提升企業公文處理質效分析

摘 要：公文處理對于企業的治理有至關重要的作用，有利于提升企業的管理水平。當下的大多數企業在進行公文處理工作的過程中往往存在行為不規范、辦公滯后、信息處理效率低、風險大等問題，因此企業管理者應當采取相對應的措施提高企業公文處理的質量和效率，規范公文信息登記，保障公文管理工作的實際落實，為企業的正常運轉和可持續發展提供基礎。

關鍵詞：企業公文處理;質效

做好公文處理工作對于企業的正常經營和有效管理起到了非常重要的作用，公文處理工作包含了擬制公文、審核辦理公文以及公文檔案管理等一系列工作。公文是保證企業上傳下達的溝通渠道，能夠幫助企業員工與領導層進行及時有效的工作交流。公文處理工作可以幫助企業員工第一時間接收公司政令，從而更有利于企業管理者對員工的工作內容進行規范。但是現如今我國許多企業在公文處理環節上還存在很多不足，企業應當找出問題的緣由，并采取針對性的措施，不斷改善企業公文處理工作的質效。

一、公文處理工作的重要性和作用

（一）公文處理能力代表了企業的管理能力

公文包含的內容較廣，工作部署、工作方針、通知通告、會議紀要等都包含在公文的范圍內，公文是企業內部進行信息交流的一種工具，公文處理工作不能有效完成，就會導致工作通知不及時，不利于企業內部的管理。如果在公文處理的過程中出現問題，將對企業后續的生產工作產生不良影響，員工也無法準確而及時地接收領導的工作通知，可能會延誤工作進度，降低工作效率。

（二）公文處理與企業形象聯系緊密

一套規范的、科學的、高效率的公文處理體系能夠充分挖掘企業的發展潛力，也有利于塑造良好的企業形象。一個成熟的、擁有強大實力的企業，其必然擁有一套正規、成熟的運轉體系用以高效高質地處理公文。相反，如果企業公文處理工作的水平低，效率低下，那么企業可能在辦事效率與行政能力上也存在很大的漏洞。

（三）公文處理是辦公自動化的重要內容

隨著科學技術的不斷發展，計算機技術、信息技術和網絡技術在企業的管理過程中得到了廣泛的應用，使用計算機來公文處理已經成為現實。不少企業已經開始籌備信息化建設，預計將采用先進的計算機技術，逐步實現辦公自動化，這給公文處理工作帶來了新的便利，也提出了新的要求。使用電子設備處理公文將成為今后公文處理工作的主要模式，它也是推動企業未來發展的新興推動力。

二、企業在公文處理工作上存在的問題

（一）公文格式不規范

公文格式問題雖然細微，很容易被工作人員忽視，但規范公文格式有利于公文的內容被更好地解讀。公文格式問題具體包括不規范的字體字號、不恰當的文種、標題使用不清晰、內容啰嗦冗長以及結構不合理、斷句不正確等問題。這些問題的存在為員工理解公文內容制造了阻礙，因此也不利于工作的及時完成。

（二）公文處理流程不合理

在實際公文處理過程中，工作人員越級處理公文是一種常出現的現象。公文處理沒有按照公司擬定的流程進行，正確的公文處理流程應該是首先由相關部門擬定公文初稿，然后由該部門負責人進行審核，其次再交由上級領導簽字確認，最后向全公司發布。但是有很多公司并不重視審核工作，在公文初稿擬定后就直接交給領導進行簽發，于是公文可能會存在一些語句、邏輯上的錯誤，不利于信息的傳遞。同時，公文制定工作往往由專門部門直接完成，沒有參考其他相關部門的意見，導致公文的內容不夠全面和完善，在決策實施的過程中也容易出現錯誤。

（三）沒有在規定時間內完成公文處理工作

在實際公文處理過程中，如果公文沒有按照規定時間處理完成，那么就會導致公文處理工作的積壓，降低了企業的管理工作效率，也為后續的公文處理工作造成了更大的阻礙。導致公文不能在規定時間內處理完成的主要原因有兩個，一是部門需要處理的公文包含了其他部門的公文，而工作人員沒有跟相關部門進行說明就自行扣押，導致了這部分公文無法得到及時的處理;二是工作人員未意識到公文處理工作的作用和重要性，在處理公文的過程中經常辦事拖沓，從而導致上級機關的審核時間和下屬機關的執行的時間受到擠占和壓縮，降低了工作的效率。

三、提高公文處理質效的措施和手段

（一）嚴格規范公文處理過程

企業應該制定科學完善的公文處理制度和公文處理體系，規范公文處理工作的流程，保證公文處理的每一個步驟都是符合規定的。同時應該提高對公文審核的重視程度，嚴格審核公文初稿，注意行文理由是否充分，內容是否符合法律法規和公司制度，是否與其他相關公文有銜接和關聯，公文格式是否規范，公文所做的通知是否具有可行度等。在發文過程中，擬稿人要自己先對自己所寫的草稿進行初步檢查，確保公文沒有重大的錯誤才可以交給上級部門進行復審，而復審時要對文稿質量進行更嚴格的把關，確定其內容和邏輯的正確。同時，要在開始處理公文之前就規定好時限，不同的公文要求可以適當規定不同的時間限制，如果是由上級部門交辦的公文處理任務，時限可以放寬至十個工作日左右，而如果只是同級部門之間的公文工作，則應當盡量保證在三個工作日內完成。如果沒有在規定時間內完成公文處理工作，則會對后續的工作產生影響，所以應當盡可能杜絕此類行為的發生。

（二）提高公文處理人員的業務水平

公文處理人員的專業素質對于公文處理工作的完成效果有非常重要的作用，因此企業應當采取一定的措施來提高公文處理人員的業務能力。首先要加強對公文處理人員的思想教育，使其樹立正確的政治意識和責任意識，使公文處理人員具有較高的政治素養，同時能夠對自己的工作充分負責。除此之外，加強對公文處理人員的專業技能培訓也至關重要，要使公文處理工作的標準流程得到每一個工作人員的認可和熟知，并要求他們按照規定來完成工作，保證工作按質按量完成，也減少其在工作中的失誤。

（三）建立考核和獎勵機制

想要有效解決公文處理過程中存在的問題，完善的考核制度和獎勵機制是必不可少的。按照制定標準，應當對公文處理人員的工作表現進行定期的考核和監督，同時要實行獎懲分明的薪酬責任制度，對于表現優秀的人員應該給予鼓勵和獎勵，而對于工作中出現紕漏的人員應該明確指出存在的問題并加以適當的懲罰，并對其后續的工作進行重點考核和監督。

（四）提高質量，精簡數量

如果需要處理的公文數量過于繁多，則無法保證公文處理工作的效率和質量。首先應加大公文審核把關力度。對質量不達標、運轉不規范的公文要嚴格執行退文制度，寫明退文理由和審核意見，規定重新辦理的時限，明確公文的標準和要求;對重要文件進行反復審核，以防出現嚴重過錯和失誤對公司治理造成不利影響;同時要推進分級審核制度，提高機關人員對于公文質量的重視程度。其次要嚴格精簡公文數量。制定并完善年度公文總量控制辦法，并對此嚴格落實，把控年度的公文總數。每年年初應根據整體的年度工作安排，結合企業運轉的實際狀況，制訂發文細則和發文要求，各部門也要嚴格按照企業所制定的安排和規則來實施，對超出規定數量的公文文件要進行嚴格審批，如果沒有發文必要，則應進行退文處理。

四、結語

綜上所述，企業在公文處理方面的工作對于企業的內部治理和未來發展都有非常重要的作用，公文的發布能夠保證上級的指令得到及時的傳達，也能夠使得公司的治理理念被所有員工知曉并理解，有助于提升公司的凝聚力，保證工作及時、高效地完成。現如今許多企業內部的公文處理工作存在一些漏洞，制約了公文處理效率和質量的提高，因此應當采取有針對性的措施來彌補這些漏洞，促進公司的可持續發展。

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作者簡介：張薇（1982.11- ），女，河北人，大學本科，中級，中國經濟出版社有限公司。