提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

張國勝

摘 要：在工作中，對于企業(yè)管理和日常的行政工作來說辦公室是一個極為重要的事務(wù)處理中心，它在領(lǐng)導(dǎo)與基層工作中起著一個承上啟下相互連接的作用，而且辦公室不僅負(fù)責(zé)處理協(xié)調(diào)單位內(nèi)部的公務(wù)事宜，更要負(fù)責(zé)單位與的外聯(lián)系對外交往的工作。文秘人員在辦公室中作為領(lǐng)導(dǎo)的貼身助手，要處理各種細(xì)致繁瑣的工作，其工作量之大，工作程序之繁瑣，對于文秘人員來說要更好的勝任工作都是一種極大的挑戰(zhàn)。文秘人員的工作情況直接影響到整個機(jī)關(guān)工作運行的各個方面，因此，如何提高辦公室文秘人員的工作質(zhì)量和工作效率成為一個值得深思和得到機(jī)關(guān)重視的事情。在本文中，筆者將從文秘自身和機(jī)關(guān)對文秘的管理兩方面進(jìn)行探討分析，以助于借此提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；管理方法；工作質(zhì)量與水平；策略分析

1 辦公室文秘自身水平的提高

在文秘工作中，從文件的打印到公文的處理，從傳真的收發(fā)再到辦公用品的采購，這些都是初從事文秘工作時所做的一些細(xì)微的小事，這看起來十分簡單容易可實際要把工作做得出色、面面俱到，甚至有創(chuàng)造性卻是很不容易的。在平時的日常工作中，文秘必須以高節(jié)奏、高效率、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求來嚴(yán)格要求自己去處理每一件工作，以踏實嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去應(yīng)對工作中的每一個任務(wù)，優(yōu)質(zhì)高效地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。

作為文秘人員要在工作的過程中不斷地去學(xué)習(xí)，充實自己，提高自身素質(zhì)修養(yǎng)。文秘工作經(jīng)常要準(zhǔn)備一些政策文件，所以要做好文秘工作，自己就必須多“充電”多進(jìn)步，要經(jīng)常了解時政新聞，政策導(dǎo)向、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢，行業(yè)動態(tài)。“固步自封、夜郎自大”的心理是萬萬不可取的。只有通過廣泛的閱覽網(wǎng)絡(luò)、書籍以及各類文件資料的方式去不斷學(xué)習(xí)，才能不斷充實提高自身的政治理論水平；不僅如此，在平常的生活中還要注重從生活點滴中汲取營養(yǎng)，對文秘文稿創(chuàng)作、理論宣傳推介、資料整理等方面著重學(xué)習(xí)。有不懂的不好處理問題就虛心向領(lǐng)導(dǎo)或工作前輩請教學(xué)習(xí)，及時取長補(bǔ)短，進(jìn)一步提高自己的業(yè)務(wù)能力。

文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的貼身助手，是溝通上級與執(zhí)行單位的橋梁，文秘人員的言行在一定程度上影響著領(lǐng)導(dǎo)在機(jī)關(guān)工作人員心中的形象。所以辦公室文秘人員在工作中要有服務(wù)意識、大局意識，與同事團(tuán)結(jié)互助，不勾心斗角，并要堅決處理好與其他單位部門成員之間的關(guān)系，主動補(bǔ)位、加深溝通、密切配合，目的就是要能夠及時獲取各類資料，盡最大努力辦妥、辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。同時，在工作中做任何事都要以單位整體的角度去考慮問題，以集體利益為核心，從大局出發(fā)去解決問題。在辦公室日常工作中要做到，提前思考、提前規(guī)劃、做事條理，提高工作的計劃性、可操作性，使任務(wù)成果落實更加快捷。

作為上級的助手，在平時的日常工作中，文秘工作更多的是一些對公文的處理，這就要求文秘人員要有更強(qiáng)的資料分析、公文分類處理等能力，這樣才能使文秘工作能夠順利進(jìn)行。為方便能夠隨時查閱公文的去向、處理結(jié)果等，公文的來件分類就必須要有一套合理的規(guī)范化的處理流程，使其條理清晰，方便查詢一目了然。最好能夠依據(jù)來文的具體情況整理出一套方便查詢的公文歸類表格，特殊情況下也能方便領(lǐng)導(dǎo)或其他人員查看。對一些時效性較強(qiáng)的工作，對信息的整理就必須要全面、及時、有效。對一些文件要有分析加工的能力，這樣能夠更加提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的審閱效率。在處理公文時更要嚴(yán)格遵守國家公文處理條例和企業(yè)的規(guī)定，嚴(yán)格按照程序收發(fā)文件，并對有用的文件及時歸類處理，無用的文件則按規(guī)定及時銷毀。

在平時的日常工作中文秘人員要做到嚴(yán)格要求自己，以身作則。每天提前到崗，為當(dāng)天的工作做好相關(guān)的準(zhǔn)備。對于一些緊急的事情，哪怕加班加點也要不怕繁瑣，保證處理到位，一定要做到“今日事，今日畢”保證不拖沓。同時還要提高自身處理突發(fā)情況的能力，擺正自己的位置，認(rèn)真處理自己分內(nèi)的事，較大的事情要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，盡快落實，并及時將進(jìn)度消息反饋給領(lǐng)導(dǎo)。

2 企業(yè)改進(jìn)文秘管理方法

文秘工作直接關(guān)系到企業(yè)的形象，在企業(yè)的發(fā)展中應(yīng)加強(qiáng)對文秘工作的重視。就目前企業(yè)管理狀況來說，對文秘人員工作能力的培養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力的提高尤為重要。首先要加強(qiáng)文秘人員的專業(yè)知識技能的培訓(xùn)。定期的文秘培訓(xùn)，不僅能夠提升辦公室文秘的工作能力，更能夠使其感受到企業(yè)對其本人以及工作的重視，提升他們的工作積極性。其次，文秘工作者要開闊視野，涉獵更多的知識，提高知識儲備。要鼓勵引導(dǎo)文秘人員廣泛學(xué)習(xí)政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、文化教育等方面的知識，提高綜合素養(yǎng)和工作能力，培養(yǎng)綜合性文秘人才

設(shè)置科學(xué)的獎懲機(jī)制，提升文秘人員的積極性。在企業(yè)管理中，合理有效的獎懲機(jī)制能夠充分調(diào)動辦公室文秘人員的工作積極性。健全的獎懲機(jī)制就要有賞有罰，對于配合企業(yè)認(rèn)真工作不出紕漏的文秘人員，給予一定的物質(zhì)上的獎勵，鼓勵他們繼續(xù)保持優(yōu)良的工作作風(fēng)，再接再厲；而對于一些工作上出了差錯的文秘人員來說，適度的批評或少量的物質(zhì)懲罰能夠激勵他們改正錯誤，繼續(xù)努力做好工作。同時，既要讓辦公室文秘?fù)碛幸恍┳詻Q的權(quán)力，又要合理地約束他們，使文秘人員能夠充分發(fā)揮自己的長處，為工作提供更大的幫助，以調(diào)動其工作的積極性，提高工作質(zhì)量和辦事效率。

總體而言，辦公室文秘人員作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，他們應(yīng)該得到企業(yè)足夠的重視，給予他們應(yīng)有的待遇和空間，以便他們能夠充分施展自己的才華；同時作為辦公室文秘人員，更要“在其位，謀其政”不斷提升自己，與周圍同事和諧相處，提升自己的專業(yè)能力，為企業(yè)發(fā)展以貢獻(xiàn)力量。

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