分析檔案管理對于實際生活的意義

劉陽

【摘要】檔案是指國家各種機構組織以及個人在不同社會活動中直接形成的不同形式的原始記錄，它的憑證和參考兩大基本性質使其具有很大的保存價值。本文通過分析檔案管理對單位制度的建立、生產建設的發展、科學研究的依據、宣傳教育的素材、歷史財富的傳承的重要性，體現出在迅速發展的時代中，檔案對我們的工作生活都有著重要作用。

【關鍵詞】檔案管理;實際生活

《檔案法》中對檔案的定義是：“檔案指的是國家各種機構組織以及個人在不同社會活動中直接形成的不同形式的原始記錄，是具有保存價值的歷史記錄。”這表示這種在社會實踐中直接形成的原始的記錄擁有法律效力。檔案作為重要的載體和方法，幫助各種國家機構組織以及個人進行工作、履行職責等，通過各種文件的分發及整理幫助人們快速搜索查找和文件的保存。這些文件在人們不同的社會實踐中，作為最直接的原始記載，也體現了一個文件、書本或其他文學作品的特點。

在人們的日常工作學習生活中，往往會把檔案當做紙制版文件而忽略，再保存起來。對于一個學生而言，學生的檔案中裝有各個學習階段的學生身份依據、各種證書、獲獎記錄、黨團資料以及學校對學生的評價意見等，這些能夠證明學生經歷，都是不可復制的最原始的個人材料。但是大多高校學生畢業后沒有重視檔案的轉移和保存問題，卻忙著先找工作，殊不知這才是大忌。根據最近調查顯示，許多高學歷人才在畢業求職時不知道自己的檔案問題，不知道處理不好檔案歸屬會有很多不便之處。其實在畢業入職后，面對人事調整、工齡計算等問題，檔案就起到了很重要的作用。如果檔案不知何處，就代表工作后你的檔案還處于學生階段沒有變化，會大大影響切身利益。從以上學生的例子中可以得出，檔案對不論是機構組織還是個人都起著重要的作用。總結來說有以下幾個方面：

一、促進單位管理者建立規章制度

在以前檔案作為政府機關組織行使權力、行政事務、管理活動的而進行搜索的憑證。從過去到現在，不乏各種方式來保存原始記錄。我國一直重視強調從實際出發，實事求是，檔案是各個單位為了進行有效管理、建立威望而需要采用的資料。檔案文件可以在不同場合地點幫助單位管理負責人進行業務管理，為工作進一步發展提供證明和數據內容，使管理者了解熟悉情況后總結出經驗，制定相應的計劃，解決后續可能會出現的各種問題。因為只靠內存處理工作會有時間間隔導致忘記，內存是沒有思想性的，常常不夠精細準確。舉個例子來說，例如，很多機關單位通過搜索檔案內容完善改革工作制度，建立活動規則等，使得順利進行工作。檔案作為一種管理的工具，促進國家機構組織以及個人提高辦事效率，有助于工作制度的完善。

二、促進生產建設

如今有很多的技術性檔案，記載著當代生產建設經濟和科技管理技術，記錄了多年來人們實踐生活中的經驗教訓，作為生產建設的每個環節參考的科學依據。但是不管普通文件檔案還是技術性科技檔案，對于生產建設來說都是很重要的參考資料，它從各個方面體現了經濟活動的運行發展，總結了生產經營的先進技術以及管理方法，促進科學研究、數據統計的完善，使得經濟生產計劃的順利完成。舉個例子，為了農業生產的有效實施，需要對長時間以內的農作物的面積產量等分析，根據氣溫降水量的變化以及農場機械設備的使用狀況，使得農作物適應環境促進產量增加。因此就要通過長時間進行農業生產不斷總結記錄形成檔案，分析總結出采取哪些措施、如何才能更好地促進生產，防止災害獲得豐收。對應地，一些地區生產沒有檔案文件可供參考，沒有合理的生產計劃導致管理復雜混亂，損害了國家和人民的利益。通過這些實踐，利用檔案文件可以促進生產建設，增強效益，加強對經濟的管理。

三、為科研提高數據參考

我們在研究事物發展規律的時候產生了科學的研究，進行科學研究需要有豐富的資料，文件就滿足了它的這種需求。文件里有著豐富的歷史文化信息，這些信息都是研究的原始資料，可以直接進行運用;文件的范圍廣泛，內容豐富，可以為研究提供大量的相關內容，所以文件對科研的重要性不言而喻。

四、宣傳教育形式直觀

我們進行宣傳教育應該通過一些直觀的形式，像視頻，圖片，音像以及一些數據型的檔案，這樣的內容比較豐富，生動且直觀，不存在虛構或者造假的因素，是第一手資料，保證了歷史真實性，例如我們非常熟悉的南京大屠殺，我們如果只通過說話的方式去講述，就不能感受到那種憤怒的情感，而通過視頻和圖片，更能給我們以震撼，對我們的心靈造成直接的沖擊，讓我們深切感受到當時中華民族人民的悲慘境遇和恐懼，對我們每個人起到應有的教育作用。

五、傳承的歷史財富

檔案主要的作用就是記錄我們祖先創造出來的寶貴財富，不僅有物質財富，還有精神財富。檔案對我們社會的進步，對文化的繼承與發展都有著重要的作用。在《我在故宮修文物》這一有名紀錄片中，記錄了故宮文物的修復步驟，比如瓷器，名畫，青銅器等等，我們國家第一次通過這樣的方式讓我們看到了頂級的文物修復技術和過程，展示了我們的文物在進行收藏時的整體狀態，了解了這些專家在修繕時的心里動態，展示了我們人類社會的發展進程。這部紀錄片不僅是歷史文化檔案封存，也是對修復專家專業的手藝和對中國熱愛之心的封存，更是我們對傳統文化敬畏之心的封存。紀錄片在記錄我們這些歷史文物和手藝人的時候，也用這種方式影響著我們的中國同胞們，對我們文物的保護，修復和收藏起到了非常重要的作用。

六、結語

經過以上五個方面的闡述，我對檔案也有了全新的深刻的認識，憑證和參考是檔案的兩個最基本的作用，時代發展更新地越來越快，檔案對我們來說也越來越重要，它作為原始的憑證始終是我們不可忽視部分。所以不管是單位還是我們個人，都不能忽視對檔案的管理，都應該樹立保護檔案的觀念，必須重視檔案對我們的意義，把檔案用到刀刃上，合理利用。

參考文獻：

[1]馬素萍.論檔案管理的原則[J].檔案學通訊，2005（2）.

[2]張輯哲.檔案與檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，1995.