信息化時代水利檔案資源的整合與管理

李精武

摘要：信息化時代水利檔案管理工作呈現出數字化、網絡化和多元化的特點，但同時新的工作方式和思路也給水利檔案管理問題帶來了新問題。檔案管理規范化的缺乏和檔案利用率低制約了水利檔案的持續健康發展。對此，水利部門應轉變檔案管理思路，豐富檔案利用方式，推動檔案管理規范化，助力我國水利工作和檔案事業的發展。

關鍵詞：信息化;水利檔案

信息化時代檔案管理工作也得以迅速的發展和創新，水利檔案作為我國水利事業和檔案管理事業的重要組成部分，在信息化時代呈現出資源數字化、傳輸網絡化、利用多元化的特點。但與此同時，這也給檔案管理部門的信息化建設水平和管理水平提出了更高的要求。在信息化背景下，我們不僅要對水利檔案資源有著更加深入的認識，還用不斷創新管理方式、轉變管理理念，不斷探索水利檔案管理的新方法和新路徑。

一、信息化時代水利檔案資源的特點

隨著我國檔案事業的不斷發展和信息技術的普及和應用，水利檔案資源信息化管理的進程也在不斷推進。當前，水利檔案管理以逐漸趨于信息化、標準化和規范化，數字資源和網絡傳輸已逐漸取代傳統的水利檔案管理模式，在這一背景下，水利檔案資源呈現出如下的特點。

1.檔案資源數字化。傳統水利檔案資源的載體多以實物為主，如紙質文本檔案、圖片檔案、磁帶檔案等。實物檔案一方面需要占用較多的存儲空間，另一方面其長期的保存也需要消耗大量的人力物力進行維護。而隨著檔案管理信息化建設的推進，水利檔案資源的載體也呈現出數字化的特點。目前，水利檔案存儲的載體主要包括移動存儲設備、軟盤等，且其容納的格式也十分多元，文本、表格、影音等格式都能夠有效地兼容。相比于傳統實體檔案的保存方式，數字檔案資源具有突出的優勢，首先是占用的空間小，能夠節省出庫房等存儲空間，同時存儲的容量也遠遠超過實物檔案。第二是后期維護和管理的成本較低，一般來說數字化的檔案資源只要保證存儲設備的有效期即可，其面臨的檔案損壞的風險相對較小。

2.檔案傳輸網絡化。傳統水利檔案的管理模式下，檔案的收集、歸檔和傳輸等日常管理工作以手工方式為主，這就造成了兩方面的問題：一是檔案管理和利用的空間受時間和空間的影響較大，檔案管理效率低下;檔案管理的流程冗長，水利檔案資源流通率較低。在信息化背景下，水利檔案以數字化資源為主，這也給其收集、歸檔和傳輸等工作的網絡提供了基礎。網絡化傳輸給水利檔案資源的整合和管理帶了兩方面的優點：一是方面了檔案的收集與傳輸工作。在過去，受限于地理環境，很多基層水利檔案的收集工作效率低、周期長，而在信息化時代，基層水利檔案得以高效的收集，進一步豐富了水利檔案資源，也給檔案資源的利用提供了更多的參考;二是能夠推動各級水利檔案資源的共享。傳統水利檔案管理模式下，首先于實體檔案的缺陷，各級水利檔案管理部門的資源無法有效流通，檔案的整合和管理工作效率低。而借助網絡化的傳輸，各級水利檔案管理部門能夠實現資源的共享和互通，為水利檔案的利用提供豐富的資源基礎。

3.檔案利用多元化。水利檔案資源的數字化和傳輸網絡化給其開發和利用提供了資源和技術上的支撐，推動了水利檔案利用的多元化發展。在傳統水利檔案管理模式下，水利檔案利用模式單一，且效率較為低下。而在信息化時代，通過對水利檔案信息資源的進一步開發和利用，水利檔案的利用率和利用方式都得以拓展。目前，已有大部分的水利檔案管理部門已實現檔案信息資源的共享。同時，省級水利檔案管理部門也開始普及檔案信息管理系統，不斷優化數據庫系統的建設工作。這給水利檔案利用帶來了兩點優勢：一是提高檢索效率。檔案查詢與檢索如今仍是水利檔案最普遍的應用，傳統管理模式下水利檔案檢索效率較低。而在信息化時代，檔案檢索方式更加多元，關鍵詞、元數據的多元化設置能夠進一步提高檔案檢索的準確率，可視化的操作界面也讓檔案檢索更加智能;二是推動水利檔案利用的可持續發展。在信息化環境下，以數據分析和信息資源為基礎開發水利檔案利用，增強了檔案利用的針對性和客觀性，有助于檔案利用的可持續發展。

二、水利檔案資源整合與管理面臨的問題

1.檔案利用率低。長期以來，水利檔案管理部門尤其是基層單位存在著“重保管輕利用”的思想，對于水利檔案的規劃和撥款都不足。首先是經費分配不均的問題，領導層較為重視檔案的日常保管工作，對于硬件管理設備、庫房建設、檔案裝訂上投入的經費比重較多，實體檔案的保存與管理工作開展的較好。而對于水利檔案信息資源的整合和開發就不夠重視，這也使得水利檔案保持著較多的數量和較高的裝訂美觀度，而實際的應用卻較為缺乏。大多數水利檔案自歸檔裝訂后就一直處于塵封狀態，一些具有較高憑證和參考價值的檔案無法得到較好的利用，從長期看極不利于水利檔案的持續健康發展。上文中提到，信息化給水利檔案的利用帶來的新的思路，但無論是數字化檔案資源、網絡化的傳輸方式和多元化的利用方式，都要以網絡環境和信息設備為基礎。從我國各級水利檔案管理部門來看，省一級的信息化建設都較為完善。但基層管理單位受限于經費的缺乏和技術水平的不足，在檔案信息化建設上進展較為緩慢，沒有與上級或平行單位建立其良好的網絡貢獻機制。而在信息化建設較為完善的部門，也存在著信息孤單的情況，各個單位缺乏高效的溝通機制，一體化趨勢發展極為緩慢，檔案工作分散性強，這也就導致了各部門無法建立起良好的信息共享平臺，水利檔案資源的開發和利用受限，進而導致了檔案整合與管理創新面臨著重重阻礙。

2.檔案管理缺乏規范化。檔案管理規范化缺乏的問題在當前水利檔案管理中普遍存在。長期以來水利檔案管理工作一直處于封閉式的管理環境之下，在檔案管理工作發展的不同歷史階段對于檔案管理工作的要求也是不一樣的，這就導致了水利檔案管理部門存在著大量格式不統一、保存質量不同的檔案。如在實體檔案管理方面就存在著很多遺留問題，檔案的編制，案卷的命名不規范，裝訂的形式五花八門，檔案管理無法更直觀的了解到檔案內容，這也給檔案的查詢、檢索等利用工作帶來了極大地不便。此外，檔案組卷方式的不標準和不規范也是影響檔案信息資源整合與管理的主要問題之一。如在對檔案進行排序和排列時，不同部門采取的計數單位不統一，有的用“卷”，有的用“件”，這也使得后續的管理者無法高效的對檔案資源進行整合。第二，在數字化檔案資源管理上不規范的情況就更為突出。首先是大多數的水利檔案管理部門沒有根據自身單位的情況有針對性制定數字檔案資源的收集和歸檔標準，由于在新西湖背景下數字化檔案存儲的格式更加的豐富，存儲方式的不統一不僅會帶來系統兼容的問題，更給數字化檔案的規范化管來帶來了難度。如在水利檔案中使用較多的設計圖紙檔案，其中就包含了數碼照片信息、圖片信息和影響資料等，缺乏規范化的收集和整理，不僅會出現信息無法調閱、兼容性出現問題的情況，更使得水利檔案的參考價值大打折扣。

三、信息化時代水利檔案資源整合與管理的對策

1.加強水利檔案利用。針對水利檔案利用率低的問題，檔案管理部門應充分提高認識，依托信息化建設不斷豐富檔案利用方式，提高檔案利用率。首先，就要打造完善的水利檔案利用體系，推動水利檔案資源共享平臺的建設，以加快水利檔案數字化資源和網絡化傳輸建設工作的進行。在檔案共享平臺建設方面，省級水利檔案管理中心應牽頭進行，綜合利用現有的檔案信息資源，增加檔案的流通率。同時，借助省級單位較為完善的信息化管理系統，搭建上下級單位和平行單位檔案資源對接系統，為檔案資源的開發與利用建立基礎，擴大檔案利用和檔案服務的覆蓋面，推動更多的單位和個人參與到水利檔案利用中。對于基層的水利檔案管理部門來說，更要注重資源體系的搭建，加強實物檔案的數字化工作，著力將數字化檔案資源錄入到資源共享平臺中。同時，做好基層檔案利用需求的收集工作，并將結果及時反饋給上一級部門，促進檔案利用的循環創新與發展。第二，推動檔案信息化建設的平衡發展。針對各級水利檔案管理部門信息化建設不平衡的情況，要制定差異化的發展策略，縣級及以下的單位應投入經費進行資源建設，同時搭建良好的網絡環境實現高效率的信息資源傳輸工作。省級單位則要深入開發檔案利用，如檔案個性化服務、智能檢索服務等等。第三，優化檔案使用流程，在保證檔案保密性的基礎上進一步簡化使用流程，將檔案使用流程網絡化，拓寬檔案利用的場景，進一步提高水利檔案的利用率。

2.規范水利檔案管理。首先要著力建立統一化的水利檔案管理標準與規范。水利檔案覆蓋面廣且內容也十分繁多，這也給檔案管理的標準化與規范化提出了新的要求。檔案管理部門應根據當地水利工作的現狀、特點以及未來的工作規劃，對現有檔案資源進行充分的調研，制定出有前瞻性的檔案管理規范。同時，與平行單位和上級水利檔案管理部門做好溝通工作，在檔案管理規范的大方向上保持一致，以促進檔案資源的高效流通和利用。此外，按照水利檔案的種類進行差異化的管理，如根據水利工程的大小進行劃分、根據水利檔案的種類進行劃分，水利工程、水利灌溉檔案要根據各自工作的特點進行管理，不能一枚的追求檔案格式的統一而系統了檔案資源的豐富性。通過完善的檔案分類規范化管理，也能夠促進檔案管理部門對高價值檔案的管理和利用，提高檔案資源的利用率。第二，加強對檔案管理人員的培訓。人是檔案管理工作有序開展和創新發展的核心和基礎。水利檔案涉及多方面的工作，具有綜合性、專業性等特點，與農業、氣象、水文等行業密切相關。這也要求了檔案管理人員既要具備專業檔案管理知識，也要對水利專業有一定了解。對此，檔案管理部門應加強培訓工作，對計算機操作水平、檔案專業素養和水利知識做出新的要求，使其不斷提高現代化的檔案管理能力，以為我國檔案事業的發展貢獻力量。

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