電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)研究

郝立維

摘 要：檔案工作的信息化建設(shè)是信息時代檔案管理工作的客觀需要，只有做好檔案管理的信息化建設(shè)，才能滿足新時代檔案管理工作的需求。本文將從電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行分析，并對當(dāng)前我國電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)所面臨的問題提出幾點合理建議。

關(guān)鍵詞：電廠系統(tǒng)；檔案信息化；建設(shè)工作

檔案信息化建設(shè)不單單是指傳統(tǒng)的檔案信息規(guī)劃工作，在科技發(fā)展的今天，檔案信息化建設(shè)工作還包括現(xiàn)代信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用的相結(jié)合。因為電廠工作的細(xì)節(jié)化內(nèi)容較多，遇見需要統(tǒng)計整理電廠工作內(nèi)容的時候工作量就比較龐大，需要強(qiáng)大的檔案資料支撐，因此，對電廠進(jìn)行系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)就顯得必不可少。

1 電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的重要性

首先隨著我國政府部門下發(fā)了要求各企業(yè)都要做好檔案信息化建設(shè)的通知后，各企業(yè)都在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的改革，以適應(yīng)市場中各企業(yè)信息化發(fā)展的潮流。所以在這樣的形式下，電廠也要緊跟時代步伐，積極開展檔案信息化建設(shè)工作，將電廠現(xiàn)存的檔案進(jìn)行分類歸檔，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，再通過使用檔案軟件將檔案歸存到專門的檔案管理軟件中，方便之后對檔案信息的查詢。從另一方面來看，對電廠進(jìn)行檔案信息化建設(shè)既能節(jié)約電廠辦公空間，將之前用來存放系統(tǒng)檔案的場地重新投入工作使用。除此之外，檔案信息化可以有效提升電廠的工作效率，延長電廠系統(tǒng)檔案的存儲量及存儲時間，且在日后的工作中有需要查閱過往檔案資料的時候也較為方便，還有信息化系統(tǒng)一旦建成，員工對電廠檔案進(jìn)行整理輸入的過程也會變的簡便，節(jié)省大量的人力，為電廠企業(yè)的發(fā)展提供可靠保障。

2 當(dāng)前電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)所面臨的主要問題

2.1 建設(shè)前期資金不足，錄入過程出現(xiàn)問題

任何一種建設(shè)改革的創(chuàng)新都不能缺少大量資金技術(shù)的支持，但是當(dāng)前我國電廠在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時候往往由于資金的不到位，導(dǎo)致硬件基礎(chǔ)設(shè)施跟不上發(fā)展的需要。我們應(yīng)該知道在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時候需要先進(jìn)的硬件設(shè)備，也就是說在進(jìn)行電廠系統(tǒng)檔案信息化錄入的過程需要確保電廠中各個車間具有完備的先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，并確保這些設(shè)備能夠及時的進(jìn)行更新工作。但是目前來看，電廠在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時候往往面臨著電腦系統(tǒng)過于陳舊，無法滿足錄入工作的需求，掃描儀數(shù)量有限，這就在很大程度上對檔案信息的錄入工作進(jìn)度提出了限制，掃描儀掃描清晰度較低，不能對時間較長的檔案進(jìn)行掃描，用于存儲信息的U盤多為員工自備，因為質(zhì)量的不確定性，一旦發(fā)生問題就會造成信息的丟失，影響檔案信息化建設(shè)。

2.2 人員變動過程中新舊員工交接工作不細(xì)致

電廠工作同其他工作一樣，不可避免的會出現(xiàn)人員的變動，但是在對電廠系統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中需要各級部門進(jìn)行緊密的合作，所以在當(dāng)前的電廠系統(tǒng)管理過程中，有的老員工在離職時與新人工作交接過程不細(xì)致，導(dǎo)致新人之后的工作過程中出現(xiàn)由于對自己的崗位不熟悉，存在漏洞，所以對系統(tǒng)檔案信息歸檔不及時，造成檔案管理上的失誤。長此以往，只要電廠出現(xiàn)兼職檔案人員的變動，就會出現(xiàn)管理上的漏洞，這樣會造成許多的信息丟失。

2.3 檔案管理人員不能及時適應(yīng)信息化發(fā)展需求

長期以來，許多電廠一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，并未涉及高新技術(shù)。隨著檔案信息化水平的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化時代檔案管理的要求。傳統(tǒng)檔案管理的低要求，使得檔案管理人員專業(yè)化水平較低，有些并非科班出身，導(dǎo)致人員素質(zhì)良莠不齊。信息化時代檔案管理需要復(fù)合型人才，不僅要具有專業(yè)的檔案知識還應(yīng)具備一定的計算機(jī)技術(shù)。

2.4 檔案信息化管理制度不完善

檔案管理制度不完善，沒有形成真正的制度化體系，沒有建立嚴(yán)格的問責(zé)獎懲機(jī)制，存在各部門移交檔案不及時，卷宗錯亂，檔案缺失，檔號無序等管理不規(guī)范問題。新型檔案管理方式的出現(xiàn)，要求必須創(chuàng)新檔案管理制度，建立完善的檔案體系。

3 電廠系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)完善的有效措施

3.1 加大資金投入，提高軟件、硬件基礎(chǔ)

針對當(dāng)前電廠在錄入工作時出現(xiàn)的問題，電廠應(yīng)當(dāng)加大前期資金投入，確保前期檔案信息錄入過程中擁有先進(jìn)的配套的硬件設(shè)備，以便工作的順利進(jìn)行。這要求電廠在以下幾個方面做出改進(jìn)：1）為各個部門增大資金投入，保障他們在信息化建設(shè)過程中有著先進(jìn)的辦公設(shè)備。2）加大檔案管理部門硬件設(shè)施投入，確保設(shè)備先進(jìn)、可用。3）電廠要在眾多系統(tǒng)管理軟件中挑選出最適合本廠發(fā)展的管理系統(tǒng)，有穩(wěn)定的系統(tǒng)才能在之后的信息化建設(shè)中發(fā)揮出最大的作用。

3.2 強(qiáng)化新老員工的工作交接環(huán)節(jié)

電廠要制定出一套完整的工作交接流程，應(yīng)當(dāng)讓老員工在離職前先帶領(lǐng)新員工熟悉一下工作環(huán)境和主要工作內(nèi)容，避免出現(xiàn)工作交接過于形式化，造成之后管理上的漏洞。新員工盡快適應(yīng)崗位需求，各部門兼職檔案員充分發(fā)揮作用，協(xié)助專職檔案人員及時完成檔案歸檔工作。

3.3 完善檔案信息化管理制度，不斷提高檔案管理人員專業(yè)水平

檔案管理的信息化，要求必須創(chuàng)新檔案管理方式，健全檔案信息管理制度，建立一套符合新型檔案管理方式的新制度，完善檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)各部門溝通協(xié)作。建立穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍，避免頻繁變換，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是加強(qiáng)在計算機(jī)應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案的信息化管理需求。

4 結(jié)束語

電廠應(yīng)該嚴(yán)格遵守國家下發(fā)的信息化建設(shè)要求，完善電廠系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)工作，雖然當(dāng)前電廠的檔案信息化建設(shè)工作存在不少問題，但是只要加強(qiáng)檔案管理，制定出相應(yīng)的措施，加大對各個環(huán)節(jié)的資金投入，專、兼職檔案員充分發(fā)揮作用，規(guī)范作業(yè)流程，電廠的檔案信息化建設(shè)工作就會取得實效，那么勢必可以提升電廠的工作效率，增強(qiáng)電廠在市場中的競爭力。

參考文獻(xiàn)

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