電子辦公環境下文書檔案管理體會

莫艷君

摘 要：在信息時代不斷發展的今天，電子辦公變得越來越常見，這就給文書檔案管理帶來了許多便利。不管是在檔案的收集、管理，還是使用、開發，都降低了工作難度，提高了工作效率，將有限的資源利用到最大化，并且可以有效的保證檔案資料的管理和使用是十分安全的。但是，電子辦公環境下文書檔案管理在當下仍存在一些不足需要完善。本文就該問題結合實際情況做了深入研究，分析了電子辦公環境下文書檔案管理中存在的問題，并有針對性的提出了解決措施。希望可以對之后相關工作提供借鑒，正確發揮出電子辦公的優勢，以充分展現出辦公效果。

關鍵詞：電子辦公；文書檔案；管理體會

與傳統的工作模式相比，使用電子辦公的方式對文書檔案進行管理才更加符合當下社會的發展。在電子辦公的環境下，對文書檔案進行管理的主要說的是運用電子化管理手段，包括通信技術、網絡技術、信息技術等，來對檔案的建設、管理、開發、利用等環節進行提升，將傳統的信息資源管理轉變為一體式的一種管理方式。這樣的轉變方式就可以很好的將文書檔案管理轉變成服務形式。信息發展迅速的今天，文書檔案管理的轉變讓工作效率得到了進一步的提升，也最大程度的提高了工作質量。

1 電子辦公環境下文書檔案管理存在的問題

1.1 受傳統觀念的束縛

這些年來，我們國家在文書檔案管理方面已經開始普及電子化管理，但是因為在相關領域的發展相對比較緩慢，這就導致在我國圖書管理人員在進行管理的時候，從認識上和發達國家還有一段距離。在文書檔案管理實現電子化之前，我們國家對大部分文件的管理，采取的是封閉或半封閉式的管理辦法。現在，文書檔案管理實現了電子化管理。在文書檔案逐漸落實了電子辦公后，相比于傳統管理方式工作效率有了一定的提高，但是因為有很多管理工作人員還沒有擺脫傳統的管理觀念，受傳統管理觀念的影響，使我國電子辦公環境下文書檔案管理意識還不能夠深入到管理人員的思想中，并且沒有一定的電子化管理技巧和經驗作為支撐，同時，國家在這方面電子化辦公投入的資金有限，就導致文書檔案管理技術發展緩慢，對于文書檔案的管理還不能滿足人們的要求。因此對文書檔案管理產生了一定的不利影

響[1]。

1.2 專業技術水平較低

文書檔案電子化管理要想在實踐當中有好的效果，那就需要對電子信息技術有更加深入的了解和更加靈活的運用。面對日子增多的各種文件、資料，要保證有較高的工作效率，那就需要有對電子信息技術熟練運用作支撐。但是，因為在電子化環境下辦公會涉及到不同領域和不同技術當中的概念，這就給相關的管理人員帶來了困擾，因為他們要在較短的時間中盡可能的掌握與電子化檔案管理的所有內容，是十分困難的。除了這些，在電子化的辦公環境下，對檔案進行管理不僅要保證檔案的內容是真實，還要具有較高的可靠性。這就要求以具有權威性的法律法規進一步改進和完善檔案管理過程中的相關事宜。這兩點對于保證檔案的真實性和安全性有著十分重要的作用。可是，要讓我們國家在信息安全技術方面的開發滿足企業單位的要求，這對于相關技術人員來說還是比較困難的。

1.3 電子文書檔案管理標準不能與時俱進

管理標準在制定以后就會使檔案管理的整個過程更加規范和統一。在電子文書檔案管理方面，我們國家已經制定了相關的管理標準。但是隨著時代的不斷發展，有些標準已經不能適應社會的進步，這就導致電子信息文件在管理方面還存在著不足和缺陷。在還未對檔案管理進行統一的情況下，就使檔案管理質量出現了各種狀況。電子文書檔案的管理標準要涉及管理當中的方方面面，包括檔案的書寫、錄入和保存等。根據文書檔案管理在實際工作當中的具體特點和要求，以滿足實際需求為目標，制定出有針對性的標準，讓文書檔案資料在收集、管理和使用等多個方面的管理都有章可循，進而保障檔案管理工作更加具有科學和合理。因為對文書檔案進行電子化管理離不開計算機的使用，所以說對于軟件應用等方面也要制定相關的標準，為有效實現電子辦公提供制度保障。

2 實現文書檔案管理的措施

2.1 樹立數字化文書檔案管理觀念

與傳統管理方式相比較，最常見的管理就是紙質化，具體表現在對文書和檔案上的紙質管理。當下，信息技術已經深入到各行各業，在各個領域當中都發揮出了獨有的作用，文書檔案在進行管理的過程中，也在一步步的實現數字化，并更趨于信息化，同時還能夠把一些圖片視頻等不同類型的資料實行統一的管理。在這個過程中，要有數字化管理的意識，用數字化管理理念實現檔案管理。同時，要最大程度上的掌握檔案管理的先進技術，了解先進的前沿的技術信息，同時學習有關的網絡技術。進而為真正實現電子化檔案管理提供技術保障[2]。

2.2 建設信息網絡，實現檔案信息共享

建立電子文書檔案主要就是為了實現信息共享，這也是建立電子文書檔案的本質要求。這就要求對現有的技術水平進行不斷的改進，并且以此為基礎，建立起電子化文書網絡模式。在這個過程中，要制定統一規范的標準，從而實現信息格式、軟件程序的一體化。因此，相關部門之間要互相交流，并且要共同完成檔案管理相關規定制定，這個標準是管理文書檔案的唯一標準。以此來實現網絡資源共享，從而充分體現出信息網絡的強大功能。不僅如此，信息的傳輸技術也要實現，這樣就可以在最短的時間里，讓有效的信息充分發揮作用。各個部門在對文書檔案的電子化進行管理的過程中，應當從自身工作特點出發，在管理上不斷創新，讓管理變得更加有特色，從而為人民群眾提供更加便捷的服務。

2.3 制定文書檔案管理的標準和制度

由于信息時代的到來，這些年我們國家對與文書檔案管理相關方面制定了相應的法規，為檔案管理提供了制度保障。信息管理模式隨著時代變化不斷進行完善，其它相關規范也應隨著時代的變化予以更新。同時，也要將相關的法律制度根據實際需要進行適當調整和完善，對以往的制度當中存在的缺陷。電子文書檔案的建立階段是十分重要的，必須要保證在這個環節當中操作的規范性和標準性，建立好電子文書檔案后，要根據社會的發展對其進行改進和調整。這樣才可以讓文書檔案管理順應時代的發展。

2.4 加強文書檔案管理信息系統建設

文書檔案電子化管理可以根據自己現在已經有的信息技術手段，結合發達國家先進的有關文書檔案的相關經驗，借鑒到我國管理當中，更好的實現數字化和信息化。除了這些，還要將政府各部門的之間的聯系不斷加強。這樣一來，不僅可以更好地收集相關檔案資料，還可以實現資源信息共享[3]。文書檔案管理系統在建立之后，要以此為基礎完善其他相關的設施建設。在這個過程中，對于軟件的更新和管理是十分重要的，運用高效率的檔案管理方式，可以讓信息管理的效率和質量在很大程度上得以提升。

3 結語

在電子辦公的大環境下，文書檔案管理實現信息化管理是勢在必行的。與傳統的管理模式相比，電子化信息管理讓工作更高效和便利。辦公自動化為檔案管理既帶來了挑戰，也帶來了機遇，所以，檔案管理工作人員不僅要看到挑戰，還要抓住機遇，在實際工作中不斷分析研究，積攢工作經驗，探索出更加有效的檔案管理方式，為檔案管理打造新的發展模式，并借鑒發達國家已有的管理經驗，進而為實現電子辦公環境下文書檔案管理提供有力保障。

參考文獻

[1]湯穎.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科技風，2010（24）：35-39.

[2]于鳳珍.電子辦公環境下文書檔案的管理[J].辦公室業務，2013（3）：77-82.

[3]陳佳強.探討文書檔案管理如何實現現代化管理[J].辦公室業務，2012（4）：61-66.