大數(shù)據(jù)時代對檔案現(xiàn)代化影響和要求

邢寶石

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，人們逐漸進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時代。在這個歷史背景下，隨著人們收集、利用數(shù)據(jù)的方式產(chǎn)生了改變，人們的思維模式也隨之改變。而關(guān)于事業(yè)單位的檔案管理工作也要緊跟時代的潮流，轉(zhuǎn)變自身的工作模式，從而適應(yīng)新時代的發(fā)展。本文將簡要的在大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案現(xiàn)代化的影響作出探究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案現(xiàn)代化;影響

目前，世界已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，在這樣的時代里，數(shù)據(jù)源源不斷的產(chǎn)生，所以誰能夠在競爭中掌握更多的信息，誰便能取得優(yōu)勢。同時，事業(yè)單位的檔案管理工作，也跟隨產(chǎn)生了變化，因此如何利用大數(shù)據(jù)來進(jìn)行檔案管理工作，成為檔案管理部門需要面對的問題。

1 檔案管理的歷史

1.1 檔案管理的概念

上世紀(jì)中期人們進(jìn)入信息社會，而信息則成幾何倍數(shù)的增加。面對龐大的信息，人們采取了各種策略。近些年來，根據(jù)它的特征，大數(shù)據(jù)一詞，躍入人們的生活。通常來講，大數(shù)據(jù)有四個特征。第一、數(shù)據(jù)的樣本多，體量大。第二、數(shù)據(jù)的種類多，例如文本、圖、音視頻等。第三、數(shù)據(jù)內(nèi)容的價值密度低。第四，數(shù)據(jù)的處理速度快。

2 大數(shù)據(jù)時代對于檔案現(xiàn)代化管理的影響

2.1 檔案概念的泛化

檔案轉(zhuǎn)變的過程中，對于信息化技術(shù)持于敏感狀態(tài)，而對于新技術(shù)的追求，有可能給檔案化管理帶來積極的或者是消極的影響。

檔案的基本概念以及本質(zhì)是學(xué)習(xí)檔案學(xué)的基本要求。一般來講，“原始記錄性”屬于檔案的基本屬性。雖然在現(xiàn)如今，出現(xiàn)了“電子檔案”，但是在文檔的收集、保管等過程中，依然使用著傳統(tǒng)檔案的方法。在紙質(zhì)時期，因?yàn)樾畔⒈４娴拇鷥r問題，所以要保存具有較大價值的信息資源。這種方法在紙質(zhì)時代是可用且合理的。雖然大部分信息擁有“原始記錄性”，但是因?yàn)閱挝坏男畔r值有限，所以不能夠作為“檔案”進(jìn)行保存，例如，顧客購物的記錄等。

但是在大數(shù)據(jù)時代，因?yàn)榇鎯Φ某杀窘档停詡鹘y(tǒng)不能夠儲存的信息，現(xiàn)如今都可以保存下來。當(dāng)這些價值低的數(shù)據(jù)，匯聚成PB級別時，便能夠深入探析其中的價值。例如，在商城中，通過研究人們在商城行走路線等，便可以以此來設(shè)計商品的布局。

通常來講，研究者，將檔案歸位某一事件結(jié)束后所整理的文件，而且將檔案分為了小的信息單元。而在信息化時代，記錄便成了檔案。通過數(shù)字化的記錄，一旦形成就難以刪除。電子記錄，廣泛的用于對于戶籍的管理，稅務(wù)管理。信息化時代能夠?qū)⒚恳粋€記錄都轉(zhuǎn)成檔案。這些單位都會成為一個檔案的整體。但是在大數(shù)據(jù)時代，存在著泛化的問題，需要引起人們的關(guān)注。

2.2 解決檔案信息化難題

檔案管理工作不論是對于個人還是整個企業(yè)，屬于是一種基礎(chǔ)工作。但是對于檔案管理工作，長期以來，不僅對于資金的投入過少，而且有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還不夠重視。而財政相應(yīng)的投入資金，能夠使檔案工作獲得良好的收益。相比較來說，傳統(tǒng)的檔案整合工作對人力的資源消耗巨大，但是，在大數(shù)據(jù)時代，只要擁有良好的計算機(jī)基礎(chǔ)，便能夠?qū)Σ煌男畔⑦M(jìn)行存儲，并從中篩選出來有用的價值。

但是企業(yè)內(nèi)部，長時間都沒有對檔案信息化制定明晰的方案。通常來講，人們認(rèn)為歸檔數(shù)字化的目的只是為了保護(hù)檔案，而制作的數(shù)字化副本，或者是為了實(shí)現(xiàn)信息共享而采用的數(shù)字化。這種對于檔案信息化的認(rèn)知能力，不僅僅只是局限于傳統(tǒng)的工作方法，而且對于信息化資源的整合的價值重視不足。因此，客觀的對歸檔信息化進(jìn)行認(rèn)知，并使其產(chǎn)生一定的效益，是歸檔利用的關(guān)鍵所在。

一般來說，大數(shù)據(jù)分析，不是檔案管理人員的專長，但是，現(xiàn)如今，通過大數(shù)據(jù)分析來進(jìn)行檔案工作是當(dāng)下的價值所在。只有抓住時代的腳步，才能夠使檔案工作不被邊緣化。

2.3 對于電子文件工作產(chǎn)生影響

雖然電子文檔的管理規(guī)范已經(jīng)頒布，但是很多檔案工作者依然不愿意使用電子歸檔。某些檔案工作管理者認(rèn)為，電子文件對于檔案的界定過于模糊，從而不愿意使用。根據(jù)《大數(shù)據(jù)》時代指出，有三種公司在大數(shù)據(jù)的價值鏈上。分別是基于思維、技能以及基于本身的三個類型的公司。基于數(shù)據(jù)的公司，雖然收集大量的信息，但是可能不具有提取數(shù)據(jù)價值的能力，所以檔案管理工作應(yīng)該重視電子文件的保存工作。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)是企業(yè)競爭的主要優(yōu)勢。所以不論是采用那種方式，檔案管理部門都應(yīng)該將深入的對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和挖掘。

在大數(shù)據(jù)時代，不僅僅要求數(shù)字化。現(xiàn)如今，電子文件元數(shù)據(jù)研究主要研究數(shù)據(jù)的真實(shí)性、安全性等。這對于電子文件的開發(fā)來講還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。目前，許多部門對于紙質(zhì)檔案的處理產(chǎn)生文件格式混亂等情況，而對于電子文件片面的設(shè)置了保障措施，從而使技術(shù)的復(fù)雜性得到增加。這都將成為數(shù)據(jù)開發(fā)的障礙。

3 結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，人們進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代。信息化時代，改變了人們的生活方式。而檔案信息是社會信息資源的重要部分，其未來也將跟隨大數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)展。所以不論是個人，還是企業(yè)，都應(yīng)該迎接這次挑戰(zhàn)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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