淺談科技檔案重要性

張鳳

【摘要】科技檔案產生于人們的生產和科技活動中，同時也服務于生產和科技活動。為了加強科技檔案在推動企業科技開發和提高企業經濟效益中所起的作用，要科學的管理科技檔案。

【關鍵詞】科技檔案;重要性

科技檔案是企業科學技術成果的載體，凝聚了經過無數次實踐生產出的經驗與思維，是一個企業的靈魂所在，是企業不可多得的隱形財富，在企業的發展過程中起到指導性作用。

一、科技檔案的價值與作用

一個企業的良性發展需要科技和管理，管理是企業其他所有工作的領頭擔當，對企業的生產和發展起著關鍵性作用，其中對科技檔案的管理工作是重要一個環節。科技檔案在企業中的價值與作用主要體現在下面幾點：

（一）它是企業在生產經營活動中總結出來的，為企業產品的質量和生產技術提供保障，也為企業的管理提供服務。科技人員以科技檔案資料為背景來進行技術的進一步開發與研究，從而制定出科學合理、具有可行性的方案對策;管理人員可以通過管理方面的科技檔案來制定企業未來的發展規劃，進行經營決策，推動企業的生產和經營。它把科研成過程和成果記錄歸檔，形成檔案。所以科技檔案是儲備科技知識的重要形式。同時在科研過程中，經過研究論證就形成科研成果，為了避免重復和不必要的彎路，就需要我們記錄相關的資料，這些資料就是檔案，它也是科研過程中的必要步驟。

（二）它為企業產品的更新換代，對提高產品的科技含量提供幫助。企業想要發展就要創造收益，而創造收益的保障就是產品的質量，科技含量更高的產品具有更強的市場競爭力，讓企業能在市場競爭中脫穎而出。

（三）為使用者提供便利，同時保證了資料的及時性和準確性，在其他部門需要使用時降低了資源的消耗，為提高企業整體的經濟效益提供幫助。

（四）科技檔案是提高科研管理水平的重要環節。一個課題的研究過程大致包括：選題、調查、設計、試驗、論證、試驗小結、階段總計、成果總結等步驟，科技檔案就是將這個過程中涉及的文獻資料和有價值的結果，完整的、準確的記錄下來，整理整檔案，為以后的科研項目提供查閱的根據。所以說科技檔案雖然是科研技術工作的最后一個環節，但是其重要性不言而喻，同時它還代表著一個單位科學技術的質量和水平。

二、依法治檔是加強企業科技檔案根本保證

依法治檔指的是在黨和政府的領導下，對企業的科技檔案進行管理，保證管理工作的各個環節都是依法進行的。在社會主義市場體制的新時代，人們還存有以前半封閉時期對檔案管理的狀態，對新時期的科技檔案管理工作的了解相對缺乏。另一方面，人們在實際生產過程中可能更急于解決當前碰到的難題，而對解決難題的過程進行科技檔案記錄這樣的基礎工作不夠重視。這時，企業更要加強員工的檔案管理意識，特別是依法治檔的意識，加強宣傳我國現行的《檔案法》，特別是讓企業各級領導認識到，從而增強企業依法進行科技檔案管理工作的領導。

三、建立健全企業科技檔案的管理制度

《國務院科學技術檔案工作條例》規定：“各單位應建立、健全科技文件的形成、積累、歸檔制度，做到每一項科研、生產、基建等活動，都有完整、準確、系統的科技文件材料歸檔保存”。在科技發展迅速的今天，企業各自的存檔是科技的源頭，記錄著大量未公開和未申請專利的知識經驗，比如設計圖紙、項目源代碼和各種設計資料等，是企業最重要的機密文件，如果不能妥善保管，出現泄密情況，對企業的傷害可能是毀滅性的。企業的領導人員要帶頭支持科技檔案管理人員對檔案資料進行及時的、準確的以及完整的記錄，并集中歸檔保存，對科技檔案進行統一保管，同時對各部門查看科技檔案的權限進行嚴格設置，保證科技檔案管理上的機密性。在此期間，其他職能部門也要積極配合科技檔案部門的管理工作，提供真實可靠的檔案信息，為科技檔案的搜集與存檔等后續工作提供基礎。

四、開發科技檔案的保管技術

有些企業的領導干部對于科技檔案的重視程度不高，造成檔案管理嚴重松懈，部分科研單位認為檔案管理工作沒必要進行培訓或專人看管，對科技檔案的經濟作用認識不充分，一部分小型科研企業，認為科研事業最為重要，檔案管理無所謂的態度，甚至對科技資料疏于保管，造成很多不必要的麻煩。要加強科技檔案的保管，企業首先要設置專門的科技檔案管理部門，并配備專職人員來進行檔案管理工作，制定嚴格規范的檔案工作規章制度。同時企業也要建立數字化的網絡信息管理中心，自主開發可靠的科技檔案管理軟件，若是非開發技術企業，也要選用適合自己企業的科技檔案管理軟件，主要看軟件的體系結構、系統功能、數據庫的安全性、數據記錄的準確性、以及對于辦公的易操作性等方面。其次要做好科技檔案文件目錄級的錄入、查詢和維護工作，提高科技檔案的檢索速度和全文查詢速度，保證科技檔案的更新速度，逐漸形成更科學的科技檔案網絡化管理平臺。

五、提高檔案人員綜合素質

科技檔案的管理雖然不再是以前的紙質化管理，但對檔案管理軟件的使用需要配備專職人員，而且在科技非常發達的今天，網上的資源更容易泄露，這時對檔案管理人員的綜合素質要求就更高。但一般企業可能會更加重視科技人才，而忽略檔案管理人員的重要性，這是錯誤的。企業領導首先要加強科技檔案管理工作的宣傳工作，使檔案管理人員能夠意識到他們工作的重要性，提高員工的工作積極性。另外企業可以引進各種獎懲制度，和競爭激勵制度，打破員工的“鐵飯碗”思想，讓他們加大對自己能力培養的重視性。其次，企業對在職人員的競爭升職要足夠公平，擇優上崗，從根本上保證每一個崗位的在職人員都有足夠的技術能力來完成當前崗位的要求工作，最大限度的發掘員工潛力，是科技檔案管理人員的工作充滿活力、充滿競爭、積極進取。

六、開放利用是企業科技檔案工作的最終目的

企業花大功夫在科技檔案管理的工作上，正是由于科技檔案存在的重要價值，科技檔案是企業開創人員和歷任科技人員在探索產品開發道路上的智慧結晶，為后代產品的研究開發和新人的技術學習提供指導意見。所以科技檔案的存檔要保證及時性和準確性，同時科技檔案也要對其他部門開放，供有需要的人員利用學習，這才是科技檔案價值的體現，是企業科技檔案管理工作發最終目的。同時，不同崗位和等級的在職人員對科技檔案的需求是不同的，科技檔案也存有一些公司機密文件，是不能被每個員工查詢獲取的，這時對各位員工的查閱權限要給與嚴格的配置，同時各員工也要充分利用好自己可以查閱的技術資料，提升自己的業務水平和技術能力，實現個人價值最大化發掘。

七、結束語

本文從科技檔案的價值、對科技檔案的科學管理制度的健全、對科技檔案的保管技術的開發、對提高檔案管理人員的素質和對科技檔案價值的充分利用以及對企業今后科技檔案管理的設想等幾方面進行了探討。