淺談企業辦公室如何做好公文處理工作

高道平

摘要：公文處理是當代企業辦公室工作的重要內容之一，而對于規模化大中型企業來講更是如此。辦公室作為企業各項事務上傳下達的交互機構，不僅承擔著重要的管理職能，從某種程度上來講，從辦公室發出的一系列公文也是辦公室工作水平和服務態度的重要體現。筆者在某大型能源企業辦公室就職多年，結合實踐經驗借本文簡短表述關于企業辦公室如何做好公文處理工作的觀點。

關鍵詞：當代企業;辦公室事務;公文處理;思路及方法

一、公文處理工作要嚴謹、規范

在現代企業管理理念日漸興盛的當下，辦公室工作的定位與角色發生了重要的變化，在一切圍繞企業經營管理大局服務的指導思想下，辦公室工作的效能不斷提高，越來越多高素質的人才投身到了辦公室工作的崗位上。與此同時，企業對于公文處理工作的嚴謹性、規范化程度不斷提升，有效保證了公文處理的質量和水平。筆者在長期的實踐工作中歸納總結認為，當代企業公文處理工作要從以下幾個方面做起：

（1）嚴格把握程序，提升公文處理水平。公文處理工作是指公文的擬制、辦理、管理等系列相互關聯、銜接有序的工作，從起草到完成它的現實效用，最后立卷歸檔，都要經過若干必不可少的工序，這些工序組成一個先后有序、環環相扣、首尾相連的整體，這就是公文的處理程序。在日常工作中，企業辦公室人員要從以下三方面把握公文處理程序。

（2）嚴格辦理程序，確保公文處理形式規范。公文辦理準確是公文質量的基本要求，也是第一位的要求。如草擬和審核公文，從思想內容、篇章結構、遣詞造句到標點符號，都必須嚴格把關，杜絕差錯，任何一個細微的差錯都會產生不良影響，甚至可能導致工作上的失誤和被動。特別是在工作中，作為一名文秘人員，起草校核公文時，要緊貼領導思路，撰寫的公文要充分體現意圖，只有這樣才能準確執行領導的決策部署。

公文處理必須嚴格把握時效要求，任何一件公文的辦理都有一個期限，有的甚至有一個最佳辦理時機。鑒于此，筆者認為，企業公文處理工作要善于把握時機，抓住“火候”，既不能延時誤事，也不能盲目超前。近年來，筆者所就職的河南能源義煤公司積極總結經驗，不斷完善工作制度，形成了一套科學、便捷的公文處理流程圖，確保公文處理的每個環節緊密相連，及時、有效地傳遞政策。

（3）嚴格審核程序，確保公文處理內容科學。公文作為一種企業經營管理中最為常見也最為嚴謹的商務應用文形式，在提倡精簡公文的當下，最有效的辦法就是在進入辦文程序前，對文件擬制單位的文件初稿把握好前置關口，做到制發的文件著力于解決實際問題，力戒形式主義。在此基礎上，也要提升公文的嚴肅性和權威性。

（4）嚴格督辦程序，確保公文處理效能提升。在企業的日常工作中，總會遇到“三重一大”以及上會討論過的事項等問題，涉及此類問題，對工作的進展和進度，一定要在嚴格公文處理的前提下，著力開展好督辦工作，有效確保工作任務的完成。

二、以求實、精簡、高效的原則提高公文處理水平

（1）處理公文要務實。求真務實是公文處理工作一貫的作風要求，在公文處理的條例里面，就有明確規定，例如行文要講求實效，注重針對性和可操作性。公文的起草要求講實話，一切從實際出發，分析問題實事求是，措施辦法切實可行，明確主要責任部門，用準確和精簡的詞語去進行表達。這樣才能夠體現公文的嚴密性，方便各單位和員工對公文的理解，避免因行文問題而出現推諉責任的情況，同時公文的觀點表達、思路結構清晰也能夠摒棄空話連篇的不良文風。公文的審核與簽發也要注重依據、注重程序，注重在職權范圍內開展工作與活動，防止出現流程錯誤。

（2）處理公文要精簡。精簡既是理念的總要求，應當貫穿于公文處理工作始終，也是實際操作具體的指導原則，應當落實到行動上，核心是精簡數量、控制篇幅和提高質量。嚴格掌握文件的制發規格，可以以部門文件發的，不以企業名義印發;能以函件印發的，不以企業名義印發;對必須印發的文件，要注重公文的質量和實效。公文的行文代表一定的權威，將行文職權范圍規定在比較小的范圍之內，確定發文權限進行控制以免被濫用。

（3）處理公文要高效。效率是衡量一項工作的標準之一。對于公文的處理要求高效，是辦公室職能不斷完善的表現，并將直接影響到很多相關的工作是否能夠順利開展。公文處理流程是否規范，部門間的溝通都是影響公文效率的因素。在實際工作中，對于一些緊急公文要格外重視，做到辦公“零停留”;對于不符合規范的公文及時退文重發;要關注領導行程，及時提示領導批閱，做好催辦和督辦。并借助相關的處理方法，有效提高效率。

三、文件辦理過程中要注意溝通與協調

（1）溝通協調的重要性。文件的往來活動中，有通知、請示、報告等文種，針對文件的要求，有需要報送的、有需要請示批復的、有需要洽談商務與業務交流的、有需要確定人員的等都需要溝通和協調，才能夠保證對文件的辦理的正確和執行力。辦文工作是企業對外溝通交流的窗口，是對內上報下傳的紐帶。辦理文件從收文登記、分發送批、轉送辦理到收回歸檔的流程中有嚴格的程序，又有一定的靈活性和創新性。

（2）溝通信息要準確。在有些文件需要確定一些具體信息和事項上，一定要做到溝通信息的準確性。例如時間、地點、人物等要素信息，以及為車輛準備和會議準備提供有力的支持，一定要確保準確而詳細。

（3）提高對公文的重要程度的辨識度。文件的辦理需要辦公室人員的能力與智慧。如領導出差，或者出現新的情況和問題時都需要對文件進行很好地理解。也就是提高對于文件的重要程度的辨識度，才能夠將輕重緩急有一個合理的安排，做到既不耽誤又不過急。

四、公文處理工作要做好保密工作

公文處理工作中的保密制度是指辦公室人員在與具有重要信息的文件的接觸中，需要對文件的內容進行保密和回避的規定。在實際工作中會有很多緊急的、重要的文件需要大家進行保密，這就需要嚴格執行制定公文處理工作中的保密制度。此外還要嚴格執行機要文件的四個一：進出一個口、拆分一只手、登記一本賬、傳閱一個點。除提升文秘工作人員的自身素質外還要嚴格進行保密檢查。增強保密的安全防護設施，做到警鐘長鳴，防范于未然。