔標準更科學。學校檔案資料具有實時變化、種類繁多等特點，因此，校方需要引進更加科學的歸檔標準以及相關模式才能使此項工作更加的開展更加順利。校方在引進更加先進的信息化管理模式后，能夠最大限度地緩解工作人員的壓力，并且能夠有效為檔案建立大數據庫，方便了相關人員對檔案的查閱，進而充分提升檔案工作的效率以及質量。

2）平臺存儲量更大。在引進先進的互聯網信息平臺后，在多媒體的幫助下，檔案工作管理人員能夠更方便、迅捷地開展檔案工作。隨著計算機的不斷更新換代，Excel表格、WPS文檔等軟件已經成為工作人員日常工作的必備軟件，這些都能夠幫助校方對各類檔案進行分類、整理和儲存。電子文檔在計算機中的占用量較小，加之更新換代后，計算機存儲量越來越大，相比于以往的紙質版檔案，能夠使檔案相關各項工作都更方便。

3）相關的成本更低。如上文所述，先進的電子檔案管理工作能夠方便有關人員對檔案進行分類、整理、儲存以及查閱等，而這些工作很多時候僅需少量計算機、少數工作人員便能做到，不僅能夠有效為學校節約人力、簡化工作流程，還能夠通過規范化與標準化指標促進工作人員努力工作，同時還能夠有效提升檔案資料的真實性以及準確性。

1.3 學校檔案工作的規范化與標準化意義

學校的檔案管理工作能夠將校方真實的教學質量、學校管理狀況反映出來，從而為教師、校方的日常工作改進提供全面、準確的參考。雖然如今我國已經進入了互聯網信息化時代，然而很多學校相關工作人員并未與時俱進，管理方式仍顯落后。因此，學校檔案工作的規范化與標準化能夠及時幫助這部分工作人員對檔案工作進行深入優化，從而全面提升此項工作的整體效率以及質量。

2 學校檔案工作的規范化與標準化管理建議

2.1 引進先進的管理人才

人才是任何部門、單位得以順利、健康、快速發展的重要核心，學校的檔案工作也是如此。因此，一方面，學校應當積極引進先進的管理人才，全面擴大檔案工作管理人員的選聘范圍，將理念先進、知識基礎扎實且專業能力較強的綜合型人才及時引入；另一方面，對于校方原有的檔案工作管理人員，應當根據其實際能力水平進行崗位重新調配，以達到“人盡其用”。

除此之外，校方還應當定期組織檔案工作管理人員參加各項培訓：

1）培訓檔案工作管理人員管理方面的專業技能，如對各類檔案資料如何有效地進行存儲、分類、分級及其具體實施措施等，使其工作更加規范化，從而最大限度地防止出現檔案損壞、操作失誤等問題。

2）培訓檔案工作管理人員管理方面的理論知識，一方面使其能夠了解并掌握到檔案工作的發展動態，并更新相關知識；另一方面，使其更加明確自身的工作職責，熟悉相關工作的各項工作標準，逐步使其增強對自身工作的重視程度，進而使檔案工作更加標準化。

綜上所述，引進先進的管理人才，并對其進行及時、有效的培訓，能夠極大程度地提升學校檔案工作的規范化與標準化管理，最終提升整體工作的質量以及效率。

2.2 強化檔案信息化建設

伴隨我國整體社會經濟的飛速發展，我國的互聯網信息技術水平正在不斷提高，計算機信息技術已經在高中各個方面得到了廣泛的普及。為了全面提升學校檔案工作的規范化與標準化管理，使之緊隨時代發展的步伐，高中必須及時強化檔案工作的信息化建設，并且做好以下幾方面工作：

1）學校必須及時完善自身的檔案工作信息化基礎設施：（1）通過先進的互聯網信息技術，構建可以實時共享的檔案工作管理系統，從而使學校各部門得以通力協作，進而充分提升相關工作的整體效率；（2）校方應當及時更新并引進更加先進的信息化設備以及檔案工作相應的管理技術，設備包括數碼相機、最新型的工作計算機以及掃描儀、打印機等，技術包括微縮技術、計算機技術以及數據庫管理技術等，同時也要及時讓檔案工作管理人員及時掌握這些技術。

2）因為新時期的檔案資料大多為電子檔案、電子信息，所以校方必須讓檔案工作管理人員充分學習并掌握電子信息技術。然而互聯網具有一定程度的開放性，使得電子信息存在一定程度的安全風險。因此，檔案工作管理人員必須定期對電子檔案進行定期的歸檔，并且用U盤、網盤等及時拷貝電子檔案加以保存、備份，確保即使計算機出現問題，也能將風險和損失控制在最小程度。

2.3 建立健全相關的制度

制度是所有單位各項工作得以順利開展的基本憑證，學校若想全面提升學校檔案工作的規范化與標準化管理，就必須及時建立健全相關的各項制度，以便使工作人員能夠在開展檔案工作時有理有據。當前高中學校最需要從以下兩大方面著手：

1）學校應當及時完善并細化檔案工作的分級制度，因為校方的檔案種類繁復、數量龐大，各類檔案資料的重要性都有所不同，所以校方必須及時使檔案工作的分級制度得到充分細化以及完善，如此不僅能夠使工作人員的壓力得以有效緩解，更能夠促使學校檔案工作得以規范化與標準化管理。

2）學校必須建立健全檔案工作的管理制度，并結合學校的實際情況制定合理的追責制度。即將檔案工作細分到學校的各部門，從而使各部門的檔案工作人員明確自身的工作職能，一旦工作出現問題，校方能夠及時找出問題根源所在，從而有效提升檔案工作的整體質量以及效率[2]。

3 結論

總體而言，高中學校的檔案管理工作對于高中的整體發展意義深遠。因此，校方應當積極引進相應的綜合型管理人才，并且充分配合檔案工作管理人員進一步完善相關制度，進而使此項工作更加規范化與標準化，從而全面提升此項工作的整體質量以及效率，以便為高中學校的未來發展提供更準確、可靠的參考憑證。

參考文獻

[1]張桂英.如何推行檔案管理工作規范化、標準化[J].辦公室業務，2018（04）：143.

[2]張麗霞.檔案管理工作的規范化和標準化淺析[J].企業改革與管理，2017（12）：18.