Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用

張佳豪

摘要：本文探討了辦公自動化的含義，分析了辦公軟件在辦公自動化中的實際應用意義，研究了Office辦公軟件中的常用技巧。

關鍵詞：辦公軟件;應用;辦公自動化

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）05-0235-02

1 辦公自動化的含義

辦公自動化是在日常工作中，使用互聯網，本著簡化工作流程的概念，以電腦為核心，使用各種實用工作設備和最新通信手段的辦公方式。它可以快速全面地收集、存儲、處理和使用信息，使相關人員迅速便捷地共享信息，高效合作。辦公自動化一反過去繁雜、冗長的純個人工作習慣，服務于復雜管理與重點決策，最終提升工作效率，改善工作質量。辦公軟件一般是指辦公工作中的常用軟件，主要功能包括文字編輯、表格制作、PPT制作、數據庫搭建與管理等。目前，市場上的主流辦公軟件是Office、WPS、2000RedOffice、CTOP協同的OA等系列軟件，這些軟件都是由相關公司研發并提供，成為電腦用戶中廣泛使用的辦公軟件，在數據統計、會議記錄、會議展示、現代化辦公等領域普遍使用，是辦公領域使用范圍最廣的一些辦公軟件[1]。

2 辦公軟件在辦公自動化中的實際應用意義

辦公自動化其自身就是一個與時俱進的理念，它不斷利用當代最新科技，尤其是互聯網相關技術，將電腦軟件使用在自動化辦公中，在電腦用戶中很普及，深受大家的喜愛和推崇。由于電腦軟件在辦公自動化領域內的廣泛使用，現代化辦公設備與這些辦公軟件高度融合，完成了由實際操作員工與設備一起構建的人機合一信息操作理念，繼而完成公司想達到的信息自動化管理目標，使公司經濟效益趨向良好發展。電腦軟件在自動化辦公中的使用，絕不只是術語的革新，給企業內部管理創新帶來新的發展契機，打破了傳統公司內部等級森嚴的管理模式，在新型電腦軟件應用的基礎上形成新的辦公自動化管理理念和模式。公司所有員工之間的關系將由一張網連接起來，取代過去相互之間的信息封閉，公司內部將實現前所未有的快捷信息傳遞。因為電腦軟件在自動化辦公領域內的應用，公司內部的傳統管理模式被徹底改變，開始走向系統化管理，而且它實現的是公司管理的制度化、實際化、簡單化，使得公司信息管理交流準確而開放。此外，在多樣化通信傳遞模式的應用基礎上，企業內部自動化管理的線性管理模式被確立[2]。

隨著科技技術不斷創新，辦公自動化模式開始出現，辦公自動化也是數據化信息管理技術至關重要的保證。在我國互聯網科技的進步和電腦軟件開發與實際應用日新月異的今天，先進的電腦軟件層出不窮。為了在如今熱火朝天的經濟市場中立足、順應當代科學技術的發展方向，各公司相繼將電腦軟件技術應用于自動化辦公管理模式中，在此基礎上，企業在內部管理中應用辦公自動化電腦軟件成為促進企業實現快速發展的一門全新的學科。電腦軟件的應用，幫助公司實現了人、電腦和信息三位合一的合作體系，在提高公司管理水平的同時，實現為公司的長遠發展添磚加瓦。

3 Office辦公軟件中的常用技巧

（1）運用Word進行文字編輯時著重號的步驟。在使用Word軟件時，我們通常在工具欄這一區域中尋找著重號。首先需要進行“工具——自定義”點擊操作，在“自定義”對話框中尋找相應選項;其次，找到“類別”對話框，尋找到“所有命令”項目并點擊;再次，在“命令”對話框中找到可以按照字母升序排列的相應選項;緊接著，尋找到ABC選項，并在上面點擊“DotAccent”選項，點擊鼠標左鍵，然后移動至工具欄之中，同時松開鼠標左鍵;在Word所編輯的文字段落中找到并選中需要著重標記的句子，接著點擊“著重號”選項，完成最終的目標。（2）Word文檔中快速拆分表格的技巧。在Word界面的表格中尋找到需要拆分的位置，然后同時按下三個鍵：Ctrl+Shift +Enter ，表格中會相應地插入一個空行，操作完成，表格被拆分。（3）利用定位選條件單元格的步驟。在運用Excel表格時，會遇到對表格中某些數據添加格式的情況。在實際操作中，首先需要選中想要添加格式的數據，此處需要注意的是，在實際操作表格時，這些數據往往不是處于同一個行列中，而是分散分布在表格中，如果按住ctrl鍵進行選擇時會比較麻煩。此時，可以使用Excel的定位功能，快速查找和選中想要修改格式的數據內容，其操作步驟是：先找到“編輯”選項，選中“定位”，拉開下面的欄目，在“條件格式”選項中找到“全部”和“相同”選項，進行相應的選擇，選中“相同”選項，表格中的相應數據表格部分可以被全部選中，然后可以進行相應的操作。（4）使用Excel表格時避免計算誤差的技巧。在使用Excel表格進行應用操作時，尤其是在財務報表相關操作中，時常會遇到復雜的運算操作。但是在實際應用中，工作者經常會發現使用Excel表格計算出來的數據結果和計算器計算出來的數據結果有所偏差，出現這種結果的主要原因是使用Excel表格進行計算時會遇到一些問題：Excel公式計算中不可以進行四舍五入的操作。要解決這個問題，可進行這些操作步驟：首先需要選中“工具”，然后依此選中“選項-重新計算”，接著選中“工作薄選項”，點擊“以顯示值為準”對話框，點擊“確定”后退出，操作完成。此外，還能通過使用函數方法進行操作，先是選中“round”公式，點擊“計算公式”，輸入需要使用的計算公式，然后進行相應的操作。（5）將Word中某一頁改為橫向頁面的技巧。在使用Word文檔時，有時會遇到調整頁面方向的問題，例如需要插入一個寬表格時，縱向的頁面需要被改為橫向。可以將鼠標移動至表格前，在功能區找到“頁面設置”選項，選中“紙張大小”選項;接著選中“方向”選項，點擊“橫向”選項，最終應用到文檔之中，點擊“確定”按鈕，完成所有操作，縱向的頁面被改為橫向，而該頁面前后的頁面依舊保持縱向格式。（6）在Word中快速創建目錄。首先需要對文檔中的標題進行操作，對標題等級格式進行相應操作;其次需要尋找“插入”菜單欄，選中“索引和目錄”選項，點擊“目錄”選項，在“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”的選項之前點擊“√”，選中“制表符前導符”，在進行“格式”相關操作時選中“來自模板”，并進行“顯示級別”相應的操作，點擊“選項”框，頁面會出現“目錄選項”，選中“標題 2”和“標題 3”選項，然后輸入“1”和“2”，此時，之前選中的“標題 2”與 “標題 3”之前區域會出現“√”符號，刪除標題后的數字，點擊確定，目錄生成結束。（7）在Word中進行大寫金額轉換的技巧。首先，在Word文檔中輸入“12345”，然后鼠標點擊“插入”，選擇“數字”命令，接下來，在彈出的“數字”對話框“數字類型”欄中選擇中文大寫的數字版式“壹、貳、叁……”，即可完成轉換[3]。

4 結語

電腦辦公軟件的應用使得公司對效率的追求將慢慢演變為整體競爭能力的衡量標準之一。電腦辦公軟件功能之強大，操作之簡單、方便，效率、性價比之高是大家有目共睹的。在不久的將來，我們要不斷拓展這些辦公軟件的功能，不斷簡化操作，讓它成為大型企業提升整體競爭能力的必需品。

參考文獻

[1] 梁紅月.以知識管理為核心的第三代OA系統[J].北京郵電大學學報（社會科學版），2004（2）：57-60.

[2] 鄭光.我國縣級政府辦公自動化系統及電子政務構建的研究[D].昆明理工大學，2001.

[3] 國彬.基于隨機Petri網的企業業務流程重組的理論與優化方法研究[D].天津大學，2003.