對數字檔案管理系統基礎數據庫建設的幾點認識

胡中華

中圖分類號：G276 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-106-02

摘 要 隨著知識經濟時代的到來，政府單位需要將檔案不斷轉變為政府單位知識，以更好地促進知識共享與傳播，進而提高組織知識創新能力與核心競爭力。本文以排水管理所檔案管理為例，闡述了以知識管理為導向的政府單位電子檔案系統建設的一些思考，希望對排水管理所檔案信息化建設方面提供一些有益的建議和參考。

關鍵詞 電子檔案管理系統 知識管理 系統集成 知識共享

檔案，實際上就是指人們通過各項社會活動所直接、間接形成的，不同形式的且具有保存價值的記錄，其具有原始性的特征，簡單來說就是第一手資料。通過檔案管理，能夠對不同形式的資料進行分類、管理，并在恰當的時候對其中的信息進行利用，發揮檔案的作用。由此能夠發現，檔案管理具有非常重要的地位，必須采用合理的、恰當的方法進行管理。

一、檔案管理的重要地位

（一）反映單位發展實際

依據檔案的定義可以發現，信息是檔案管理的重點，檔案信息具有明顯的動態性特征。就企事業單位來說，其要想得到穩定的發展，并不斷提高自身的綜合能力，就需要重視檔案管理工作，充分發揮檔案的價值。在企事業單位的檔案中，檔案可以將其自身的發展實際彰顯出來，如開業時間、經營發展、策略調整、階段目標、會議記錄、體系制定、人力資源等。由此能夠看出檔案管理與單位的發展有著密切的關系，無論是什么樣的工作內容，都可以在檔案中獲得依據或者答案。因此，企事業可記錄檔案信息并從中反映單位的發展實際。

（二）幫助人員作出決策

檔案管理確實能夠反映單位的發展實際，其信息具有重要的作用，可以為決策人提供有價值的參考。例如：在單位的經營發展中，決策人為了適應市場的變化趨勢，想要對當前的經營戰略進行合理的調整，在這一環節中，不能盲目作出決定，而是應該對檔案的相關內容進行詳細的分析，掌握以往戰略調整的內容、意義，并總結當前單位的現狀，從而作出更加合理的決策。實際上，合理的檔案管理可以保證信息的完整性，便于決策人隨時利用檔案信息，以此來保證決策的科學性、完善性，推動政府單位更加穩定地發展。

二、新時期加強檔案管理的基礎工作

收集和整理是檔案管理的基礎性工作，主要還是靠傳統的手工操作模式。收集要全面，整理要到位。首先，檔案收集工作是檔案管理工作的前提，決定文書檔案管理的質量，發揮檔案作用的保證。歸檔文件材料應當齊全完整、精練準確才能夠為單位的各項事務提供具有參考價值的材料。在一個單位的日常工作中，如會議紀要、通知告示和存檔記錄等都需要一一收集與歸檔。但實際中，檔案收集往往只注重一些領導的批示和重要的文件，而對于一般性文件和資料都不夠重視，造成了遺漏、損毀的現象。由此出現檔案資料收集不全面的問題，影響了單位正常工作的開展。檔案收集這項工作既繁瑣又常會出現錯誤，需要嚴謹認真的工作態度方可達到目的。檔案整理是指將工作活動中形成的具有查考保存價值的文件材料進一步條理化，進行基本的分類、編排、制訂目錄、建立全宗等組成有序體系的過程。檔案整理要注重保持材料之間的有機聯系；細分文件材料的價值，確定檔案的保管期限。文件鑒定、分類、區分保管期限、檔案整理（拆釘、折疊、蓋歸檔章、編件號）、裝盒、打印目錄、排架。傳統的檔案文本裝訂準確度不高，導致其利用率較低。檔案的鑒定、保管和統計等工作也是檔案的基礎工作，屬于檔案的實體管理層次。

三、政府單位電子檔案系統建設思路

排水管理所檔案作為政府單位重要信息資源的收集和匯總，是政府單位知識的歸納和凝練，政府單位需要借助新的信息化技術措施、新的管理模式，不斷拓展排水管理所檔案的整合范圍、加強政府單位知識的分析和整理，深化政府單位知識的共享和利用，使排水管理所檔案伴隨著政府單位知識管理層次的加深而呈現出新的價值。

（一）統籌規劃，擴展整合范圍

政府單位電子檔案系統是對政府單位經營、黨政管理等文件材料進行收集、保管和利用等，隨著政府單位信息化工作的不斷深入，政府單位各類應用系統，如：ERP、OA等逐步投入使用，政府單位所產生的大量電子化、數字化文件是政府單位經營活動中重要的知識資源，需要通過電子檔案管理系統予以妥善保管和合理利用。同時，政府單位相關信息資源和知識資源在系統中大量存儲和應用，又為排水管理所檔案管理提供了很好的轉型機遇，促使政府單位電子檔案管理系統具有很好的開放性，可與現有應用系統進行無縫集成、平滑數據共享和交換，以便對排水管理所檔案信息資源進行開發利用，真正挖掘檔案中所蘊涵的知識價值。以知識管理為導向的政府單位電子檔案管理系統，需要在建設之初進行統籌規劃，使其不僅可以通過標準數據的方式有效整合政府單位內部各方面信息資源，而且還可以對政府單位外部相關信息資源進行整合，如各類政策法規、市場數據分析、業界動態等，通過政府單位電子檔案系統對其真正有保存價值的信息進行整理和歸檔保存，以便為政府單位生產經營、管理決策提供支撐服務。

（二）遵循標準，完善分類體系

政府單位電子檔案管理系統中關于信息資源的分類，一方面要遵循國家及行業的相關標準和規范，按照檔案的來源進行分類。另一方面，政府單位電子檔案分類還要以知識單元為基礎，在原有按來源分類的基礎上，補充建立知識分類體系，以便用戶能夠高效地檢索到相應的信息。因此，系統在建立之初就需要充分調研和評估公司（用戶）在知識檢索方面的需求，優先建立常用知識模塊，在知識模塊中設置豐富的、且具有一定共性的關鍵知識點。例如，在貿易合同中，除可能設置合同的基本信息（如：檔號、合同名稱、金額、合同相對方、簽訂時間等關鍵信息）外，還可以設置合同內關鍵條款、簽訂依據、支付方式，甚至合同背景知識等信息模塊，這些信息可通過人為的方式予以標注，也可以通過一些智能算法進行提取和學習。建立語義豐富的分類體系，將有助于用戶快速精準地定位知識范圍，有利于知識的共享和利用。

（三）變被動為主動，提高共享服務能力

由于政府單位電子檔案在收集過程中要求完整性，往往導致知識的包裹性太強，不容易精準獲取所需的內容。以“知識服務”的方式來開發檔案資源，需要將包裹性強的知識打散，并利用類似標簽或關鍵字的形式予以標注，通過知識導航，知識咨詢、知識檢索等方式，主動并精確地為用戶提供關鍵內容，而不是提供給用戶一整本資料或一大段文字。當然被打散的知識并不是完全的“碎片化”，而是要做到散而有型，即這些被打散的信息相互之間還是有關聯的。排水管理所檔案來源于政府單位實際生產運營過程中，特別是政府單位中一些重要應用系統，如ERP系統、OA系統、生產制造系統等，在獲取、整理這些應用系統的電子資料的同時，也要以“知識服務”的方式來“反哺”各應用系統的用戶，類似政府單位電子檔案知識的主動服務方式，也可以應用于其他應用系統，不僅實現了檔案知識的共享，而且為用戶提供了優質、高效的檔案知識服務。

（四）注重人才管理，提升工作者素質

政府單位電子檔案系統的建設、運行和維護是由多個部門、不同人員協同實現的過程，僅依靠信息化人員，或檔案工作人員是無法使系統發揮其真正的價值。首先，信息化建設人員必須對檔案工作，以及公司（對）業務非常熟悉，才有效組織電子檔案管理系統的建設實施工作，同時運維人員也要全程參與到系統建設過程中，了解其建設思路、系統結構、使用規范等，以便在系統投入使用后，分析并處理電子檔案管理系統日常運行過程中的基本問題。其次，檔案工作是一個專業性較強的工作崗位，檔案管理人員需接受專業化、先進化的培訓，往往檔案管理人員的能力與素質直接決定著檔案系統的應用效果。同時，檔案工作者應能接受、理解為政府單位提供知識服務的模式，并主動開展與知識管理相關的實踐活動，不斷將自己從“保管員”向“知識提供者”進行過渡，切實將知識管理這種全新的管理模式融入檔案管理中。

四、結語

檔案知識管理是一個系統化、綜合化、知識化的過程，僅依靠應用系統是無法完成這個復雜過程的，基于知識管理的政府單位電子檔案管理系統需要政府單位領導的支持和參與，需要檔案管理人員的專業能力、需要信息化人員的技術能力、需要政府單位員工的全體參與，更需要建立相應的制度規范，才能使政府單位電子檔案管理系統邁向知識管理的臺階。將政府單位電子檔案管理系統以知識管理的方式進行規劃、設計、建設和運行，是對傳統電子檔案管理系統的創新應用，基于知識管理的政府單位電子檔案管理系統將有利于政府單位知識的收集、匯總和提煉，有利于政府單位知識的傳承和利用，有利于政府單位創新能力和核心競爭力的提升。

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