如何建設基層數字檔案室

吳尚蕓

摘要：2014年國家檔案局發布了《數字檔案室創建指南》，2017年國家檔案局發布了《企業數字檔案館（室）建設指南）》，詳細確定了數字檔案室創建的重要意義與關鍵內容。由此，國家檔案局緊隨當前形勢，把紙質檔案逐漸實現數字化保管，數字檔案室已經逐見成效。數字檔案室是數字化環境下檔案室的優化版，屬于管理部門檔案數據、聯結部門辦公智能化和數字檔案館創建的重要環節，創建滿足國家與社會數字化發展需求的數字檔案室，可以提升基層組織檔案業務質量，有助于維護檔案數據的真實性、完整性以及安全性，有助于推動國家關鍵數字資源創建，增加數據資源數量，質量提升與結構完善，為檔案事業長遠、穩定發展奠定良好的基礎。

關鍵詞：基層組織;數字檔案室;創建對策

近幾年，伴隨電子信息系統的廣泛利用與數字檔案館創建的繁榮發展，基層創建數字檔案室這一問題已引入基層組織的議事日程。基層創建數字檔案室主要指機關企事業機構與社會組織整體應用計算機、數據網絡等科技，對室藏檔案展開數字化生產、數字化管理與網絡化應用的工作項目。基層檔案屬于同級國家檔案館的基礎，基層檔案的信息化還是同級國家檔案館信息化的前提。基于基層創建數字檔案室實踐顯示，該項工作不僅可以有效維護紙質檔案資料，還可以為用戶帶來迅速、精準、方便的查找服務，充分使用檔案資源。

一、基層創建數字檔案室常見的不足

1.認識比較片面

基層創建數字檔案室是一項系統的工程，其包含諸多方面的問題，例如，內部機構間的合作、資金保障、數字信息系統的使用、相關專業員工的分配、安全保密管理等重要問題。所以，基層機構在創建數字檔案室時，很多單位特別是領導覺得創建數字檔案室不重要，多此一舉，只需保管維護好紙質檔案即可，無需耗費諸多人力、物力以及財力。而且，很多基層檔案職工由于年紀偏大、對現代化數字管理手段幾乎了解不多，積極性較低，覺得是多余的，比較習慣于傳統的方法。

2.缺少專業化人才

在基層檔案中心，對于比較有限的室藏資料、比較固定的服務主體，以往的管理方式依舊管用、好用，這種根深蒂固的思想方式，導致諸多基層檔案服務人員不想放棄以往的操作模式去探究信息化操作形式，知識結構創新緩慢。已實行信息化的基層檔案室中檔案業務依舊停留于摸索過程，采用的僅僅是單一的查詢、記錄、統計的方法，信息化的功能還未充分體現出來。

3.安全質量存在隱患

當前，基層創建數字檔案室大都采取業務委托外包，該種形式簡單、省事。但在具體操作中，卻存在嚴重的安全及質量隱患，特別是安全隱患，要引起基層組織的關注。就外包而言，基層組織采取政府購買和招標模式與信息化加工單位簽署檔案數字化生產合同，盡管在委托生產階段會簽署完整的安全、保密、質量合同，但在具體工作中，隱患并沒有從此消失，具體表現為：（1）數字化加工單位從業者素質高低差異、流動性大引起的隱憂;（2）基層組織對數字化生產監管不全面的隱憂;（3）數字化服務單位與從業者首先考慮的是經濟效益，具有只重數量，數字化性能偏低的隱患。

4.軟件配套不齊全

當前，在數字化加工階段，基層組織覺得較為困惑的是沒有一套集中的軟件，具有選擇性矛盾，擔心今后數字化成果不能與同級國家檔案館相銜接的情況，以期檔案行政控制中心可以及時提供集中有效的軟件。

二、基層創建數字檔案室的有效策略

大數據背景下的數字檔案室，屬于一種新型的檔案業務服務體系與檔案管理方式，是對檔案數據資源以及大數據系統實現整體應用，對以往的檔案數據資源管理體制及流程進行完善創新后的一類新型檔案管理方式。大數據背景下的數字檔案室，能夠從如下幾個方面進行建設與優化。

1.設置專業的管理部門

局領導高度注重檔案數字化發展，確定了檔案數字化創建的整體目標與規劃，組建了檔案數字化創建的管理領導班組，產生了通過領導主管、辦公室主任、專兼職檔案者齊心協力發展的局面。

2.制定整體規劃與分步實行計劃

檔案數字化屬于系統項目，要求在實施以前制定出明確的整體規劃與分步實行計劃。首先，要在檔案管理領導班組的帶領下，制定出可行性、實事求是的文檔數字化創建指導計劃。其次，應在現有的檔案目錄前提下，逐漸進行檔案目錄信息庫與檔案全文信息庫創建。最后，將檔案數字化發展引入全局服務計劃與經濟發展的項目中。檔案數字化發展對檔案管理不僅是發展機遇還是一項挑戰，需要成為檔案行業發展的基本工作，以檔案信息化發展為立足點，對歷史負責，為當前服務，替今后著想。

3.增加檔案數字化創建軟硬件投資

投資經費優化基礎設施，購入檔案管理系統，檔案服務設備、專業掃描機、移動硬盤等產品。檔案信息化是將紙質文檔經過掃描、錄入等形式，把數據保存于計算機信息庫內，以得到檢索便捷、備份迅速簡單、保存空間小、維護簡單安全等作用。檔案管理信息化是信息背景下的重要需求，創建信息化檔案管理要科學選取檔案管理系統，一個優秀的檔案管理系統，通常對檔案管理服務者做好各項管理任務有事半功倍的成效，其既能夠增加經濟效益，還能夠大幅度提升工作效率。

4.做好檔案數字化收集

檔案數字化創建主要指經過各項掃描、錄入方法與技術，把多種檔案數字錄入電子計算機，且整合與加工檔案數據，創建專業的檔案信息庫。由檔案實體系統提卷后，先是拆卷、校對檔案頁碼，再進行信息收集。檔案收集同步校對檔案目錄、審核電子材料，做好初步審查。再由專業的人員審查檔案原件與信息，確定無錯后，進行檔案裝訂復原，對電子信息進行入檔。這一過程，每個環節有效配合，協同處理，以流水線形式完成數據收集、審查工作。為加快信息錄入、掃描速度，全面做好基礎任務，檔案室專職員工和全局兼職檔案員工一道，由此付出了非常艱辛的努力，促使檔案業務邁入一個嶄新的階段。

5.強化檔案數字化生產安全與質量監管

首先，加強卷宗質量檢測，如卷宗題名的編輯是否標準，記載卷宗詳細資料的單號、起止時間，頁碼、卷中信息的件數是否真實，發現錯誤應及時調整，為后續的錄入奠定周密詳細的準備基礎。其次，嚴格把關檔案數據錄入的效果。第一，保障規范化作業，防止進入的隨意性;第二，要執行專人對比原始文件對記錄的檔案目錄信息展開核查與不定期抽檢，確保錄入信息和原始檔案的統一性與真實性。

6.實現檔案數據資源共享

檔案數字化發展是歷史的重要選擇，但信息化的主要目的是實現數據資源的共享。所以，唯有為利用者帶來簡便、靈活的檔案數據服務，方可達到檔案數字化發展目的。唯有基于數字化，創建出檔案數據資源備份系統，方可保證在任何環境及條件下，檔案數據的安全性，充分突出檔案數據資源的儲備功能，方可真正完成檔案資源的數據共享。

7.建立滿足基層數字檔案室需求的數字檔案控制體系

在基層單位創建信息化過程，數字檔案室創建是關鍵內容。為此，在創建基層數字檔案室時，需要強化對數字檔案室創建的組織領導，應將基層數字檔案室創建引入基層數字化建設整體規劃當中，總體規劃與統籌設計，采用“先易再難、分步實行”的形式，全面推動基層數字檔案室。另外，應為基層數字檔案室選擇科學的員工編制，在確定崗位職責的前提下，配備與基層數字檔案室創建相符合的，具備大數據思想、把握大數據系統、具備檔案管理水平的復合型人才。再者，應建立與健全基層數字檔案室創建的各項規章制度，結合基層數字檔案室創建工作需求，根據上級部門的制度需要，建立完善的基層數字檔案室有關管理標準及制度。比如，電子檔案數據資源入檔與應用管理機制、檔案信息化管理流程及技術需求、數字檔案查閱應用需求、檔案數據資源安全備份與管理流程機制等，將數字檔案創建與管理的標準和基層單位的數字化管理制度需求相結合，尤其是針對電子檔案數據資源，更加需要根據數字化建設標準，強化對電子檔案數據資源的前端管理，在檔案數據資源的大數據研究與功能建設過程，兼顧到電子檔案數據資源的入檔、保存與應用需求。

三、結束語

總之，作為關鍵數據資源之一的檔案，遇到了計算機系統、信息技術、網絡技術的較大沖擊。面對機遇與挑戰，提升檔案數字化發展管理水平，是基層組織的核心工作與各單位、部門的各項業務發展需要，也是屬于時代及社會發展的需要，更是檔案管理業務發展的重要趨勢。檔案信息化建設得到實質性推進，檔案數據服務功能不斷提高。在實施階段重視歸納經驗，探究新情況新局勢，全局與局部均把檔案數字化發展引入本單位數字化建設綜合規劃之中并實行，采用正版的計算機檔案控制平臺，而且與辦公智能化系統相銜接，結合存量紙質檔案信息化、增量檔案電子化需求，加速檔案數字化創建進程。當前已經實現文書紙質檔案信息化建設的基層組織，電子文檔歸檔途徑順暢，電子文檔滿足國家標準規范，電子檔案定時備份控制，實現在線提供檔案數據應用。檔案信息化發展促進了檔案管理現代化管理，由此推進檔案管理邁向全新的階段。

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